Качественный учёт — это когда данные в программе совпадают с тем, что реально происходит в бизнесе: деньги на счетах, товары на складе, долги контрагентов. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках. Достаточно сверить несколько цифр и задать бухгалтеру несколько вопросов.
Начните с денег
Откройте банковскую выписку за месяц и сравните остаток на конец периода с остатком по программе. Суммы должны совпадать до копейки. Если есть расхождение, попросите объяснить, откуда оно взялось.
Отдельно посмотрите на кассу. Если наличные операции ведутся, остаток по кассе в программе должен совпадать с фактическими деньгами в ящике. Разница — сигнал, что операции вносились не вовремя или не все.
Проверьте, что каждая крупная операция по счёту имеет основание: договор, счёт, акт, накладную. Если бухгалтер не может быстро показать документ под платежом, значит, операция проведена «по факту денег», без привязки к сделке.
Сверьте склад и обязательства
Возьмите список того, что физически лежит на складе, и сравните с остатками в программе. Расхождения бывают даже при хорошем учёте, но они должны быть объяснимы: пересорт, списание, ошибка в приёмке. Если расхождение большое и никто не может его объяснить, учёт товаров не ведётся.
Посмотрите на дебиторскую и кредиторскую задолженность. В программе должен быть список тех, кто должен вам, и тех, кому должны вы. Сверьте его с реальностью: позвоните паре контрагентов или посмотрите акты сверки. Долги, которых нет в программе, — прямой риск потерять деньги.
Проверьте, что закрывающие документы по сделкам попадают в учёт в том же периоде, когда прошла отгрузка или оплата. Если документы «висят» и проводятся позже, отчётность будет искажена.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Спросите, как ведётся раздельный учёт, если у вас несколько направлений или видов деятельности. Попросите показать, где в программе видно результат по каждому из них.
Уточните, кто и когда делает сверку с банком и с контрагентами. Регулярная сверка — признак того, что учёт живой, а не собранный перед сдачей отчётности.
Спросите, что происходит с первичными документами: где они хранятся, как попадают в программу, кто проверяет их полноту. Если ответ сводится к «мы всё подшиваем», попросите показать конкретную сделку от договора до проводки.
Поинтересуйтесь, как формируется отчётность и на основании чего. Бухгалтер должен уметь объяснить любую цифру в отчёте, а не только назвать форму.
Тревожные сигналы
Первый признак проблем — вы не можете получить простой отчёт: сколько заработали, сколько должны, сколько товара на складе. Если на такие вопросы уходит несколько дней или ответы каждый раз разные, учёт не работает.
Второй сигнал — расхождения, которые объясняют словами «так исторически сложилось» или «это не влияет». Любое расхождение либо объяснимо, либо это ошибка.
Третий — бухгалтер избегает сверок и просит не трогать данные в программе. Четвёртый — документы подписываются задним числом или восстанавливаются перед проверкой.
Пятый — вы не видите, кто и что менял в программе. Хороший учёт оставляет след: видно, когда и кем внесена операция.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте расхождения письменно: что сверили, что не сошлось, на какую сумму. Это основа для разговора с бухгалтером и для дальнейших решений.
Попросите план исправления: какие операции нужно восстановить, какие документы запросить у контрагентов, в какие сроки всё привести в порядок. План должен быть конкретным, с ответственными и датами.
Если расхождения крупные или касаются отчётности, имеет смысл провести независимую проверку учёта. Она покажет реальное состояние дел и поможет решить, продолжать работу с текущим бухгалтером или менять подход.
После исправления настройте регулярную сверку: раз в месяц смотреть банк, склад и долги. Это занимает немного времени, но позволяет ловить ошибки сразу, а не перед сдачей отчётности.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Сверка остатков с банком, складом и долгами не требует знания проводок. Достаточно сравнить цифры и попросить объяснить расхождения.
Как часто нужно сверять данные?
Оптимально — раз в месяц, после закрытия периода. Тогда ошибки находятся быстро, пока документы и детали сделок ещё свежи в памяти.
Что делать, если бухгалтер отказывается объяснять цифры?
Это само по себе тревожный сигнал. Попросите письменные пояснения и рассмотрите независимую проверку учёта.
Нужно ли менять бухгалтера при первой же ошибке?
Не обязательно. Ошибки бывают у всех. Решение зависит от того, признаёт ли бухгалтер проблему и есть ли у него план её исправить.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.