Объекты налогового учета — это то, что вы учитываете для расчета налогов: доходы, расходы, имущество, обязательства и хозяйственные операции. Данные налогового учета подтверждают первичные документы, аналитические регистры и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ). Вести учет нужно непрерывно и в хронологическом порядке, а формы регистров вы разрабатываете сами.
Что именно считается объектом налогового учета
Налоговый учет нужен, чтобы правильно посчитать налог. Объектом становится любая операция или показатель, который влияет на налоговую базу. Продали товар — это доход. Заплатили поставщику — это расход. Купили оборудование — это объект, который переносится в расходы через амортизацию.
Данные налогового учета — это информация, которую вы группируете в разработочных таблицах, справках бухгалтера и других документах. Такие документы собирают сведения об объектах налогообложения. Проще говоря, объект — это то, что вы описываете в документе, а сам документ — доказательство, что объект существует и учтен.
Не путайте налоговый и бухгалтерский учет. Аналитические регистры налогового учета — это сводные формы за отчетный или налоговый период. Данные в них группируются по требованиям НК РФ, но без распределения по счетам бухгалтерского учета (ст. 314 НК РФ). Это отдельный контур, и он не обязан повторять проводки бухгалтерии.
Чем подтверждаются данные налогового учета
Подтверждением данных налогового учета служат три вещи (ст. 313 НК РФ). Первое — первичные учетные документы, включая справку бухгалтера. Второе — аналитические регистры налогового учета. Третье — расчет налоговой базы.
Если хотя бы одного элемента нет, при проверке вы не сможете объяснить цифру в декларации. Например, расход есть в декларации, но нет ни первичного документа, ни регистра, ни расчета. Инспекция снимет расход, и налог придется доплатить.
Справка бухгалтера — полноценный первичный документ для этих целей. Ею удобно оформлять расчеты, которые не закрываются обычными накладными и актами: распределение расходов, начисление резервов, корректировки. Составляйте ее так, чтобы из текста был понятен расчет и его основание.
Какие реквизиты обязательны в регистрах
Форму аналитического регистра вы определяете сами. Но набор обязательных реквизитов фиксирован (ст. 313 НК РФ). В регистре должны быть:
- наименование регистра;
- период или дата составления;
- измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
Если регистр не содержит хотя бы один из этих реквизитов, он не выполняет свою функцию документа для налогового учета. Спор с инспекцией вы проиграете на формальности, даже если цифры верны.
Практический шаг: возьмите свои текущие таблицы и проверьте каждую по этому списку. Чаще всего не хватает даты составления и подписи. Добавьте их в шаблон и заполняйте сразу, а не задним числом.
Инвентаризация как стартовая точка учета
Отдельный случай — начало применения новых правил налогового учета. Здесь работает инвентаризация. Сведения инвентаризационных описей последующему уточнению налогоплательщиком не подлежат. Они становятся начальными данными об объектах налогового учета с даты начала применения новых положений законодательства (ст. 313 НК РФ).
Это значит: один раз зафиксировали объекты в описи — дальше пересматривать эти стартовые данные нельзя. Ошибка в описи на старте тянется дальше и искажает учет. Поэтому к инвентаризации стоит привлекать того, кто реально знает состояние склада, основных средств и расчетов.
Ошибки, которые дороже всего обходятся
Первая ошибка — регистры ведутся «для вида». Таблицы заполняются после сдачи отчетности, данные в них не сходятся с декларацией. При проверке это видно сразу: суммы в регистре и в отчете расходятся.
Вторая — нет связи между первичным документом и регистром. Документ лежит в папке, операция попала в регистр, но сопоставить их невозможно. Введите сквозную нумерацию или ссылку на документ в регистре.
Третья — расчет налоговой базы не оформлен. Это третий обязательный элемент подтверждения, и его часто пропускают. Сделайте отдельную таблицу-расчет по каждому налогу за период.
Четвертая — доступ к учету есть у всех. Содержание данных налогового учета, включая данные первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ, обязаны ее хранить и несут ответственность за разглашение (ст. 313 НК РФ). Ограничьте доступ и зафиксируйте, кто что видит.
Последствие ошибок одно: расходы или вычеты снимают, базу пересчитывают, налог доначисляют. Дальше — пени и штраф за неполную уплату. Спорить сложно, если подтверждающих документов нет.
Что сделать в ноябре, до закрытия года
- Составьте перечень объектов налогового учета по вашим налогам. Доходы, расходы, имущество, обязательства — по каждому пункту укажите, каким документом он подтверждается.
- Проверьте регистры на обязательные реквизиты. Дополните шаблоны недостающим.
- Сверьте регистры с декларациями за прошедшие периоды. Расхождения зафиксируйте и объясните.
- Оформите расчет налоговой базы отдельным документом.
- Ограничьте доступ к учету и определите ответственных за составление регистров.
- Проведите инвентаризацию, если меняете правила учета или начинаете вести его заново. Помните: опись потом не уточняется.
Такой порядок занимает несколько дней, но снимает главный риск — потерю подтверждения по расходам. Начните с перечня объектов: он покажет, где у вас нет документов.
Частые вопросы
Нужно ли вести налоговый учет, если я на упрощенке?
Да, данные налогового учета нужны для расчета налоговой базы по вашей системе. Подтверждают их те же три элемента: первичные документы, регистры и расчет базы.
Можно ли использовать бухгалтерские регистры вместо налоговых?
Нет, аналитические регистры налогового учета группируют данные без распределения по счетам бухгалтерского учета (ст. 314 НК РФ). Это отдельные формы, даже если данные в них берутся из бухгалтерии.
Обязательно ли регистрировать формы регистров в налоговой?
Нет, формы аналитических регистров вы разрабатываете сами. Обязателен только набор реквизитов из ст. 313 НК РФ.
Что будет, если в регистре нет подписи ответственного?
Регистр не будет полноценным подтверждением данных налогового учета. При проверке расход или вычет могут снять, и налог придется доплатить.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.