Отчёт по форме 6-НДФЛ сдаёт каждый работодатель: ООО и ИП, которые платят доходы физлицам. В отчёте видно, сколько налога вы удержали и перечислили в бюджет. Сдать его нужно по итогам каждого квартала и за год.
Кто обязан сдавать отчёт
Отчёт по форме 6-НДФЛ сдают все, кто признаётся налоговым агентом по НДФЛ. Это организации и ИП, которые выплачивают доходы физлицам: зарплату, премии, отпускные, больничные, доходы по договорам подряда.
Если у вас есть хотя бы один сотрудник в штате или вы привлекаете физлицо по гражданско-правовому договору, вы налоговый агент. Значит, отчитываться нужно.
Освобождение есть у ИП на спецрежимах, которые не платят доходы физлицам. Если выплат нет, отчёт не нужен. Но как только появляется первый работник или подрядчик-физлицо, обязанность возникает.
Из чего состоит отчёт
Отчёт по форме 6-НДФЛ включает титульный лист и два раздела. Титульный лист заполняют по данным организации или ИП: ИНН, КПП, период, налоговая инспекция.
Раздел 1 показывает общие суммы за период. В нём указывают налог, который вы удержали и перечислили, а также суммы, возвращённые физлицам. Здесь же отражают налог, удержанный с выплат, срок перечисления которого ещё не наступил.
Раздел 2 показывает конкретные выплаты и даты. По каждой выплате указывают дату фактического получения дохода, дату удержания налога, срок перечисления и сумму. Этот раздел отвечает на вопрос «когда и с чего удержали».
Как заполнить и сдать
Соберите данные по всем выплатам физлицам за период. Проверьте, что каждая сумма попала в нужный раздел: общие итоги в первый, конкретные даты во второй.
Сдать отчёт можно двумя способами. На бумаге вправе отчитаться те, у кого численность работников не превышает установленный порог. Остальные сдают электронно по телекоммуникационным каналам связи.
Сроки сдачи привязаны к отчётным периодам. За квартал отчитываются не позднее последнего дня следующего месяца, за год — до конца следующего года. Точные даты уточняйте в своей налоговой инспекции, чтобы не пропустить.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — неверные даты. Дата получения дохода, дата удержания и срок перечисления — это три разные даты, и путать их нельзя. Из-за сдвига дат налоговая видит недоимку там, где её нет.
Вторая ошибка — расхождение между разделами. Суммы в разделе 1 должны сходиться с выплатами из раздела 2. Если итоги не бьются, инспекция запросит пояснения.
Третья ошибка — забытые выплаты. Отпускные, больничные, премии и доходы по договорам подряда часто выпадают из отчёта. Проверяйте все начисления, а не только оклады.
Последствия ошибок и отсутствия отчёта
За непредставление отчёта в срок наступает ответственность по НК РФ. Штраф начисляют за каждый месяц просрочки. Кроме штрафа, налоговая может приостановить операции по счетам.
Если в отчёте есть ошибки, инспекция потребует пояснения или корректировку. Неверные сведения искажают картину по НДФЛ, и тогда возможны доначисления.
Отдельно стоит следить за материальной выгодой. По ст. 212 НК РФ экономия на процентах у работодателя признаётся доходом физлица. Такие суммы тоже нужно отражать в отчётности, иначе налог окажется не удержан.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчёт, если сотрудников нет?
Если вы не платите доходы физлицам, обязанности налогового агента нет. Как только появляется первая выплата, отчёт сдавать нужно.
Можно ли сдать отчёт на бумаге?
Это зависит от численности работников. Часть налогоплательщиков вправе отчитаться на бумаге, остальные сдают электронно.
Что будет, если опоздать со сдачей?
Наступает ответственность по НК РФ: штраф за каждый месяц просрочки. Дополнительно налоговая может приостановить операции по счетам.
Нужно ли отражать доходы по договорам подряда?
Да, если вы платите физлицу по гражданско-правовому договору, вы налоговый агент. Эти выплаты попадают в отчёт наравне с зарплатой.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.