6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала года, а не поквартально. В расчёт за первый квартал вы включаете данные за январь–март, за полугодие — за январь–июнь, за девять месяцев — за январь–сентябрь, за год — за весь год. Поквартально в расчёте отражают только те показатели, которые относятся к последнему кварталу: сроки перечисления налога и суммы удержанного налога по датам.
Что значит «нарастающим итогом»
Нарастающий итог означает, что каждый следующий расчёт включает всё, что было в предыдущем, плюс новые месяцы. Суммы доходов, вычетов и исчисленного налога в первом разделе накапливаются с 1 января. Поэтому цифры в отчёте за полугодие не могут быть меньше цифр за первый квартал.
Такой порядок нужен, чтобы налоговая видела картину за год целиком, а не отдельными кусками. По накопленным суммам проверяют, правильно ли вы применили ставки и вычеты. Если вы подадите отчёт только за последний квартал, инспекция увидит расхождение с предыдущими расчётами и потребует пояснений.
Где нарастающий итог, а где только квартал
В расчёте есть две части, и правило для них разное. В первой части отражают обобщённые суммы: доходы, вычеты, исчисленный и удержанный налог. Эти строки заполняют нарастающим итогом с начала года.
Вторая часть устроена иначе. Здесь показывают даты фактического получения дохода, даты удержания налога и сроки перечисления, а также сумму налога по каждой дате. Эти сведения относятся к последнему кварталу отчётного периода. За год во вторую часть попадают данные за октябрь–декабрь.
Не путайте эти два блока. Если вы начнёте накапливать даты выплат с января, отчёт за полугодие будет заполнен неверно. И наоборот, если в первой части укажете только квартальные суммы, расчёт не сойдётся с данными за предыдущие периоды.
Как заполнять по шагам
Сначала соберите выплаты, которые признаются доходом работников, за весь период с начала года. К ним относятся зарплата, премии, отпускные, больничные и другие выплаты по трудовым договорам. Отдельно отметьте выплаты, которые доходом не являются или облагаются частично.
Затем примените вычеты. Стандартные, социальные и имущественные вычеты уменьшают базу с начала года. Если вы предоставляли вычет в одном квартале, он сохраняется и в следующих расчётах — просто переносится в накопленную сумму.
После этого посчитайте налог по каждой ставке отдельно. Исчисленный налог считают с накопленной базы, удержанный — по фактически удержанным суммам. Эти два показателя могут не совпадать, и это нормально: часть налога с последних выплат периода вы удержите уже в следующем месяце.
В конце заполните вторую часть по датам. Каждая выплата даёт свою строку: когда доход получен, когда удержан налог, до какого числа его перечисляют. Крайний срок перечисления привязан к дате удержания, поэтому проверяйте его по календарю, а не по памяти.
Ошибки, которые видит инспекция
Первая и самая частая ошибка — квартальные суммы в первой части вместо накопленных. Расчёт за полугодие оказывается меньше расчёта за первый квартал, и это сразу заметно при сверке.
Вторая ошибка — лишние или пропущенные выплаты во второй части. Например, в отчёт за девять месяцев попадают даты за июль–сентябрь, а выплаты за июнь туда уже не включают. Если включить, суммы разойдутся с первой частью.
Третья ошибка — неверное определение даты фактического получения дохода. Для зарплаты это последний день месяца, для отпускных и больничных — день выплаты. Если поставить не ту дату, сдвинется и срок перечисления налога.
Четвёртая ошибка — забыть про выплаты, которые вы сделали в последние дни квартала. Доход получен в марте, а налог удержан и перечислен в апреле. Такая выплата попадёт в первую часть расчёта за первый квартал, а во вторую — уже в следующий отчёт.
Последствия ошибок
За недостоверные сведения в расчёте предусмотрен штраф. Его размер установлен налоговым кодексом, точную сумму уточняйте в актуальной редакции. Если вы сдали расчёт с опозданием, штраф считают иначе — от суммы налога, подлежащей перечислению.
Ошибки в расчёте могут привести к тому, что инспекция не увидит удержанный налог. Тогда она направит требование о пояснениях, а при расхождениях с данными о ваших платежах может возникнуть недоимка. Разбираться с ней дольше и дороже, чем проверить отчёт перед отправкой.
Исправить ошибку можно уточнённым расчётом. Если вы занизили налог, подайте уточнёнку до того, как это обнаружит инспекция, и доплатите налог и пени. Тогда штрафа за недостоверные сведения не будет.
Частые вопросы
6-НДФЛ сдают нарастающим итогом или за квартал?
Первая часть расчёта заполняется нарастающим итогом с начала года. Вторая часть содержит данные только за последний квартал отчётного периода.
Нужно ли включать в отчёт за полугодие выплаты за первый квартал?
Да, в первой части они входят в накопленные суммы. Во второй части выплаты первого квартала уже не повторяют.
Что будет, если указать в первой части только квартальные суммы?
Расчёт не сойдётся с предыдущим отчётом. Инспекция запросит пояснения по расхождениям.
Можно ли исправить ошибку в уже сданном расчёте?
Да, подайте уточнённый расчёт. Если налог был занижен, доплатите его и пени до обнаружения ошибки инспекцией.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.