Срок хранения 6-НДФЛ отсчитывается после окончания года, за который сдан отчёт. Держите расчёт в архиве, пока не истечёт срок хранения документов, на основании которых он заполнен. Точные сроки зависят от того, какой документ вы храните: сам расчёт, налоговые регистры или первичные документы по выплатам.
Что именно считается отчётом 6-НДФЛ
6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, который налоговый агент сдаёт по выплатам сотрудникам и другим физлицам. Отчёт включает и расчёт за год, и расчёт за первый квартал, полугодие и девять месяцев.
Хранить нужно не только последнюю версию. Если вы сдавали уточнённый расчёт, в архиве остаются и первичный, и корректирующий. Это нужно, чтобы при проверке было видно, что и когда вы исправляли.
Отдельно храните документы, из которых вы брали данные для отчёта: расчётные ведомости, приказы о выплатах, договоры с физлицами, налоговые регистры по НДФЛ. Если проверяющие запросят подтверждение сумм, восстанавливать их по памяти не придётся.
Сколько лет держать расчёт
Единого срока именно для формы 6-НДФЛ в налоговом законодательстве нет. Поэтому ориентируйтесь на общие правила хранения документов налогового учёта и документов, подтверждающих выплаты физлицам.
Практический ориентир для владельца бизнеса: держите расчёт и документы-основания не меньше того срока, в течение которого налоговая может проверить соответствующий период. Если вы не уверены в конкретной цифре для своей ситуации, закладывайте запас в несколько лет — это дешевле, чем восстанавливать документы.
Не выбрасывайте архив сразу после сдачи отчёта и не ограничивайтесь хранением только в электронной системе сдачи. Если доступ к личному кабинету потерян, а файлов на компьютере нет, подтвердить данные будет нечем.
Как организовать хранение
Заведите правило: каждый сданный расчёт и его основания уходят в архив в течение нескольких дней после отправки. Назначьте ответственного — бухгалтера или подрядную организацию, которая ведёт учёт.
Храните файлы в двух местах: на рабочем сервере и на резервном носителе или в облаке с ограниченным доступом. Имя файла делайте понятным: год, период, версия расчёта. Так вы не перепутаете первичный отчёт с уточнённым.
Если отчёт сдавался на бумаге, подшейте его в папку по годам вместе с отметкой о приёме. Электронную квитанцию о сдаче тоже сохраняйте: она подтверждает, что отчёт был принят.
Ведите опись архива. В ней укажите, какие документы за какой год хранятся и где лежат. При смене бухгалтера или переезде офиса опись спасёт от потери документов.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — хранить только файл отчёта без документов-оснований. Проверяющие могут запросить подтверждение выплат, и одним расчётом вы не обойдётесь.
Вторая — удалять архив после закрытия года. Срок хранения не заканчивается вместе с отчётным периодом, он только начинается.
Третья — хранить всё в одном месте. Потеря ноутбука, сбой сервера или увольнение бухгалтера с его рабочего компьютера оставляют вас без документов.
Четвёртая — не сохранять уточнённые расчёты. Если вы исправили ошибку, но старую версию удалили, при проверке сложно объяснить, что именно менялось.
Что будет при утрате документов
Если документы утрачены, восстановите их: запросите выписки по выплатам в банке, поднимите договоры с физлицами, восстановите расчётные ведомости. Это занимает время и не всегда возможно в полном объёме.
При проверке отсутствие подтверждающих документов может привести к тому, что расходы и вычеты не примут, а суммы доначислят. Спорить с инспекцией без бумаг сложно.
Отдельно учтите ситуацию с материальной выгодой. По ст. 212 НК РФ экономия на процентах у работодателя признаётся доходом, и правила по ней применяются к доходам, полученным начиная с 01.01.2024. Если вы выдавали такие займы, документы по ним и по расчёту НДФЛ с выгоды тоже нужно хранить.
Закрытие ООО или ИП
При закрытии бизнеса архив не исчезает вместе с фирмой. Документы по зарплате и налогам нужно передать на хранение или сохранить у себя, если речь об ИП.
Не ликвидируйте доступы к электронной отчётности, пока не убедитесь, что архив выгружен и лежит в надёжном месте. После закрытия восстановить файлы из личного кабинета может быть невозможно.
Частые вопросы
Сколько лет хранить 6-НДФЛ?
Единого срока именно для этой формы нет. Ориентируйтесь на срок хранения документов-оснований и закладывайте запас в несколько лет.
Нужно ли хранить уточнённые расчёты?
Да. Держите и первичный, и корректирующий расчёт: так видно, что и когда вы исправляли.
Можно ли хранить только электронные файлы?
Можно, если есть резервная копия и доступ к ней не зависит от одного сотрудника или одного компьютера. Квитанции о сдаче тоже сохраняйте.
Что делать, если документы утрачены?
Восстановите их по банковским выпискам, договорам и ведомостям. Без подтверждающих документов при проверке суммы могут доначислить.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.