Нормативное регулирование налогового учёта держится на нескольких документах, которые вы составляете сами. Главный из них — учётная политика для целей налогообложения, утверждённая руководителем. В ней вы описываете, как ведёте налоговый учёт, и применяете этот порядок последовательно из года в год.
Что требует закон от самой компании
По ст. 313 НК РФ систему налогового учёта организация выстраивает самостоятельно. Никакой обязательной формы, которую нужно заполнять по указке инспекции, нет: налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта.
Смысл учёта — собрать полную и достоверную информацию о том, как вы считаете налоги за отчётный и налоговый период. Эти данные нужны и вам, и внешним пользователям, чтобы проверить правильность, полноту и своевременность расчёта и уплаты налога в бюджет.
Порядок ведения налогового учёта закрепляется в учётной политике для целей налогообложения. Утверждает её руководитель. Это внутренний документ компании, но именно на него опираются при проверке.
Учётная политика: что в ней зафиксировать
Учётная политика — ваш основной рабочий документ по налоговому учёту. В ней опишите, на основе каких регистров вы собираете данные по хозяйственным операциям и объектам.
Есть два пути. Первый — строить регистры налогового учёта на основе данных бухгалтерского учёта. Второй — вести самостоятельные регистры налогового учёта. Выберите один и закрепите выбор в политике.
Дальше зафиксируйте сам порядок: какие операции и объекты как отражаются, какие документы служат основанием. Чем конкретнее описание, тем проще объяснить проверяющим, откуда взялась та или иная сумма.
Когда порядок учёта можно менять
Принцип последовательности — не формальность. По ст. 313 НК РФ нормы и правила налогового учёта применяются последовательно от одного налогового периода к другому.
Менять порядок учёта отдельных хозяйственных операций и объектов в целях налогообложения можно в случае изменения законодательства о налогах. То есть просто «захотелось по-другому» — не основание.
Если законодательство поменялось, обновите учётную политику и применяйте новый порядок. Резкая смена правил посреди года без причины создаёт расхождения между декларациями и регистрами.
Какие документы хранить и сколько
По ст. 23 НК РФ вы обязаны представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в случаях и порядке, которые предусмотрены Кодексом. Это касается и документов налогового учёта.
Там же закреплена обязанность в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В том числе документов, подтверждающих уплату и исчисление.
Практический вывод: регистры, расчёты, первичные документы по операциям должны лежать в доступном месте пять лет. Если документов нет, подтвердить сумму в декларации будет нечем.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая — учётной политики для целей налогообложения нет вовсе или она не утверждена руководителем. Формально порядок учёта не установлен, и любая проверка начинается с вопроса «а как вы считаете?».
Вторая — политика есть, но она не совпадает с тем, что реально происходит в регистрах. Документ живёт отдельно, учёт отдельно. Это создаёт риск расхождений и лишних объяснений.
Третья — порядок учёта меняют без изменения законодательства о налогах. Регистры за разные периоды оказываются несопоставимыми.
Четвёртая — документы уничтожают раньше пятилетнего срока. Восстановить их к моменту проверки обычно уже нельзя.
Что сделать сейчас
Проверьте, есть ли у вас учётная политика для целей налогообложения и утверждена ли она руководителем. Если документа нет, составьте его и опишите в нём порядок ведения налогового учёта.
Определите, на чём строится учёт: на данных бухгалтерского учёта или на самостоятельных регистрах налогового учёта. Зафиксируйте это в политике.
Сверьте, что регистры и первичные документы соответствуют описанному порядку. Проверьте условия хранения: данные учёта и подтверждающие документы должны храниться пять лет.
Если законодательство о налогах изменилось, обновите политику под новые правила. Не меняйте порядок учёта без такого основания.
Частые вопросы
Кто утверждает учётную политику для целей налогообложения?
Руководитель организации. По ст. 313 НК РФ порядок ведения налогового учёта устанавливается налогоплательщиком в учётной политике, утверждаемой руководителем.
Можно ли вести налоговый учёт на основе бухгалтерского?
Да. По ст. 313 НК РФ вы вправе формировать регистры налогового учёта на основе данных бухгалтерского учёта либо вести самостоятельные регистры налогового учёта.
Обязан ли я использовать формы налоговых регистров, которые предлагает инспекция?
Нет. По ст. 313 НК РФ налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта.
Сколько лет хранить документы налогового учёта?
Пять лет. По ст. 23 НК РФ в течение пяти лет нужно обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.