Отчетность по НДФЛ зависит от того, кто вы: налоговый агент (платите доходы людям) или физлицо, которое отчитывается за себя. В первом случае вы сдаете расчет по НДФЛ за первый квартал, полугодие и девять месяцев не позднее 25-го числа следующего месяца, а за год — не позднее 25 февраля следующего года. Сведения о доходах физлиц за истекший год подаются не позднее 25 февраля. Дальше — календарь, порядок действий и типичные ошибки.
Кто и что сдает
Если вы ООО или ИП с работниками, вы налоговый агент. Вы считаете, удерживаете и перечисляете НДФЛ с выплат людям, а затем отчитываетесь по ст. 230 НК РФ. Отчетность состоит из двух частей: расчет сумм налога за отчетные периоды и документ со сведениями о доходах физлиц и суммах налога за истекший год.
Если у вас обособленные подразделения, сведения о доходах подаются с учетом этого. Российские организации с обособленными подразделениями представляют документ со сведениями о доходах физлиц и суммах исчисленного и удержанного налога по ст. 230 НК РФ. Проверьте, чтобы данные по каждой точке были полными.
Если вы физлицо и отчитываетесь за себя, работает ст. 229 НК РФ. В декларации указываются все полученные за налоговый период доходы, вычеты, источники выплат, суммы удержанного налога и уплаченных авансов, а также сумма к доплате или возврату. Доходы, освобожденные от налогообложения по ст. 217 НК РФ, можно не указывать.
Сроки: календарь отчетности
Сроки по ст. 230 НК РФ привязаны к отчетным периодам. За первый квартал, полугодие и девять месяцев расчет сдается не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Сведения о доходах физлиц за истекший год и суммах исчисленного и удержанного налога по каждому человеку подаются не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Это отдельный срок, не путайте его с квартальными расчетами.
Практический вывод: в календаре у вас четыре контрольные точки по расчету и одна по сведениям о доходах. Отметьте их заранее, чтобы не ловить 25-е число в последний день.
Порядок действий
Шаг 1. Соберите выплаты за период. Проверьте, все ли доходы, с которых вы удержали НДФЛ, попали в учет: зарплата, премии, отпускные, больничные, договоры подряда.
Шаг 2. Сверьте налог. Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога должны совпадать с платежами. Расхождения — первая причина вопросов от налоговой.
Шаг 3. Заполните расчет за отчетный период и сведения о доходах за год. Данные по каждому физлицу должны быть полными и непротиворечивыми.
Шаг 4. Сдайте отчетность не позднее срока. Сохраните подтверждение отправки — это ваш аргумент при спорах о дате.
Шаг 5. Если нашли ошибку после сдачи, подайте уточненную отчетность. Не ждите, пока расхождение найдут сами.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — путать срок квартального расчета и срок сведений о доходах. Это разные документы и разные даты, хотя обе привязаны к ст. 230 НК РФ.
Вторая — забыть про обособленные подразделения. Тогда часть данных по людям просто не попадет в отчетность.
Третья — неверные суммы удержанного налога. Если в отчетности одно, а в платежах другое, это видно при сверке.
Четвертая — сдать отчетность с опозданием и промолчать. Лучше сразу разобраться в причине и подать корректные данные, чем накапливать расхождения.
Пятая — ошибки в декларации самого физлица. По ст. 229 НК РФ налог, доначисленный по декларации, уплачивается не позднее чем через 15 календарных дней с момента ее подачи. Если декларация подана с ошибкой, срок уплаты доначисленной суммы привязан к этой подаче.
Как не пропустить сроки
Заведите единый календарь отчетности на год и повесьте его там, где готовят платежи. Отдельно отметьте 25-е числа после каждого отчетного периода и 25 февраля по годовым данным.
Назначьте одного ответственного за подготовку и отправку. Когда отчетность делает «кто-нибудь», сроки теряются.
Перед отправкой делайте короткую сверку: суммы налога в отчетности равны суммам в платежках, список людей полный, обособленные подразделения учтены.
Храните подтверждения отправки и уточненные расчеты. Это пригодится, если налоговая запросит пояснения.
Частые вопросы
Когда сдавать расчет по НДФЛ за первый квартал?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за первым кварталом. Это правило установлено ст. 230 НК РФ.
Когда подавать сведения о доходах физлиц за год?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Срок указан в ст. 230 НК РФ.
Что будет, если сдать отчетность позже срока?
Срок нарушен, и это видно налоговой по дате отправки. Разберитесь в причине, подайте корректные данные и сохраните подтверждение отправки.
В какой срок платить налог, доначисленный по декларации физлица?
Не позднее чем через 15 календарных дней с момента подачи такой декларации. Это правило содержит ст. 229 НК РФ.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.