Сдача отчётности по инвалидам касается работодателей, у которых трудятся люди с инвалидностью. Формы и адресаты зависят от того, кто вы: организация или ИП, есть ли у вас наёмные работники с инвалидностью. Ниже — порядок действий и типичные ошибки.
Кто обязан сдавать отчётность
Обязанность возникает у работодателя, который принял на работу человека с инвалидностью. Если таких работников нет, отчитываться по ним не нужно. Само наличие инвалидности у самого владельца бизнеса или у родственника роли не играет — значение имеет только трудовой договор с работником.
Отдельно стоит вопрос квоты для приёма инвалидов. Квоту устанавливает регион, и её размер, а также порядок отчётности о её выполнении зависят от местного законодательства. Уточните действующие правила в вашем регионе, прежде чем готовить документы.
Куда и в какие сроки сдавать
Основной адресат — Социальный фонд России. Туда подают сведения об инвалидности работника и о созданных для него условиях труда. Порядок и сроки подачи устанавливает фонд, поэтому проверяйте актуальные требования на его официальном ресурсе.
Если у вас есть обязанность сдавать налоговую и бухгалтерскую отчётность, её сроки привязаны к налоговому календарю. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Годовую бухгалтерскую отчётность организация представляет не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года, если у неё нет обязанности сдавать её в виде государственного информационного ресурса (ст. 23 НК РФ). Эти сроки не связаны с инвалидностью напрямую, но их пропуск создаёт проблемы бизнесу в целом.
Какие документы подготовить
Соберите документы по каждому работнику с инвалидностью. Нужны справка об инвалидности с указанием группы и срока, индивидуальная программа реабилитации или абилитации, трудовой договор и приказы о приёме на работу. Если для работника созданы специальные условия, подготовьте подтверждающие документы: приказы, акты, фото рабочих мест.
Проверьте, что срок действия справки не истёк. Если инвалидность установлена бессрочно, это должно быть указано в справке. Данные в разных документах должны совпадать: ФИО, дата рождения, группа инвалидности.
Порядок действий
Сначала определите, есть ли у вас работники с инвалидностью и обязанность отчитываться по квоте. Затем уточните в региональном отделении Социального фонда форму и срок подачи сведений. Соберите документы по каждому работнику и сверьте данные.
Подайте сведения в установленный срок и сохраните подтверждение отправки. Если обнаружили ошибку, подайте корректные данные — не ждите, пока её найдут проверяющие. Ведите отдельный список работников с инвалидностью, чтобы не пропустить сроки и изменения.
Ошибки и последствия
Частая ошибка — сдавать отчётность только тогда, когда её потребовали. Обязанность возникает по закону, а не по запросу. Вторая ошибка — неверные данные о группе инвалидности или сроке действия справки. Третья — отсутствие подтверждающих документов о созданных условиях труда.
За непредставление сведений и нарушение сроков предусмотрена ответственность. Точный размер штрафа зависит от конкретного нарушения и нормы, по которой вас привлекают. Кроме штрафа, возможны доначисления и повышенное внимание проверяющих. Если сомневаетесь в форме или сроке, уточните их до отправки — исправить ошибку позже сложнее.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчётность, если у ИП нет работников с инвалидностью?
Нет. Обязанность возникает только при наличии трудовых отношений с работником, у которого есть инвалидность.
Куда подавать сведения об инвалидности работника?
В Социальный фонд России. Актуальные форму и сроки уточняйте в его региональном отделении.
Что будет, если пропустить срок?
Возможен штраф и доначисления. Размер зависит от конкретного нарушения, поэтому лучше подать сведения вовремя или исправить ошибку сразу после обнаружения.
Влияет ли инвалидность владельца бизнеса на отчётность?
Нет. Отчитываться нужно по работникам с инвалидностью, а не по статусу самого предпринимателя.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.