Обработка первичной документации — это проверка, сортировка и внесение в учет бумаг по каждой хозяйственной операции: договоров, накладных, актов, чеков, платежек. Для налогового учета первичные учетные документы служат одним из подтверждений данных (ст. 313 НК РФ). Без них расходы и вычеты защитить не получится.
Что считается подтверждением данных учета
Статья 313 НК РФ называет три опоры налогового учета. Первая — первичные учетные документы, включая справку бухгалтера. Вторая — аналитические регистры налогового учета. Третья — расчет налоговой базы.
Справка бухгалтера здесь полноценный документ, а не пометка на полях. Если операция не закрыта стандартной формой, ее оформляют справкой. Храните ее вместе с остальной первичкой по этой операции.
Регистры налогового учета — сводные формы систематизации данных за отчетный или налоговый период (ст. 314 НК РФ). Они группируют информацию об объектах налогообложения без распределения по счетам бухгалтерского учета.
Какие реквизиты обязательны в регистрах
Формы аналитических регистров вы разрабатываете сами. Но статья 313 НК РФ требует в них обязательный набор реквизитов:
- наименование регистра;
- период или дату составления;
- измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись и расшифровку подписи ответственного за составление.
Если хотя бы одного реквизита нет, регистр не выполняет свою роль. Проверьте свои формы на соответствие этому перечню до начала следующего отчетного периода.
Порядок обработки: пошагово
- Соберите документы за период. Определите ответственного, который принимает бумаги от сотрудников и контрагентов.
- Проверьте каждый документ: дата, стороны, сумма, подписи, связь с договором. Документ без подписи или с расхождениями в сумме возвращайте на исправление сразу.
- Занесите операцию в регистр налогового учета. Заполните все обязательные реквизиты, укажите ответственного.
- Сверьте регистр с расчетом налоговой базы. Расхождение — сигнал вернуться к первичке.
- Подшейте документы в дело по операции и обеспечьте хранение.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения операций в хронологическом порядке (ст. 314 НК РФ). Пропущенный месяц придется восстанавливать по документам, а не по памяти.
Инвентаризация и акт
Если вы начинаете применять положения законодательства о налогах и сборах, результаты инвентаризации оформляются актом об итогах инвентаризации. Акт подписывает руководитель юридического лица, к нему прилагаются инвентаризационные описи (ст. 313 НК РФ).
Акт с описями представляется в налоговый орган по месту нахождения налогоплательщика в установленный срок. Сведения инвентаризационных описей последующему уточнению не подлежат: они становятся начальными данными об объектах налогового учета.
Это значит, что к описям стоит отнестись как к фундаменту. Исправить их задним числом не выйдет.
Ошибки и последствия
Самая частая ошибка — принимать документы без проверки. Накладная без подписи или акт с неверной суммой попадают в регистр, и налоговая база считается по недостоверным данным.
Вторая ошибка — неполные регистры. Отсутствие обязательного реквизита, например подписи ответственного, делает регистр уязвимым при проверке.
Третья — разрыв между первичкой и регистром. Документ есть, операция в регистре не отражена, или наоборот. Сверка перед расчетом базы выявляет такие расхождения.
Последствие одно: при проверке вы не сможете подтвердить данные налогового учета. Это касается и расходов, и вычетов.
Налоговая тайна
Содержание данных налогового учета, в том числе данных первичных документов, является налоговой тайной (ст. 313 НК РФ). Лица, получившие доступ к этой информации, обязаны ее хранить. За разглашение они несут ответственность, установленную законодательством.
Определите круг сотрудников с доступом к первичке и регистрам. Остальным доступ к этим документам не нужен.
Частые вопросы
Чем подтверждаются данные налогового учета?
Первичными учетными документами, включая справку бухгалтера, аналитическими регистрами налогового учета и расчетом налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Можно ли вести регистры в свободной форме?
Да, формы вы разрабатываете сами. Но в них обязательны наименование регистра, период или дата, измерители, наименование операции, подпись и расшифровка ответственного (ст. 313 НК РФ).
Кто подписывает акт об итогах инвентаризации?
Акт подписывает руководитель юридического лица. Инвентаризационные описи прилагаются к акту (ст. 313 НК РФ).
Можно ли уточнить инвентаризационные описи позже?
Нет. Их сведения последующему уточнению налогоплательщиком не подлежат и служат начальными данными об объектах налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.