Качество бухучёта проверяется не по толщине папок, а по тому, сходятся ли цифры между собой и с реальностью. Владелец может сам запросить несколько сверок и задать бухгалтеру прямые вопросы. Ниже — пять вопросов и проверки, которые вы вправе делать в любой момент.
Вопрос первый: сходятся ли расчёты с бюджетом?
Попросите сверку по налогам и взносам. Бухгалтер формирует её через сервис отправки отчётности или запрашивает в налоговой. В сверке видно, что начислено, что уплачено и что числится за вами.
Смотрите на три вещи. Первое — нет ли задолженности, о которой вы не знали. Второе — нет ли переплаты, которая «зависла» и не работает на вас. Третье — совпадают ли суммы в сверке с тем, что бухгалтер показывал вам в своих отчётах.
Если по сверке есть расхождение, спросите, откуда оно и что сделано, чтобы его закрыть. Ответ «там всё нормально» без пояснения — повод копать дальше. Расхождение само не исчезнет: оно либо превращается в пеню, либо блокирует часть операций по счёту.
Вопрос второй: как выглядят расчёты с контрагентами?
Сверка с поставщиками и покупателями показывает, кто кому сколько должен. Попросите список контрагентов, по которым есть расхождения, и акты сверки с ними.
Проверьте сами: позвоните двум-трём ключевым партнёрам и попросите подтвердить остаток долга. Если ваш учёт говорит одно, а партнёр другое — проблема в первичных документах. Возможно, потеряна накладная, не проведён акт или оплата «висит» без назначения.
Отдельно посмотрите на «зависшие» авансы и долги, которым уже много времени. Старые остатки по контрагентам — частый признак того, что документы вносят с опозданием или не вносят вовсе.
Вопрос третий: что происходит с кассой и счётом?
Попросите свести остатки по банку и кассе с тем, что учтено в бухгалтерии. Банковская выписка — ваш независимый источник: она есть у вас, и её нельзя «подрисовать».
Сравните несколько дней: суммы поступлений и списаний в выписке и в учёте должны совпадать. Если бухгалтер говорит, что операции «пока не проведены», уточните, за какой период и когда будут проведены.
Отдельно спросите про наличные. Если вы снимаете деньги на личные нужды, у этого должно быть оформленное основание. Наличные, которые просто «вынули из кассы», рано или поздно всплывут как недостача или как доход, с которого придётся платить.
Вопрос четвёртый: как проверяется отчётность перед сдачей?
Хороший признак — когда отчётность перед отправкой кто-то проверяет, а не сдаёт «как получилось». Спросите, какие контрольные соотношения бухгалтер смотрит и что делает, если они не сходятся.
Попросите показать вам итоговые цифры простым языком: сколько доходов, сколько расходов, сколько налогов к уплате. Вы не обязаны знать проводки, но общую картину понимать должны.
Задайте вопрос про изменения в учёте за год: что поменялось в вашей ситуации — появились новые сотрудники, новый вид деятельности, крупная сделка. Если бухгалтер не может объяснить, как это отражено, значит, это отражено наугад.
Вопрос пятый: кто отвечает за сроки?
Спросите прямо: как вы узнаете, что отчётность сдана, а налоги уплачены? Ответ должен быть конкретным: кто формирует платёжку, кто проверяет срок, кто подтверждает вам результат.
Попросите присылать вам короткое подтверждение после каждой сдачи — квитанцию о приёме или выписку из личного кабинета. Это не недоверие, это ваш документ на случай спора.
Проверьте, есть ли у вас доступ к своей отчётности. Вы как владелец вправе видеть, что сдано от вашего имени. Если доступ есть только у бухгалтера, вы зависите от чужой аккуратности.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Первый сигнал — вам не дают сверки или отвечают общими словами. Второй — цифры в разных отчётах не бьются между собой. Третий — вы узнаёте о долге перед бюджетом от налоговой, а не от бухгалтера. Четвёртый — документы вносят месяцами позже, и это уже система, а не разовая задержка.
Что делать при любом из них. Зафиксируйте письменно, какие сверки и за какой период вы просите. Дайте разумный срок на ответ. Если расхождения подтвердились, обсудите план: что исправляют, в каком порядке, кто за это отвечает.
Если ответов нет или они не меняют ситуацию, ищите другого бухгалтера или компанию. Передача дел — это отдельная процедура: запросите перечень документов и базу, убедитесь, что вам передают всё, а не только последний квартал.
И последнее. Не ждите годового отчёта, чтобы посмотреть на цифры. Регулярная сверка раз в месяц или квартал занимает немного времени и стоит дешевле, чем разбор последствий.
Частые вопросы
Как часто просить сверку с бюджетом?
Достаточно регулярно, например раз в квартал, и обязательно перед сдачей годовой отчётности. Если вы недавно сменили бухгалтера или у вас была реорганизация, сверьтесь сразу.
Я не разбираюсь в проводках. Как мне проверить учёт?
Сравнивайте не проводки, а источники: банковскую выписку, договоры с партнёрами, квитанции о сдаче отчётности. Если учёт расходится с этими документами, значит, проблема есть.
Что делать, если партнёр не подтверждает долг?
Разберитесь в первичных документах: есть ли подписанные накладные и акты, прошла ли оплата. По итогам либо исправляют учёт, либо готовят претензию партнёру.
Можно ли проверить работу бухгалтера, не мешая ему?
Да. Попросите присылать вам короткий отчёт по итогам периода: остатки, начисления, что сдано. Так вы видите картину, не вмешиваясь в текущую работу.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.