Хороший бухгалтер отвечает на вопросы о деньгах сразу и по существу. Он сам показывает вам отчёты, а не ждёт, пока вы их попросите. Если цифры приходится вытягивать или они каждый раз «уточняются», это повод разобраться.
Отчётность приходит сама и вовремя
Спросите себя: когда вы последний раз видели отчёт о прибылях и убытках? Если ответ «не помню» или «когда просил», это плохой знак. Бухгалтер, который не боится цифр, присылает их по графику: раз в месяц или раз в квартал, без напоминаний.
Хороший признак — у отчётов постоянная форма. Вы смотрите на одни и те же строки и видите динамику: выручка, расходы, прибыль, налоги, долги. Если каждый раз приходит что-то новое и непривычное, сравнить периоды не получится.
Ещё один признак — к отчёту приложено короткое пояснение. Не таблица ради таблицы, а пара фраз: что выросло, что упало, на что обратить внимание. Бухгалтер понимает, что вы не читаете проводки, и переводит их на язык денег.
На вопросы отвечают сразу
Задайте простой вопрос: сколько мы заплатили налогов в этом месяце и за что именно? Ответ должен быть точным и быстрым. Если в ответ звучит «сейчас подниму, посмотрю, там сложно», это сигнал.
Проверьте, как бухгалтер реагирует на неудобные вопросы. Например: почему расходы выросли, почему прибыль есть, а денег на счёте нет, почему поставщик жалуется на долг. Открытый бухгалтер объясняет причину и показывает, где это видно в учёте. Закрытый — переводит разговор на «вам этого не понять» или на общие слова.
Спросите напрямую: какие у нас сейчас риски? Хороший ответ содержит конкретику — просроченные документы, спорные операции, долги контрагентов. Если в ответ вы слышите «всё нормально», а вы знаете, что не всё, доверия к такому учёту мало.
Вы можете сами заглянуть в цифры
Вам не нужно знать план счетов, чтобы сделать несколько проверок. Попросите показать обороты по расчётному счёту и сравнить их с тем, что отражено в учёте. Расхождения бывают, но у них должна быть понятная причина.
Сверьте налоги. Попросите список начисленных и уплаченных сумм за период. Суммы должны совпадать или расхождение должно объясняться. Если бухгалтер избегает этой сверки, значит, ему есть что скрывать.
Посмотрите на дебиторскую и кредиторскую задолженность. Вы должны видеть, кто вам должен и кому должны вы. Если этот список существует только в голове бухгалтера, вы не управляете деньгами, а узнаёте о проблемах постфактум.
Проверьте, как хранятся документы. Первичка должна быть в порядке и доступна: договоры, акты, накладные, чеки. Если на просьбу показать документ по конкретной сделке отвечают «поищу», это тревожно.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — цифры меняются задним числом. Сегодня отчёт один, завтра тот же период выглядит иначе, и внятного объяснения нет. Так бывает при исправлении ошибок, но тогда бухгалтер говорит об этом прямо.
Второй — вам показывают только итог, без расшифровки. Прибыль есть, а из чего она сложилась, непонятно. Хороший учёт всегда можно разложить на составляющие.
Третий — бухгалтер просит не задавать вопросов и ссылается на занятость. Понятно, что работы много, но отчёт для владельца — часть этой работы, а не одолжение.
Четвёртый — вы узнаёте о проблеме от налоговой, банка или контрагента, а не от своего бухгалтера. Так быть не должно.
Пятый — нет доступа к документам и программам. Если учёт полностью закрыт от вас, вы зависите от одного человека и не можете проверить ничего.
Что делать, если сигналы есть
Начните с разговора. Скажите прямо, какие отчёты и с какой периодичностью вы хотите получать. Договоритесь о короткой встрече или созвоне по итогам периода. Многие вопросы снимаются, когда ожидания проговорены.
Попросите провести сверку: налоги, задолженности, остатки. Это нормальная рабочая процедура, а не недоверие. По результатам станет видно, есть ли реальные расхождения.
Если после разговора ничего не меняется, рассмотрите смену бухгалтера. Перед этим запросите у текущего бухгалтера документы и доступы: учётную базу, первичку, отчётность. Передача дел — обычная ситуация, и к ней должны отнестись спокойно.
Новому бухгалтеру дайте посмотреть учёт до подписания договора. Пусть он скажет, в каком состоянии дела и что придётся восстанавливать. Так вы увидите картину до того, как доверите учёт дальше.
Частые вопросы
Как часто владелец должен получать отчёты?
Достаточно регулярно, чтобы видеть динамику и успевать реагировать. Конкретную периодичность согласуйте с бухгалтером и зафиксируйте в договоре.
Нормально ли, что бухгалтер не показывает проводки?
Да, вам не нужны проводки. Нужны понятные цифры: выручка, расходы, прибыль, налоги, долги. Если бухгалтер переводит их на язык денег, всё в порядке.
Что делать, если цифры в отчёте не сходятся с выпиской банка?
Спросите о причине расхождения. У него должно быть объяснение и подтверждающие документы. Если объяснения нет, это повод для серьёзной проверки учёта.
Можно ли проверить бухгалтера, не разбираясь в учёте?
Да. Сверьте налоги и задолженности, попросите расшифровку прибыли, посмотрите, доступна ли первичка. Эти проверки не требуют специальных знаний.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.