Общие требования к бухгалтерскому учёту сводятся к простому: операции отражаются в учёте своевременно и на основании документов, а сами документы и данные учёта хранятся пять лет. Это касается и ООО, и ИП. Ниже — перечень требований и что делать, чтобы им соответствовать.
Ведите учёт непрерывно и по всем операциям
Учёт не начинается в момент проверки и не заканчивается сдачей отчётности. Каждая хозяйственная операция должна попасть в учёт — поступление выручки, оплата поставщику, выдача зарплаты, покупка оборудования. Пропущенная операция — это не «мелочь», а расхождение между учётом, отчётностью и банковской выпиской.
Требование касается и ИП. Даже если вы применяете спецрежим и отчитываетесь по упрощённым формам, доходы и расходы должны быть зафиксированы. Если учёт ведётся «по памяти», при проверке восстановить картину будет нечем.
Оформляйте каждую операцию документом
Запись в учёте без документа не имеет силы. Основание для записи — первичный документ: договор, счёт, акт, накладная, платёжное поручение, кассовый чек. Проверяйте, чтобы в документе были дата, стороны, сумма и суть операции.
Отдельная ошибка — документы «задним числом». Если акт подписан в ноябре, а в учёте операция стоит в сентябре, это видно при сверке. Исправления вносите так, чтобы было понятно, что и когда исправлено.
Обеспечьте сохранность документов и данных учёта
Здесь работает прямая норма. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов и уплату или удержание налогов.
Пять лет — это не срок, после которого бумаги можно выбросить «по настроению». Отсчёт идёт по каждому документу, и хранить нужно и бумажные экземпляры, и электронные файлы. Если документы хранятся в бухгалтерской программе, делайте резервные копии: сбой диска не освобождает от обязанности.
Следите за соответствием учёта и отчётности
Цифры в отчётности должны совпадать с данными учёта. Если в декларации стоит одна сумма выручки, а в учёте другая, первым делом возникнет вопрос к учёту. Перед сдачей отчётности сверяйте обороты по счетам с итогами деклараций и с банковскими выписками.
Проверьте и расчёты с бюджетом. Уплата и удержание налогов должны быть подтверждены документами — платёжными поручениями, а по НДФЛ ещё и данными по выплатам работникам. Это прямо названо в ст. 23 НК РФ среди документов, которые нужно хранить.
Порядок действий: что сделать сейчас
- Составьте перечень документов, которые у вас образуются: договоры, акты, накладные, платёжки, кассовые документы, расчёты по зарплате.
- Проверьте, за каждую ли операцию за последние месяцы есть документ и запись в учёте.
- Определите, где хранятся бумаги и файлы, кто отвечает за сохранность.
- Сделайте резервную копию электронных данных учёта.
- Сверьте данные учёта с последней сданной отчётностью и с выписками банка.
Если по какому-то пункту обнаружился пробел, устраняйте его до проверки, а не после. Восстановить документы, которых нет, задним числом нельзя.
Частые ошибки и последствия
Самая частая ошибка — учёт «для отчётности»: цифры собирают к сроку сдачи, а в течение года операции не отражают. Вторая — хранение документов в одном месте без копий: потеря папки или файлов оборачивается невозможностью подтвердить расходы и уплату налогов. Третья — расхождение между учётом и декларациями, которое всплывает при сверке.
Последствие одно: вы не можете подтвердить то, что заявили в отчётности. Это касается и доходов, и расходов, и уплаченных налогов. Обязанность хранить документы пять лет установлена ст. 23 НК РФ, и её исполнение проверяется в первую очередь.
Частые вопросы
Сколько лет нужно хранить документы бухгалтерского учёта?
Пять лет. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик в течение пяти лет обеспечивает сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Обязан ли ИП вести бухгалтерский учёт так же, как ООО?
Требование фиксировать доходы, расходы и уплату налогов относится и к ИП. Формы и объём учёта зависят от применяемого режима, но документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, нужно хранить пять лет по ст. 23 НК РФ.
Что будет, если документы утеряны?
Вы не сможете подтвердить доходы, расходы и уплату налогов за соответствующий период. Обязанность обеспечить сохранность документов в течение пяти лет прямо установлена ст. 23 НК РФ.
Можно ли хранить документы только в электронном виде?
Закон не требует держать всё только на бумаге, но сохранность данных учёта и документов нужно обеспечить в течение пяти лет. Практический минимум — резервные копии электронных файлов и понятный порядок доступа к ним.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.