Кадровое делопроизводство — это набор документов и процедур, которыми вы оформляете отношения с работниками: приём, перевод, отпуск, увольнение. Вести его обязаны и ООО, и ИП с сотрудниками. Минимальный набор — трудовые договоры, приказы, личные карточки, график отпусков и табели учёта рабочего времени.
Какие документы нужны с первого сотрудника
Основа всего — трудовой договор. В нём письменно фиксируются должность, место работы, дата начала, оплата и режим труда. Условия, которые вы согласовали на словах, для проверки и суда не существуют.
К договору добавьте приказ о приёме на работу и личную карточку сотрудника. Дальше идут локальные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, при необходимости — положение о коммерческой тайне.
Отдельно ведите табель учёта рабочего времени и график отпусков. Табель подтверждает, сколько человек фактически работал, и на его основе считаются выплаты. График отпусков составляется заранее, чтобы отпуска не срывали работу.
Если есть должности с вредными условиями или особым характером работы, нужны документы по охране труда. Это журналы инструктажей и сами инструкции. Их отсутствие — типичное замечание при проверке.
Порядок оформления приёма и увольнения
Приём начинается до первого рабочего дня. Сначала получите от кандидата документы, затем ознакомьте его под подпись с правилами распорядка и локальными актами, потом подпишите трудовой договор. Приказ издаётся на основании договора, а не вместо него.
Запись о работе в трудовую книжку вносится, если сотрудник её ведёт. Если вы перешли на электронные сведения, порядок передачи данных нужно соблюсти отдельно. Ошибка в дате или формулировке потом мешает человеку подтвердить стаж.
Увольнение — самая конфликтная процедура. Определите основание, оформите приказ, ознакомьте работника с ним под подпись, выдайте документы и рассчитайте выплаты в последний рабочий день. Если человек отказывается подписывать, составьте акт.
При сокращении численности или штата действует отдельный порядок. В ст. 422 НК РФ прямо упомянуты работники, уволенные в связи с мероприятиями по сокращению численности или штата, реорганизацией или ликвидацией организации. Это значит, что такие ситуации требуют аккуратного документального оформления, а не устных договорённостей.
Ошибки, которые дороже всего обходятся
Первая ошибка — работа без письменного договора. Сотрудник допущен к работе, а документов нет. Это нарушение, и спор вы почти наверняка проиграете.
Вторая — гражданско-правовой договор вместо трудового при фактически трудовых отношениях. Постоянный график, подчинение правилам, ежемесячная одинаковая оплата — признаки трудового договора. Переквалификация грозит доначислениями и штрафами.
Третья — неправильные выплаты при увольнении. Задержка расчёта или неверно посчитанная компенсация за неиспользованный отпуск ведут к спору и процентам в пользу работника.
Четвёртая — отсутствие подписей об ознакомлении. Документ есть, но работник его не видел. Для проверки это равно отсутствию документа.
Пятая — кадровые документы в разных местах. Часть в папке у директора, часть в переписке. При проверке или суде собрать картину за день не получится.
Что делать владельцу: план на месяц
Начните с инвентаризации. Выпишите всех, кто фактически работает, и сверьте с договорами. Все, кто работает без договора, — первый приоритет.
Затем проверьте личные дела: договор, приказ, карточка, подписи об ознакомлении. Восстановите недостающие документы с текущими датами и объяснительными, не задним числом.
Дальше заведите единый порядок. Определите, кто готовит приказ, кто подписывает, где хранится оригинал. Назначьте ответственного приказом, даже если это один человек на полставки.
Заведите журналы: приказов, трудовых договоров, инструктажей. Журнал дисциплинирует и показывает проверяющему, что учёт ведётся.
Наконец, проверьте расчёты. Сверьте табели с выплатами за последние месяцы. Расхождения находятся почти всегда, и лучше найти их самому.
Как это связано со взносами и отчётностью
Кадровые документы — основа для расчёта страховых взносов. Выплаты в пользу работников по трудовым договорам облагаются взносами, а часть сумм не подлежит обложению по ст. 422 НК РФ. Например, там упомянуто возмещение расходов дистанционных работников, связанных с использованием их оборудования и программно-технических средств, в определяемой сумме. Чтобы применить исключение, нужны документы: договор, соглашение, подтверждение расходов.
Если вы применяете пониженные тарифы, проверьте условия. Ст. 427 НК РФ устанавливает требования к численности и выручке для отдельных видов деятельности. Например, для организаций в сфере анимации указаны требования к среднесписочной численности не менее семи человек и к росту годового объёма выручки от профильной деятельности на 10 процентов. Если условие перестало выполняться, тариф меняется, и пересчёт делается по документам.
Отсюда правило: кадровый учёт и зарплатная отчётность — одна система. Ошибка в приказе или табеле превращается в ошибку в расчёте взносов.
Частые вопросы
Нужно ли кадровое делопроизводство ИП без сотрудников?
Нет. Пока нет работников, вести трудовые договоры, приказы и табели не по кому. Как только появляется первый сотрудник, обязанности возникают с даты его допуска к работе.
Можно ли оформить сотрудника задним числом?
Оформлять документы задним числом рискованно: расхождение дат видно при проверке и в суде. Правильнее оформить текущей датой и письменно зафиксировать, когда человек фактически начал работу.
Что будет, если не вести табель учёта рабочего времени?
Табель — подтверждение отработанного времени и основание для выплат. Без него сложно доказать и переработку, и отсутствие на работе, а расхождения с расчётными листками становятся поводом для спора.
Хватит ли трудового договора вместо остальных документов?
Нет. Договор не заменяет приказ, личную карточку, график отпусков и табель. Каждый документ закрывает свою процедуру, и проверяющий смотрит весь набор.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.