Качественный учёт — это когда за каждой операцией с контрагентом стоит документ: договор, счёт, акт, накладная, чек. Если документов нет, в отчётности появляются суммы, которые вы не сможете объяснить при проверке. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Почему это ваша зона риска, а не только бухгалтера
Ответственность за достоверность учёта и отчётности несёт руководитель. Бухгалтер ведёт учёт, но подписываете отчётность и отвечаете за неё вы. Поэтому вопросы «а чем подтверждена эта сумма» задавать нормально и нужно.
Сделка без документов — это не только формальность. Вы не докажете расходы, не подтвердите вычет, не объясните происхождение оплаты. Всё это всплывает при проверке или при споре с контрагентом.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Хороший учёт узнаётся по нескольким простым вещам. Проверьте, есть ли они у вас.
- Вы получаете регулярный отчёт: сколько денег на счетах и в кассе, кто вам должен, кому должны вы, какая прибыль.
- К каждой сумме в отчёте бухгалтер может быстро приложить документ.
- Сверки с контрагентами проводятся, а не откладываются до конца года.
- Первичные документы хранятся в порядке: по контрагентам, по датам, в электронном виде с доступом для вас.
- Бухгалтер сам сообщает о проблемах: не хватает документа, контрагент не отвечает, оплата пришла без основания.
Если хотя бы половины этого нет, стоит копнуть глубже.
Что владелец может проверить сам
Начните с простого — с денег. Возьмите выписку по расчётному счёту за месяц и посмотрите на поступления и списания. По каждой операции задайте себе вопрос: какой документ её подтверждает? Если ответа нет, запишите контрагента и сумму.
Дальше сверьте список контрагентов из выписки со списком тех, с кем у вас есть договоры. Появились незнакомые названия — выясняйте, откуда они. Бывает, что оплата прошла по ошибке, а бывает, что бухгалтер отразил операцию, которой вы не знаете.
Попросите акт сверки с ключевыми контрагентами. Сверка показывает, совпадает ли ваша задолженность с их данными. Расхождения — сигнал, что где-то потерян документ или операция отражена неверно.
Проверьте, как хранятся документы. Попросите найти акт по конкретной сделке за прошлый период. Если поиск занимает дни или документ «не сохранился», это плохой признак.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы конкретно, не «как дела с учётом», а по существу.
- По каким сделкам за период нет подтверждающих документов и что вы делаете, чтобы их получить?
- Как вы проверяете контрагента перед сделкой: есть ли договор, реквизиты, полномочия подписанта?
- Где хранятся первичные документы и как мне получить к ним доступ?
- Какие суммы в отчётности вызывают у вас сомнения и почему?
- Что будет, если документ от контрагента так и не придёт?
Ответы «всё нормально» и «не переживайте» — не ответы. Вам нужны факты и перечень конкретных сделок.
Тревожные сигналы
Обратите внимание, если:
- бухгалтер не может быстро показать документ по операции;
- в учёте есть контрагенты, которых вы не помните;
- акты и накладные подписаны, но вы их не видели;
- сверки не проводятся или проводятся только по вашей просьбе;
- отчёты приходят нерегулярно или только по запросу;
- на ваши вопросы о документах отвечают общими словами;
- документы хранятся только у бухгалтера, без вашего доступа.
Один сигнал — повод уточнить. Несколько сразу — повод менять порядок работы.
Что делать при проблемах
Сначала соберите факты: список сделок без документов, переписку, выписки. С этим уже можно разговаривать предметно.
Запросите у контрагентов недостающие документы сами — иногда быстрее получить акт напрямую, чем через бухгалтера. Введите правило: сделка закрывается только когда есть полный комплект документов.
Если учёт запущен, обсудите восстановление документов и порядок дальнейшей работы. Иногда проще передать учёт другому исполнителю, но сначала убедитесь, что у вас есть все первичные документы и доступы.
Частые вопросы
Как понять, что сделка с контрагентом не подтверждена документами?
Сопоставьте операции по банку с договорами и закрывающими документами. Если по оплате или поступлению нет договора, акта, накладной или счёта, сделка не подтверждена.
Обязан ли я проверять учёт, если есть бухгалтер?
Да, отчётность подписываете вы и отвечаете за неё тоже вы. Регулярная проверка — это не недоверие, а способ вовремя заметить проблему.
Что делать, если контрагент не присылает закрывающие документы?
Запросите документы письменно и сохраните переписку. Пока документов нет, не считайте сделку закрытой и обсудите с бухгалтером, как отразить её в учёте.
Можно ли восстановить документы по прошлым сделкам?
Часто да: запросите копии у контрагентов, банка и в электронных системах обмена документами. Начните с самых крупных сумм — они несут основной риск.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.