Расчёт 6-НДФЛ сдают все, кто выплачивает доходы физлицам: ООО и ИП с работниками. Форма показывает, сколько налога вы удержали и перечислили, и когда это произошло. Ошибки в датах и суммах приводят к вопросам налоговой и к доначислениям.
Что показывает расчёт и зачем он нужен
6-НДФЛ — это отчёт о ваших расчётах с бюджетом по налогу на доходы физлиц. В нём видно, сколько дохода вы выплатили, сколько налога удержали и перечислили. Инспекция сверяет эти данные с поступлениями на счёт бюджета.
Отчёт состоит из двух частей. Первая — суммы налога по общим правилам. Вторая — даты фактического получения дохода, удержания налога и срок перечисления. Именно вторая часть чаще всего вызывает вопросы.
Если вы выплачиваете доходы только физлицам, расчёт сдаёте за каждый отчётный период. Если выплат не было, отчитываться всё равно нужно: нулевой расчёт подтверждает, что обязанности по удержанию не возникло.
Сроки и порядок сдачи
Сроки зависят от периода. За первый квартал, полугодие и девять месяцев расчёт сдают не позднее последнего дня месяца, следующего за отчётным. За год — не позднее последнего дня следующего года.
Сдавайте отчёт в налоговую по месту учёта. Форма подаётся электронно, если численность работников превышает установленный порог; при меньшей численности допустима бумага. Точный порядок и форматы уточняйте в актуальной редакции нормативных документов.
Перед отправкой проверьте: все ли выплаты попали в расчёт, совпадают ли суммы удержанного налога с платёжками, нет ли расхождений между разделами. Расхождение внутри отчёта налоговая видит сразу.
Ошибки в датах: главный источник проблем
Дата фактического получения дохода и дата удержания налога — разные вещи. Для зарплаты датой получения дохода считается последний день месяца, за который она начислена. Налог удерживают при фактической выплате.
Отсюда типичная ошибка: зарплату за декабрь выплатили в январе, а доход отразили декабрём. Проверяйте, чтобы даты в расчёте соответствовали реальным выплатам, а не периоду начисления.
Вторая частая ошибка — неверный срок перечисления. Налог с отпускных и больничных перечисляют не так, как с зарплаты. Если срок в расчёте не совпадает с платёжным поручением, инспекция может расценить это как неперечисление налога.
Суммы, вычеты и материальная выгода
Проверяйте, что в расчёт попали все облагаемые выплаты: премии, отпускные, больничные, доходы в натуральной форме. Необлагаемые суммы отражаются отдельно, их нельзя смешивать с базой.
Отдельный вопрос — материальная выгода. По ст. 212 НК РФ экономия на процентах по займу от работодателя признаётся доходом. Правила определения базы по такой выгоде менялись, поэтому сверяйтесь с действующей редакцией статьи, а не с прошлогодними примерами.
Имущественные вычеты, которые вы предоставляете работнику, уменьшают базу. По ст. 220 НК РФ вычет может предоставляться в упрощённом порядке на основании сведений из документов, которые налогоплательщик представляет банку. Если работник заявил вычет, проверьте подтверждающие документы и отразите вычет в расчёте корректно.
Что делать, если нашли ошибку
Ошибку в уже сданном расчёте нужно исправить. Подайте уточнённый расчёт за тот же период с верными данными. Если налог был недоплачен, доплатите его и пени.
Не ждите, пока расхождение найдёт инспекция при сверке. Уточнёнка снижает риск штрафа, а добровольная доплата — риск начисления пеней за весь период просрочки.
Если ошибка привела к излишнему удержанию налога у работника, верните разницу. Порядок возврата и сроки обращения за ним устанавливает НК РФ; не возвращайте налог «на словах», оформляйте документы.
Как выстроить работу с расчётом
Соберите все выплаты за период в одном регистре: дата выплаты, вид дохода, сумма, вычет, удержанный налог. Так вы увидите расхождения до заполнения формы.
Сверяйте расчёт с платёжными поручениями по каждому месяцу. Сумма удержанного налога в отчёте должна совпадать с тем, что фактически ушло в бюджет.
Проверяйте даты по каждому сотруднику отдельно, особенно по отпускным, больничным и выплатам при увольнении. Именно здесь чаще всего возникают расхождения.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать нулевой расчёт, если выплат не было?
Да. Отчёт подаётся за каждый период, даже если доходы не начислялись и налог не удерживался.
Что будет, если указать неверную дату удержания налога?
Расчёт придётся уточнить. Расхождение с платёжками инспекция увидит при сверке, и это может привести к вопросам о перечислении налога.
Включать ли в расчёт материальную выгоду по займу работнику?
Да, экономия на процентах по ст. 212 НК РФ признаётся доходом. Базу считайте по действующей редакции статьи.
Можно ли исправить расчёт после сдачи?
Да, подайте уточнённый расчёт за тот же период. Если налог недоплачен, доплатите его и пени.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.