Бухгалтерская отчётность — это документы о деньгах, имуществе и обязательствах вашей компании за период. Формируют её по данным бухгалтерского учёта: каждая цифра должна опираться на проведённый документ. Владельцу бизнеса не нужно знать проводки, но нужно понимать, из чего складываются цифры и кто отвечает за сроки.
Что такое бухгалтерская отчётность и зачем она нужна
Отчётность показывает, сколько у компании денег и имущества, сколько она должна и сколько должны ей, какой получился финансовый результат. Эти цифры нужны вам самим: по ним видно, зарабатывает бизнес или тратит reserves. Их же запрашивают банки при кредите, контрагенты при крупных сделках, налоговая при проверке.
Отчётность — не отчёт бухгалтера перед вами, а официальный документ компании. Подписывает его руководитель. Поэтому ответственность за достоверность цифр лежит на владельце и директоре, а не только на том, кто считал.
На чём строятся цифры отчётности
Основа — первичные документы. Договоры, счета, акты, накладные, кассовые и банковские документы, авансовые отчёты. Нет документа — нет записи в учёте. Если товар пришёл без накладной, а работа выполнена без акта, в отчётности этих операций не будет, и картина исказится.
Второе — полнота. В учёт попадают все операции за период, а не только те, что удобно показать. Третье — сопоставимость: цифры начала и конца периода должны сходиться, остатки переносятся из периода в период.
Четвёртое — своевременность. Операция отражается тогда, когда она произошла, а не когда до неё дошли руки. Пятое — осторожность: доходы не завышают, расходы и обязательства не занижают. Шестое — приоритет содержания над формой: смотрят на суть сделки, а не только на её название в договоре.
Порядок действий для владельца
Сначала определите, кто ведёт учёт. Вариантов три: штатный бухгалтер, бухгалтер на аутсорсе или вы сами. Для ООО и ИП с работниками и заметными оборотами самостоятельный учёт быстро становится рискованным.
Затем соберите документы за период. Проверьте, что все акты и накладные от поставщиков у вас на руках, что банковские выписки полные, что подотчётные суммы закрыты отчётами. Дальше бухгалтер формирует отчётность, а вы её проверяете: сходятся ли остатки на счетах с выписками, нет ли долгов, о которых вы не знаете.
После проверки отчётность подписывают и сдают. Храните документы: при проверке подтверждать цифры придётся именно ими.
Сроки и куда сдавать
Годовую бухгалтерскую отчётность организация сдаёт в налоговую по месту нахождения не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года, если у неё нет обязанности представлять её в виде государственного информационного ресурса (ст. 23 НК РФ). Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухучёт, а также религиозные организации и организации, которые сдают годовую отчётность в Центральный банк Российской Федерации.
Сроки налоговой отчётности зависят от режима. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС сдают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — учёт «по факту оплаты». Заплатили — записали, не заплатили — забыли. В результате отчётность не отражает реальные долги компании.
Вторая — потерянные документы. Если акт от поставщика не дошёл до бухгалтера, расходы и обязательства занижены, а прибыль выглядит больше, чем есть.
Третья — смешивание личных денег владельца и денег компании. Оплата личных покупок с расчётного счёта ООО или с бизнес-карты ИП превращается в операцию, которую нужно правильно оформить, иначе отчётность разойдётся с реальностью.
Четвёртая — сдача в последний день. Любая техническая ошибка в этот момент становится проблемой со сроком. Пятая — подписание отчётности без проверки. Директор отвечает за цифры, поэтому стоит хотя бы сверить ключевые остатки с выписками и документами.
Последствия ошибок — не только штрафы. Искажённая отчётность портит отношения с банками и партнёрами, а при проверке приходится восстанавливать документы и пояснять расхождения.
Частые вопросы
Обязан ли ИП сдавать бухгалтерскую отчётность?
ИП ведут налоговый учёт по своему режиму, а обязанность сдавать годовую бухгалтерскую отчётность по ст. 23 НК РФ установлена для организаций. Уточните свой случай у бухгалтера, если совмещаете разные виды деятельности.
Что будет, если сдать отчётность позже срока?
Сроки по ст. 23 НК РФ и ст. 346.23 НК РФ лучше не нарушать: опоздание создаёт риск претензий и штрафов. Точный размер санкции зависит от конкретной ситуации, поэтому не откладывайте сдачу.
Нужна ли отчётность, если компания не вела деятельность?
Если организация обязана вести бухучёт, отчётность за год формируется и сдаётся независимо от того, были операции или нет. Нулевые показатели тоже нужно подтвердить документами.
Можно ли проверить отчётность самому, без бухгалтера?
Да, по трём вещам: сходятся ли остатки денег с банковскими выписками, совпадают ли долги с актами сверки, нет ли операций без документов. Если хотя бы одно не сходится, попросите бухгалтера объяснить расхождение до подписания.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.