МЧД — это машиночитаемая доверенность в электронной форме. Она подтверждает, что человек, который подписывает и отправляет отчётность, действует от имени организации или ИП на законных основаниях. Без действующей доверенности электронная подпись сотрудника или стороннего бухгалтера не даёт ему права сдавать декларации за вашу компанию.
Когда доверенность нужна
Отчётность в ФНС можно отправить двумя способами. Первый — сам владелец бизнеса или ИП подписывает документы своей электронной подписью. Второй — за него это делает другой человек: штатный бухгалтер, приходящий специалист, сотрудник бухгалтерской фирмы.
Во втором случае нужны два элемента. Первый — электронная подпись самого представителя. Второй — документ, который подтверждает его полномочия. Раньше для этого хватало бумажной доверенности, теперь налоговая принимает полномочия в машиночитаемом виде.
Если сотрудник подписывает декларацию без такой доверенности, для налоговой он никто. Отчётность считается неподписанной и не сданной, даже если файл технически ушёл.
Что такое МЧД и зачем её ввели
МЧД — доверенность, оформленная в электронном виде по единому формату. Из неё программа налоговой автоматически считывает, кто именно вам доверяет, кому, на что и на какой срок.
Раньше каждый оператор и каждая площадка хранили доверенности по-своему. Проверить полномочия было сложно, а подделать бумажную доверенность — легко. МЧД решает обе задачи: она хранится в распределённом реестре, а проверка идёт автоматически.
Для вас как для владельца бизнеса это значит одно. Если отчётность готовит и подписывает не вы лично, доверенность нужно оформить заранее, а не в день сдачи.
Как оформить доверенность
Порядок действий такой.
- Определите, кто будет подписывать отчётность. Это может быть штатный сотрудник или внешний бухгалтер.
- Выпустите этому человеку электронную подпись. Подпись оформляется на его имя, а не на имя директора.
- Оформите МЧД от имени организации или ИП. В доверенности укажите полномочия на подписание и сдачу налоговой отчётности.
- Подпишите доверенность своей электронной подписью как руководитель или ИП.
- Передайте доверенность представителю. Он приложит её к отправляемым документам.
- Проверьте, что доверенность видна в реестре и действует на момент отправки.
Отдельно проверьте срок. Если доверенность оформлена на год, а вы сдаёте годовую декларацию позже, полномочий может уже не быть.
Какие сроки важно не пропустить
Доверенность нужна к моменту сдачи отчётности, а не когда-нибудь потом. Вот ближайшие ориентиры.
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка УСН на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Если декларацию подписывает представитель, доверенность должна действовать на каждую из этих дат. Продлите её заранее, если срок заканчивается.
Частые ошибки
Доверенность оформлена на фирму, а подписывает сотрудник. Полномочия должны быть у конкретного человека с конкретной подписью. Иначе налоговая не свяжет подпись с доверенностью.
В доверенности нет нужных полномочий. Если вы указали только право представлять интересы в налоговой, а не подписывать декларации, отправка не пройдёт. Проверьте формулировки перед подписанием.
Доверенность истекла. Самая частая причина отказа в середине года. Поставьте напоминание за месяц до окончания срока.
Сменился бухгалтер, а доверенность осталась. Старую доверенность отзовите. Иначе прежний сотрудник формально сохраняет право подписывать вашу отчётность.
Доверенность есть, но её нет в реестре. Если документ не попал в реестр, для налоговой он не существует. Проверьте статус после оформления.
Последствия, если доверенности нет
Декларация считается неподписанной. Для налоговой это равно несданной отчётности. Дальше — блокировка счёта и требования пояснений.
По НДС ошибка обходится дороже. Декларацию по этому налогу подают только в электронной форме (ст. 174 НК РФ), поэтому сбой с доверенностью означает, что отчётность не принята.
Восстановить всё можно, но придётся оформлять доверенность и сдавать документы заново. Если срок уже прошёл, разбирательство с налоговой займёт время.
Проверьте сейчас, кто подписывает вашу отчётность и есть ли у этого человека действующая МЧД. Это займёт несколько минут, а сэкономит недели.
Частые вопросы
Можно ли сдавать отчётность без МЧД?
Да, если декларацию подписывает сам руководитель организации или ИП своей электронной подписью. Доверенность нужна только тогда, когда за вас подписывает другой человек.
Нужна ли отдельная доверенность на каждый отчёт?
Нет. В одной МЧД можно указать полномочия на подписание и сдачу налоговой отчётности в целом. Главное, чтобы срок действия покрывал даты отправки.
Что будет, если сотрудник отправит декларацию без доверенности?
Для налоговой документ будет считаться неподписанным, то есть несданным. Отчётность придётся отправлять заново, уже с действующей доверенностью.
Как отозвать доверенность у уволившегося бухгалтера?
Оформите отзыв в том же порядке, в котором выдавали доверенность, и проверьте, что статус изменился в реестре. После этого прежний сотрудник не сможет подписывать ваши документы.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.