Бухгалтерский учёт собирает информацию о вашем бизнесе в целом, а налоговый — только то, что нужно для расчёта налогов. Это две разные системы с разными правилами, и совпадают они не всегда. Ниже — в чём разница, как это устроено по ст. 313 НК РФ и что стоит сделать владельцу бизнеса.
Зачем нужны две системы учёта
Бухгалтерский учёт нужен, чтобы видеть реальное состояние дел: сколько у компании имущества, обязательств, доходов и расходов. Его данные интересуют собственников, банки, контрагентов и проверяющих.
Налоговый учёт — это система обобщения информации для определения налоговой базы. Он строится на данных первичных документов, сгруппированных в порядке, который установлен Налоговым кодексом. Проще говоря, бухучёт отвечает на вопрос «как идут дела», а налоговый — «сколько налогов заплатить».
Из-за разных задач одни и те же операции могут выглядеть в двух системах по-разному. Например, расход в бухучёте признан, а для налога на прибыль — нет, потому что не выполнены условия НК РФ. Или наоборот.
Кто и как устанавливает правила
Порядок ведения налогового учёта вы устанавливаете сами — в учётной политике для целей налогообложения. Её утверждает руководитель компании. Это прямо закреплено в ст. 313 НК РФ.
Систему налогового учёта организация тоже организует самостоятельно. Главный принцип — последовательность применения норм и правил от одного налогового периода к другому. Нельзя менять правила каждый квартал: это затрудняет и работу, и проверку.
Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для вас обязательные формы документов налогового учёта. Формы регистров вы определяете сами и закрепляете в учётной политике.
Менять порядок учёта отдельных операций или объектов можно при изменении законодательства о налогах. Если меняете правила по своей инициативе, зафиксируйте это в учётной политике и применяйте с начала нового налогового периода.
Регистры: можно ли обойтись бухгалтерскими
Отдельные регистры налогового учёта вести не обязательно. Если в регистрах бухгалтерского учёта достаточно информации для определения налоговой базы, можно использовать их.
Если информации не хватает, у вас два пути. Первый — дополнять применяемые регистры бухгалтерского учёта дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учёта. Второй — вести самостоятельные регистры налогового учёта.
На практике это выглядит так. Вы смотрите, какие данные нужны для расчёта налога и каких реквизитов не хватает в бухгалтерских регистрах. Затем добавляете нужные графы или заводите отдельный регистр. Решение закрепляете в учётной политике, чтобы оно применялось одинаково из периода в период.
Инвентаризация и подтверждение данных
Инвентаризация проводится на основании первичных учётных документов: договоров, приходных и расходных документов, отчётов о движении материальных ценностей и денежных средств, иных документов, предусмотренных законодательством.
Если первичных учётных документов нет, подтвердить фактическое наличие и стоимость объектов налогового учёта можно в ином порядке — но только если такой порядок предусмотрен законодательством. Само по себе «мы так решили» здесь не работает.
Сведения о фактическом наличии имущества, имущественных прав, требований и обязательств и их стоимость в рублях записываются в инвентаризационные описи. Стоимость в иностранной валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, непосредственно предшествующую дате начала применения в отношении налогоплательщика положений законодательства о налогах и сборах.
Что сделать владельцу бизнеса
Проверьте учётную политику. В ней должен быть описан порядок ведения налогового учёта: какие регистры вы применяете, дополняете ли бухгалтерские, кто отвечает за их ведение. Документ утверждает руководитель.
Определите, хватает ли бухгалтерских регистров. Пройдите по расчёту каждого налога и отметьте, какие данные нужны и где они лежат. Если какого-то показателя нет в бухгалтерском учёте, добавьте реквизит или заведите отдельный регистр.
Не меняйте правила без причины. Принцип последовательности из ст. 313 НК РФ означает: одно и то же правило применяется из периода в период. Изменения оформляйте документально и привязывайте к началу налогового периода.
Храните первичные документы. Именно на них строится и бухгалтерский, и налоговый учёт. Инвентаризационные описи должны опираться на документы, а не на устные договорённости.
Разделяйте ответственность. Назначьте, кто ведёт бухгалтерский учёт, кто формирует регистры налогового учёта и кто проверяет расчёт налогов. Если это один человек, пропишите порядок контроля.
Частые ошибки и последствия
Одна система вместо двух. Компания считает налог прямо по бухгалтерским данным, не проверяя, совпадают ли правила. В результате база определена неверно, и при проверке расчёт приходится переделывать.
Учётная политика «для галочки». Порядок налогового учёта не описан, регистры ведутся как получится. Проверяющим сложно подтвердить расчёт, а вам — объяснить свои цифры.
Смена правил посреди года. Порядок учёта меняют без оформления и применяют к уже прошедшим операциям. Это нарушает принцип последовательности и запутывает расчёты.
Нет подтверждающих документов. Инвентаризационные описи заполнены, а первичных документов под ними нет. Подтвердить наличие и стоимость объектов становится нечем.
Регистры не дополнены. В бухгалтерских регистрах не хватает реквизитов для налоговой базы, но дополнительные графы не заведены. Налог считают «на глаз», и расхождение всплывает при сверке.
Последствия у всех этих ошибок похожи: налоговая база определена неверно, расчёт нечем подтвердить, а разбираться приходится уже после того, как проверка началась. Исправлять проще заранее — через учётную политику и настроенные регистры.
Частые вопросы
Обязательно ли вести налоговый учёт отдельно от бухгалтерского?
Нет. Если в регистрах бухгалтерского учёта достаточно информации для определения налоговой базы, можно использовать их. Дополнять регистры или вести самостоятельные нужно только тогда, когда данных не хватает.
Кто утверждает порядок ведения налогового учёта?
Руководитель организации. Порядок устанавливается в учётной политике для целей налогообложения, которую он утверждает.
Можно ли менять правила налогового учёта в течение года?
Порядок учёта отдельных операций и объектов меняется при изменении законодательства о налогах. Принцип последовательности применения норм и правил должен соблюдаться от одного налогового периода к другому.
Налоговая инспекция может навязать свои формы регистров?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта. Формы вы определяете сами и закрепляете в учётной политике.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.