Бухучёт держится на первичных документах. Если бумаг или электронных файлов, подтверждающих операцию, нет, записи в учёте появляются «с потолка», и проверить их нечем. Владельцу достаточно нескольких простых проверок, чтобы понять, в каком состоянии учёт в его компании.
Что такое первичка и почему без неё учёта нет
Первичный документ фиксирует факт хозяйственной жизни: покупку, продажу, выплату, возврат. На его основании делается запись в учёте. Нет документа — нет и законного основания для записи.
Это касается любого бизнеса: и ООО, и ИП. Даже там, где учёт ведётся в упрощённом виде, доходы и расходы должны опираться на подтверждающие бумаги.
Проверка простая. Возьмите любую операцию за прошлый месяц и попросите бухгалтера показать документ, на основании которого она попала в учёт. Если документ находится быстро и совпадает с суммой и датой — всё в порядке. Если бухгалтер отвечает «там всё есть, потом найду» — это сигнал.
Проверка первичных документов своими руками
Вам не нужно знать план счетов. Достаточно посмотреть, как в компании хранятся документы.
Сделайте три вещи. Первое: выберите несколько контрагентов и попросите документы по сделкам с ними за квартал. Второе: сравните сумму в документе с суммой, которую вы реально платили или получали. Третье: проверьте, есть ли документы по операциям, которые вы помните, но которые не попали в выборку.
Отдельно посмотрите на договоры. Договор сам по себе не заменяет первичку по оплате и отгрузке, но без него непонятно, чем подтверждены условия сделки.
Ещё один быстрый тест — сверка с контрагентом. Попросите бухгалтера подготовить акт сверки с крупным поставщиком или покупателем и отправьте его второй стороне. Расхождения вскроются сразу.
Что смотреть в отчётности и учёте
Отчётность должна быть не только сдана, но и понятна вам. Попросите бухгалтера объяснить простыми словами: сколько компания заработала, сколько потратила, что осталось должно контрагентам и что должны ей.
Сравните цифры с тем, что вы видите в банке. Остатки на счетах, поступления и списания должны сходиться с выписками. Если бухгалтер говорит, что «в банке одно, в учёте другое, так бывает» — просите объяснить причину.
Проверьте, как учтены долги. Список тех, кому вы должны, и тех, кто должен вам, должен быть актуальным. Просроченная дебиторка — это не только риск потери денег, но и признак того, что учёт ведётся формально.
Посмотрите, есть ли у вас доступ к учётной системе. Владелец должен иметь возможность зайти и посмотреть данные, а не получать раз в год папку с распечатками.
Какие вопросы задать бухгалтеру
Разговор покажет больше, чем любые таблицы. Задайте вопросы и послушайте, насколько конкретны ответы.
- На основании какого документа сделана вот эта запись?
- Где хранится первичка по этой сделке и как её найти?
- Какие операции за месяц не подтверждены документами?
- Что изменится в учёте, если контрагент пришлёт исправленный документ?
- Кто, кроме вас, имеет доступ к учётной системе и банку?
- Как вы проверяете, что все документы за период собраны?
Хороший признак — бухгалтер сам говорит о проблемах: «здесь не хватает документа», «эту сумму надо уточнить». Плохой — ответы в духе «всё под контролем» без единой детали.
Тревожные сигналы
Насторожиться стоит в нескольких случаях.
Документы «находятся» только после напоминания. Учёт расходится с банковскими выписками, и внятного объяснения нет. Отчётность сдана, но бухгалтер не может показать, из чего сложились цифры. Первичка хранится в личной почте или мессенджере одного сотрудника. Доступ к системе есть только у бухгалтера, а при увольнении вы рискуете остаться без данных.
Отдельный сигнал — когда вам предлагают «оптимизировать» учёт, не спрашивая документов. Любая запись без основания — это риск при проверке и при споре с контрагентом.
Что делать, если проверка не прошла
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится. Составьте список операций без документов и расхождений с банком. Это станет основой для разговора.
Затем восстановите доступ: к учётной системе, к банку, к архиву документов. Владелец должен видеть данные, а не получать их по запросу.
Дальше наведите порядок в первичке. Запросите недостающие документы у контрагентов, подшейте то, что есть, и заведите понятное правило: операция без документа в учёт не попадает.
Если своими силами не получается, стоит передать учёт другой команде или пригласить бухгалтера на проверку. Перед передачей дел соберите архив документов и получите акт сверки по всем ключевым контрагентам.
Частые вопросы
Можно ли вести бухучёт без первичных документов?
Нет. Записи в учёте должны опираться на документы, подтверждающие операции. Без них учёт теряет смысл, а суммы невозможно проверить.
Обязательно ли владельцу разбираться в проводках?
Нет. Достаточно уметь проверять три вещи: наличие документов по операциям, сходимость учёта с банком и понятность отчётности.
Что делать, если бухгалтер не показывает документы?
Запросите доступ к учётной системе и архиву. Если доступ не дают, это повод передать учёт другой команде и проверить состояние дел.
Как часто нужно устраивать такую проверку?
Регулярно, а не раз в год. Достаточно выборочно смотреть документы и сверяться с банком каждый месяц, чтобы расхождения не копились.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.