Первичная документация — это документы, которыми вы подтверждаете хозяйственные операции и данные налогового учёта. По ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учёта служат первичные учётные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учёта и расчёт налоговой базы. Без этих документов учесть расходы или подтвердить доходы не получится.
Что относится к первичным документам
Первичные учётные документы — основа учёта. Именно они фиксируют операцию: что произошло, когда, на какую сумму. К ним относится справка бухгалтера — она тоже прямо названа в ст. 313 НК РФ подтверждающим документом.
Второй слой — аналитические регистры налогового учёта. Это не первичка, а сводные таблицы, куда вы переносите данные из документов. Их формы вы разрабатываете сами, но в них обязательно должны быть реквизиты: наименование регистра, период (дата) составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении, наименование хозяйственных операций, подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
Третий элемент — расчёт налоговой базы. Он показывает, как из данных регистров получилась сумма налога.
Какие документы нужны для инвентаризации
Инвентаризация проводится на основании первичных учётных документов. По ст. 313 НК РФ это в том числе договоры, приходные и расходные документы, отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств, а также иные документы, предусмотренные законодательством.
Сведения о фактическом наличии имущества, имущественных прав, требований и обязательств и их стоимость в рублях записываются в инвентаризационные описи. Если стоимость выражена в иностранной валюте, её пересчитывают в рубли по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, непосредственно предшествующую дате начала применения в отношении налогоплательщика положений законодательства о налогах и сборах.
Бывает, что первичных учётных документов нет. Тогда подтвердить фактическое наличие и стоимость объектов налогового учёта можно в ином порядке, если это предусмотрено законодательством. Это правило появилось в ст. 313 НК РФ и действует сейчас.
Как выстроить работу с документами
Сначала определите, какие операции вы проводите регулярно: закупки, продажи, выплаты, движение товара. Под каждую операцию должен быть документ, который её фиксирует.
Затем заведите регистры налогового учёта. Проверьте, что в каждом есть все обязательные реквизиты из ст. 313 НК РФ. Регистр без подписи ответственного лица или без периода составления не выполняет свою роль.
Отдельно продумайте хранение. Содержание данных налогового учёта, в том числе данных первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к этой информации, обязаны её хранить и несут ответственность за разглашение, установленную действующим законодательством.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать, что достаточно только договора. Договор назван в ст. 313 НК РФ как основание для инвентаризации, но движение ценностей и денег подтверждают приходные и расходные документы и отчёты о движении.
Вторая — вести учёт только в регистрах без первички. Регистр — это сводка, а подтверждением данных налогового учёта в первую очередь являются первичные учётные документы.
Третья — не заполнять обязательные реквизиты регистров. Если в регистре нет наименования хозяйственной операции или подписи ответственного, подтвердить расчёт налоговой базы будет сложно.
Четвёртая — свободный доступ к документам. Данные налогового учёта — налоговая тайна, и разглашение влечёт ответственность.
Что делать, если документов не хватает
Проведите инвентаризацию. Опирайтесь на то, что есть: договоры, приходные и расходные документы, отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств. Запишите фактическое наличие имущества, имущественных прав, требований и обязательств и их стоимость в рублях в инвентаризационные описи.
Если первичных документов по каким-то объектам нет, проверьте, допускает ли законодательство иной порядок подтверждения их фактического наличия и стоимости. Не подменяйте документы устными пояснениями.
После инвентаризации восстановите регистры и расчёт налоговой базы так, чтобы в них были все обязательные реквизиты. Так у вас будет связка: первичный документ — регистр — расчёт налога.
Частые вопросы
Справка бухгалтера — это первичный документ?
Да. В ст. 313 НК РФ справка бухгалтера прямо названа в числе первичных учётных документов, подтверждающих данные налогового учёта.
Нужны ли аналитические регистры, если есть все первичные документы?
Да. Подтверждением данных налогового учёта являются и первичные документы, и аналитические регистры, и расчёт налоговой базы. Регистры должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 313 НК РФ.
Что записывают в инвентаризационные описи?
Фактическое наличие имущества, имущественных прав, требований и обязательств и их стоимость в рублях. Валютную стоимость пересчитывают по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, непосредственно предшествующую дате начала применения положений законодательства о налогах и сборах.
Кто отвечает за разглашение данных налогового учёта?
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в данных налогового учёта. Они обязаны хранить налоговую тайну и несут ответственность за её разглашение, установленную действующим законодательством.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.