Закрытие года прошло хорошо, если вы понимаете цифры в отчётности и можете объяснить их своими словами. Проверять это стоит не по толщине папки с документами, а по нескольким простым вещам: сходятся ли суммы, есть ли подтверждающие документы, задаёт ли бухгалтер вам вопросы. Ниже — что посмотреть самому и о чём спросить.
Отчётность сходится сама с собой
Первое, что доступно владельцу без специальных знаний, — арифметика. Попросите итоговые формы за год и сравните ключевые суммы между собой: они должны совпадать там, где речь об одном и том же. Если цифры расходятся, значит, где-то ошибка или нестыковка, и это повод задать вопрос до сдачи отчётности.
Спросите, из чего сложился финансовый результат. Хороший признак — когда бухгалтер называет конкретные статьи: выручку, крупные расходы, зарплату, налоги. Плохой — ответ в духе «так получилось по программе».
У каждой суммы есть документ
Качественный учёт держится на первичных документах. По любой крупной операции вы должны получить подтверждение: договор, счёт, акт, накладную, платёжку. Если бухгалтер просит вас донести документы, это нормальная работа, а не придирки.
Проведите простой тест. Возьмите несколько самых больших платежей за год и попросите показать, чем они подтверждены. Если по каждому есть документы и понятно, к какой операции они относятся, — учёт ведётся нормально. Если часть операций «висит» без бумаг, риск переносится на следующий год.
Вы получаете понятную картину, а не только формы
Хорошее закрытие года заканчивается не отправкой отчётности, а разговором с вами. Вам должны объяснить, что показали цифры, откуда взялись налоги и что изменится в следующем году. Формулировки должны быть на вашем языке, без терминов, которые вы не можете пересказать партнёру.
Полезно заранее попросить короткую сводку: сколько начислено налогов, какие суммы остались к уплате, есть ли задолженность и переплата. Такую сводку можно сверить с платежами, которые вы видели в банке.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы до того, как отчётность уйдёт. Ответы покажут, насколько уверенно ведётся учёт.
- Все ли операции за год отражены, нет ли чего-то, что ждёт документов?
- Сходятся ли данные учёта с банковскими выписками и кассой?
- Какие суммы налогов начислены и всё ли уплачено?
- Есть ли расхождения, которые нужно исправить, и что для этого нужно от вас?
- Что стоит изменить в работе в следующем году, чтобы не повторять проблемы?
Если на часть вопросов нет внятного ответа, это сигнал разобраться глубже.
Тревожные сигналы
Насторожиться стоит в нескольких случаях. Бухгалтер избегает конкретики и отвечает общими словами. Документы запрашиваются в последний момент, когда сроки уже поджимают. Вы не видите связи между своей реальной деятельностью и цифрами в отчётности.
Отдельный сигнал — когда вам предлагают «оптимизировать» что-то без объяснения последствий. Решения должны быть понятны вам до того, как их применили, а не после.
Что делать при проблемах
Сначала соберите факты: какие суммы не сходятся, по каким операциям нет документов, на какие вопросы вы не получили ответа. С этим списком проще вести разговор и не спорить о впечатлениях.
Затем обсудите ситуацию с тем, кто ведёт учёт, и зафиксируйте, что и в какие сроки будет исправлено. Если ответы по-прежнему расплывчаты, разумно получить второе мнение по документам за год. Спокойнее сделать это до сдачи отчётности, чем разбираться с последствиями позже.
Частые вопросы
Как понять, что год закрыт хорошо, если я не разбираюсь в бухучёте?
Смотрите на понятность: вы можете объяснить своими словами, откуда взялись налоги и финансовый результат. Если нет — попросите объяснить.
Обязательно ли проверять все документы за год?
Нет. Достаточно выборочно посмотреть самые крупные операции и убедиться, что по каждой есть подтверждение.
Что делать, если бухгалтер не отвечает на вопросы по цифрам?
Соберите конкретные расхождения и задайте вопросы письменно. Если ясности не появилось, получите второе мнение по документам за год.
Когда лучше задавать вопросы по закрытию года?
До сдачи отчётности. Исправить ошибки заранее проще, чем разбираться с ними после.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.