Налоговый учет — это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе первичных документов. Вести его обязаны организации, а ИП, нотариусы и адвокаты исчисляют базу по данным учета доходов и расходов в порядке, установленном Минфином России. Порядок ведения вы устанавливаете сами и закрепляете в учетной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель.
Что такое налоговый учет и зачем он нужен
Налоговый учет нужен, чтобы у вас была полная и достоверная информация о том, как учитываются хозяйственные операции для целей налогообложения за отчетный и налоговый период. Эти же данные позволяют вам и внешним пользователям контролировать правильность исчисления, полноту и своевременность уплаты налога в бюджет. Основание — ст. 313 НК РФ.
Не путайте его с бухгалтерским учетом. Если в регистрах бухгалтерского учета не хватает информации для определения налоговой базы, вы вправе дополнить применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами — так получаются регистры налогового учета. Другой вариант — вести самостоятельные регистры налогового учета. Выбор за вами, и он тоже фиксируется в учетной политике.
Данные налогового учета должны показывать:
- порядок формирования суммы доходов и расходов;
- порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем периоде;
- сумму остатка расходов (убытков), которая пойдет в расходы следующих налоговых периодов;
- порядок формирования сумм создаваемых резервов;
- сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Если хотя бы один из этих блоков у вас не собирается, налоговая база считается на глазок. Ошибка в базе — это не только доплата налога, но и пени, и штраф.
Чем подтверждаются данные налогового учета
Перечень закрытый, и он короткий. Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы, включая справку бухгалтера;
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Практический вывод: любая цифра в декларации должна раскручиваться назад — до расчета базы, затем до регистра, затем до первичного документа. Если цепочка обрывается, при проверке объяснить цифру не получится.
К регистрам есть обязательные требования. Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы должны в обязательном порядке содержать:
- наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление регистра.
Форму регистра вы разрабатываете сами. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета — это прямо сказано в ст. 313 НК РФ. Но это не свобода от содержания: обязательные реквизиты должны быть на месте, иначе документ не подтверждает учет.
Как организовать учет: порядок действий
Шаг 1. Определите, чего не хватает. Возьмите свои регистры бухгалтерского учета и проверьте, видно ли из них формирование доходов и расходов, долю расходов текущего периода, остаток убытков на будущее, резервы и задолженность перед бюджетом. Если нет — решайте: дополнять бухгалтерские регистры реквизитами или вести отдельные налоговые регистры.
Шаг 2. Опишите порядок в учетной политике для целей налогообложения. Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил: правила применяются последовательно от одного налогового периода к другому. Учетная политика утверждается руководителем. Это ваш внутренний документ, но именно на него вы ссылаетесь, когда объясняете, почему считали так, а не иначе.
Шаг 3. Сделайте регистры рабочими, а не декоративными. Регистр должен заполняться по ходу месяца, а не восстанавливаться в день сдачи отчетности. Проверьте, что ответственный за составление указан и подписывает регистр.
Шаг 4. Настройте связку с первичкой. Каждая строка регистра должна иметь основание — документ, включая справку бухгалтера, если операция отражена расчетным путем. Справка бухгалтера прямо названа в ст. 313 НК РФ как подтверждение данных налогового учета, поэтому не пренебрегайте ею.
Шаг 5. Меняйте порядок учета осознанно. Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах. Просто «захотелось иначе» — не основание. Если меняете, закрепите это в учетной политике и продумайте переход, чтобы показатели двух периодов были сопоставимы.
Отдельные ситуации: ИП, посредники, счета-фактуры
Индивидуальные предприниматели исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учета доходов и расходов и хозяйственных операций в порядке, определяемом Министерством финансов Российской Федерации (ст. 54 НК РФ). То есть у ИП не обязательно строить ту же систему регистров, что у ООО, но учет доходов и расходов должен быть. Правила, предусмотренные для налогоплательщиков, распространяются и на налоговых агентов — если вы выплачиваете доходы другим лицам, это тоже ваша зона ответственности.
Отдельный блок — посреднические схемы. Лица, не являющиеся налогоплательщиками, при выставлении и (или) получении счетов-фактур в предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента), или на основе договоров транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении указанной деятельности (ст. 169 НК РФ). Для транспортной экспедиции это правило применяется, если налоговая база определяется как сумма дохода в виде вознаграждения по таким договорам.
Если вы работаете по такой схеме, журнал — не формальность. Это документ, который связывает ваши операции с чужими счетами-фактурами, и его отсутствие сразу заметно.
Частые ошибки и последствия
Ошибка 1. Учетной политики нет или она скачана из интернета. Формально порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике, утверждаемой руководителем. Нет документа — нет вашей версии правил, и любую свою трактовку придется объяснять устно.
Ошибка 2. Регистры ведутся «для галочки». Если в регистре нет обязательных реквизитов, он не выполняет роль подтверждения данных налогового учета. Проверяющий увидит форму без содержания.
Ошибка 3. Цифры в декларации не сходятся с регистрами и первичкой. Данные налогового учета должны отражать порядок формирования доходов, расходов, резервов и задолженности перед бюджетом. Расхождение — повод задать вопросы и доначислить налог.
Ошибка 4. Порядок учета меняется задним числом. Принцип последовательности означает применение правил от периода к периоду. Переписанная учетная политика задним числом разрушает сопоставимость и выглядит как подгонка результата.
Ошибка 5. Забыли про журнал счетов-фактур при посредничестве. Обязанность вести журнал установлена ст. 169 НК РФ для перечисленных ситуаций. Ее отсутствие — самостоятельное нарушение.
Последствия в любом из случаев одинаковы по механике: налоговая база определяется неверно, налог считается неполно, дальше — доплата, пени и штраф. Точные размеры зависят от конкретной ситуации и нормы, по которой вас привлекают, поэтому здесь важнее не сумма, а сам факт: без работающего налогового учета защищаться нечем.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести налоговый учет так же, как ООО?
Нет. ИП исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учета доходов и расходов и хозяйственных операций в порядке, определяемом Минфином России (ст. 54 НК РФ). Полноценная система регистров по ст. 313 НК РФ — это про организации.
Можно ли не делать отдельные налоговые регистры, а обойтись бухгалтерскими?
Можно, если в регистрах бухгалтерского учета достаточно информации для определения налоговой базы. Иначе вы вправе дополнить их дополнительными реквизитами, сформировав тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры.
Кто утверждает порядок ведения налогового учета?
Руководитель. Порядок устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем (ст. 313 НК РФ). Налоговые органы обязательные формы документов налогового учета устанавливать не вправе.
Что нужно указывать в регистре налогового учета?
Наименование регистра, период (дату) составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении, наименование хозяйственных операций, подпись и расшифровку подписи ответственного за составление лица. Это обязательные реквизиты по ст. 313 НК РФ.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.