Проверка подписи налоговой — это ситуация, когда инспекция проверяет, может ли она законно направлять вам документы в электронном виде и получать их от вас. Основание — ст. 23 НК РФ: обязанность получать документы от налогового органа считается исполненной, только если у вас есть договор с оператором электронного документооборота и действующий квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Если чего-то нет, электронный обмен не работает, и это создаёт риск для бизнеса.
Что именно проверяет налоговая
Инспекция смотрит на два элемента. Первый — договор с оператором электронного документооборота на оказание услуг по обеспечению ЭДО либо на передачу прав на использование программного обеспечения для ЭДО. Второй — квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи.
Оба элемента должны быть у вас либо у вашего уполномоченного представителя. Если документы получает представитель, обязанность считается исполненной при наличии в налоговом органе документов, подтверждающих его полномочия на получение документов. Когда представитель — юридическое лицо, нужны ещё документы на физическое лицо — владельца сертификата, кроме случая, когда это физическое лицо является законным представителем такой организации.
Проверьте, что сертификат действует на дату обмена и что в налоговом органе по месту учёта есть сведения о вашем договоре с оператором. Если вы меняли оператора или руководителя, старые данные могут не совпадать с новыми.
Как проходит проверка и что вы получите
Если речь о камеральной или выездной проверке, её результаты оформляются актом по ст. 100 НК РФ. В акте указывают лиц, проводивших проверку, их должности и наименование налогового органа, период проверки, наименование налога, даты начала и окончания проверки, адрес места нахождения организации или места жительства физического лица.
Для выездной проверки в акте есть дата и номер решения руководителя или заместителя руководителя налогового органа о её проведении. Для камеральной — дата представления декларации или расчёта и иных документов. Также в акт включают перечень документов, которые вы представили в ходе проверки.
Акт в течение пяти дней с даты его составления должен быть вручён вам или вашему представителю под расписку либо передан иным способом, свидетельствующим о дате получения. Этот срок важен: если акт не вручён и не передан, вы вправе зафиксировать нарушение и заявить об этом.
Порядок действий владельца бизнеса
Шаг 1. Сверьте договор с оператором ЭДО. Он должен быть действующим, а услуги — покрывать обмен документами с налоговым органом по месту учёта.
Шаг 2. Проверьте сертификат ключа проверки электронной подписи. Убедитесь, что он не истёк и что владелец сертификата — то лицо, которое фактически подписывает документы.
Шаг 3. Если документы получает представитель, подготовьте документы о его полномочиях и передайте их в налоговый орган. Без них обязанность не считается исполненной.
Шаг 4. Направляйте заявления и уведомления в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью лица, которое их представляет, или его представителя, если иное не предусмотрено НК РФ. Такие документы можно подать и через многофункциональный центр.
Шаг 5. Если вы формируете запрос в налоговый орган в электронной форме, заверьте его усиленной квалифицированной электронной подписью. Для физического лица, направляющего запрос через единый портал государственных и муниципальных услуг, предусмотрена усиленная неквалифицированная электронная подпись, созданная в установленной инфраструктуре.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — договор с оператором ЭДО есть, но он не покрывает обмен с нужной инспекцией. Формально бумага подписана, а обязанность не исполнена.
Вторая — сертификат оформлен на сотрудника, который уволился или больше не подписывает документы. Проверьте, кто указан владельцем сертификата.
Третья — представитель действует без подтверждённых полномочий в налоговом органе. Документы о полномочиях должны быть там до начала обмена.
Четвёртая — подпись не соответствует типу документа. Заявления и уведомления в электронной форме заверяются усиленной квалифицированной подписью, а не упрощённой.
Пятая — вы не фиксируете дату получения акта проверки. Расписка или иной способ передачи с подтверждением даты защищают вас при споре о сроках.
Последствия и что делать дальше
Если обязанность по получению документов не исполнена, инспекция может считать, что вы не получили требования и решения. Тогда вы узнаете о них позже, а сроки на ответ и обжалование уже пройдут.
Приведите в порядок договор с оператором и сертификаты. Проверьте, есть ли в налоговом органе документы о полномочиях представителя. Настройте получение документов так, чтобы уведомления приходили ответственному сотруднику, а не в забытую папку.
Если вы получили акт проверки, зафиксируйте дату вручения и сверьте его содержание с требованиями ст. 100 НК РФ. При расхождениях готовьте возражения.
Частые вопросы
Достаточно ли иметь сертификат электронной подписи, чтобы налоговая считала обязанность исполненной?
Нет. Нужен ещё действующий договор с оператором электронного документооборота на обеспечение ЭДО или на передачу прав на программное обеспечение для него.
Что делать, если документы получает представитель?
Передайте в налоговый орган документы, подтверждающие его полномочия на получение документов. Если представитель — юридическое лицо, нужны также документы на физическое лицо — владельца сертификата.
В какой срок мне должны вручить акт проверки?
В течение пяти дней с даты акта. Вручают под расписку или передают иным способом, который подтверждает дату получения.
Чем заверять заявления и уведомления в электронной форме?
Усиленной квалифицированной электронной подписью лица, которое их представляет, или его представителя, если иное не предусмотрено НК РФ.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.