Расчёт 6-НДФЛ строится вокруг дат: когда вы выплатили доход, когда удержали налог и когда перечислили его в бюджет. Именно эти три даты определяют, в какой строке отчёта окажется сумма. Если хотя бы одна дата поставлена неверно, налоговая видит расхождение с данными из отчёта о перечисленных суммах.
Что такое периоды в 6-НДФЛ
Отчёт состоит из двух частей. В первой части показывают общие суммы по всем работникам за отчётный период. Во второй части каждую выплату расписывают отдельно: дату фактического получения дохода, дату удержания налога и срок перечисления.
Для каждой выплаты эти три даты образуют свою связку. По ней налоговая сверяет, совпадает ли удержанный налог с тем, что вы перечислили в бюджет. Поэтому «периоды» в отчёте — это не календарные месяцы, а сроки по каждой конкретной выплате.
Отчёт сдают за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Внутри года суммы накапливаются с начала года, а не считаются заново за каждый квартал.
Три даты по каждой выплате
Дата фактического получения дохода — это день, когда доход считается полученным. Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Для отпускных и больничных — день выплаты. Для доходов в натуральной форме и материальной выгоды — день передачи или возникновения выгоды.
Дата удержания налога — день, когда вы фактически выдали деньги. Налог удерживают при выплате, раньше этого момента удерживать нечего.
Срок перечисления — крайняя дата, когда налог должен уйти в бюджет. Если вы платите зарплату в последний рабочий день месяца, налог перечисляют не позже следующего рабочего дня. По отпускным и больничным срок другой — налог перечисляют не позже последнего дня месяца, в котором их выплатили.
Ошибка в любой из трёх дат ломает сверку. Налоговая сопоставляет удержанный налог с уплаченным и при расхождении запрашивает пояснения.
Как заполнять по шагам
Шаг первый — соберите все выплаты за отчётный период. Выпишите по каждой: кому, сколько, когда выплачено и какой налог удержан.
Шаг второй — определите дату фактического получения дохода. Для зарплаты возьмите последний день месяца начисления, даже если деньги ушли раньше или позже. Для премий и других выплат смотрите, к какому виду дохода они относятся.
Шаг третий — поставьте дату удержания. Это день выплаты денег из кассы или перечисления на счёт работника.
Шаг четвёртый — укажите срок перечисления по правилам для конкретного вида дохода. Не путайте зарплату с отпускными и больничными: сроки у них разные.
Шаг пятый — проверьте, что сумма удержанного налога по всем строкам совпадает с суммой, которую вы перечислили в бюджет за этот период. Расхождение — повод разобраться до сдачи отчёта.
Частые ошибки
Первая ошибка — ставят дату выплаты зарплаты вместо последнего дня месяца начисления. Если зарплата за декабрь выдана в январе, доход всё равно относится к декабрю. Путаница в датах приводит к тому, что налог попадает не в тот период.
Вторая ошибка — неверный срок перечисления по отпускным и больничным. Их перечисляют не позже последнего дня месяца выплаты, а не на следующий рабочий день, как зарплату.
Третья ошибка — удержание налога раньше выплаты дохода. Удерживать налог в момент начисления, а не выдачи денег, нельзя.
Четвёртая ошибка — забывают про доходы в натуральной форме и материальную выгоду. По ним дата получения дохода определяется отдельно, и такие суммы тоже попадают в отчёт.
Пятая ошибка — неверный период при увольнении. Расчёт при увольнении выплачивают в последний рабочий день, и даты по нему нужно ставить по факту выплаты, а не по общему правилу для зарплаты.
Последствия ошибок
Если в отчёте неверные даты или суммы, налоговая может потребовать пояснения. При подтверждённом расхождении возможен штраф за недостоверные сведения. Кроме того, ошибка в сроке перечисления означает, что налог ушёл в бюджет позже положенного, и на сумму задолженности начисляют пени.
Отдельно стоит помнить про вычеты по НДФЛ у предпринимателей. Индивидуальный предприниматель на общей системе платит НДФЛ со своих доходов и может уменьшить базу на документально подтверждённые расходы. Если подтвердить расходы нечем, вычет дают в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности — это правило действует при определении базы за налоговый период начиная с 2024 года (ст. 221 НК РФ). Такие вычеты предоставляют при подаче декларации по окончании налогового периода, если налогового агента нет (ст. 221 НК РФ).
Если вы работаете как ИП и платите НДФЛ сами, следите, чтобы суммы в декларации и в отчёте по работникам не пересекались. Это разные роли: по работникам вы налоговый агент, по своим доходам — налогоплательщик.
Как проверить отчёт перед сдачей
Сверьте каждую выплату по трём датам. Убедитесь, что удержанный налог совпадает с перечисленным. Проверьте, что суммы с начала года нарастают правильно и не задваиваются.
Отдельно пройдитесь по нестандартным выплатам: отпускные, больничные, премии, расчёт при увольнении, доходы в натуральной форме. Именно здесь чаще всего расходятся даты.
Если нашли ошибку до сдачи — исправьте. Если после — подайте уточнённый отчёт за тот период, в котором была ошибка.
Частые вопросы
Какую дату ставить, если зарплата за декабрь выдана в январе?
Дату фактического получения дохода — последний день декабря, то есть месяца начисления. Дату удержания — день фактической выплаты в январе. Срок перечисления считайте от даты выплаты.
Когда перечислять налог с отпускных и больничных?
Не позже последнего дня месяца, в котором их выплатили. Это отличается от правила для зарплаты, где срок — следующий рабочий день после выплаты.
Что будет, если в 6-НДФЛ неверные даты?
Налоговая сопоставит удержанный налог с уплаченным и при расхождении запросит пояснения. Возможен штраф за недостоверные сведения, а за просрочку перечисления начислят пени.
Может ли ИП уменьшить НДФЛ на расходы?
Да, если расходы документально подтверждены и связаны с предпринимательской деятельностью. Если подтвердить их нечем, вычет составит 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности (ст. 221 НК РФ).
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.