Расхождение в копейках при сверке с поставщиком — повод разобраться, а не отмахнуться. Мелкая разница обычно означает, что где-то не сходится документ, дата или сумма, и та же ошибка может тянуться из месяца в месяц. Крупное сальдо при этом бывает нормальным, а копейка — признаком того, что учёт ведётся небрежно.
Почему копейка важнее крупного сальдо
Крупное расхождение видно сразу: оно бросается в глаза, его начинают искать и находят причину. Копейка же живёт незаметно. Её списывают на округление, и ошибка остаётся в учёте.
За мелкой разницей часто стоит системная проблема. Например, документ проведён дважды, не тот период или не тот договор. Если такое происходит регулярно, значит, проверка документов при вводе не налажена.
Ещё копейки накапливаются. Из месяца в месяц одна и та же неточность превращается в сумму, которую уже трудно объяснить. Разбираться с ней придётся при закрытии года или при запросе от контрагента.
Что владелец может проверить сам
Начните с акта сверки с одним-двумя крупными поставщиками. Запросите его у контрагента и сравните с тем, что видите в своём учёте. Смотрите не только итог, но и список документов: совпадают ли даты, номера и суммы.
Проверьте, есть ли по каждому поставщику договор и все первичные документы. Если поставка была, а документа нет, в учёте появится долг или, наоборот, лишняя оплата. Это видно по расхождению.
Посмотрите на оплаты. Спросите, как в учёте разнесены платежи: по какому счёту, договору, периоду. Ошибка в разнесении даёт расхождение, даже когда деньги переведены верно.
Сделайте простую выборку: возьмите несколько последних поставок и пройдите путь от счёта поставщика до записи в учёте. Если на каждом шаге документ находится и сумма сходится, учёт в этой части в порядке.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как часто делается сверка с поставщиками и кто её инициирует. Ответ «когда попросят» означает, что проверка не входит в routine. Ответ с периодичностью и порядком — хороший знак.
Уточните, что происходит при обнаружении расхождения. Кто его ищет, как фиксирует причину и что делает, чтобы оно не повторилось. Важно, чтобы у ошибки находилась причина, а не только исправлялась сумма.
Спросите, какие документы бухгалтер запрашивает у вас и как быстро. Если первичка приходит с опозданием, расхождения неизбежны. Хорошо, когда порядок передачи документов описан и соблюдается.
Попросите показать, как выглядит учёт по конкретному поставщику: договор, документы, оплаты, сальдо. Если бухгалтер может провести вас по этой цепочке, значит, он понимает свой участок.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — расхождения есть, но их причину никто не называет. Списывать разницу на округление без разбора нельзя: так ошибка остаётся и повторяется.
Второй — сверка делается только по вашей просьбе или только перед отчётностью. Тогда в течение года расхождения копятся, а разбираться с ними приходится в спешке.
Третий — нет подтверждающих документов по части операций. Если поставка или оплата не подкреплена бумагами, учёт держится на словах, и проверить его нельзя.
Четвёртый — вы не можете получить понятный ответ на простой вопрос о сальдо по поставщику. Учёт, который нельзя объяснить владельцу, сложно считать надёжным.
Что делать при расхождениях
Зафиксируйте расхождение письменно: с каким поставщиком, за какой период, в чём разница. Так вы не потеряете вопрос и сможете вернуться к нему.
Попросите бухгалтера найти причину и описать её. Не ограничивайтесь исправлением суммы: нужно понять, откуда взялась ошибка и как её не допустить снова.
Договоритесь о регулярной сверке с ключевыми поставщиками. Регулярность важнее объёма: лучше проверять меньше контрагентов, но постоянно.
Если расхождения повторяются, а причины не находятся, стоит пересмотреть порядок работы с первичными документами. Иногда помогает смена подрядчика по бухучёту, но сначала убедитесь, что проблема не в передаче документов с вашей стороны.
Частые вопросы
Почему расхождение в копейках считают серьёзным?
Потому что за ним обычно стоит ошибка в документе или проводке. Такая ошибка не исчезает сама и может повторяться каждый период.
Могу ли я сам сделать сверку с поставщиком?
Да. Запросите акт сверки у контрагента и сравните документы, даты и суммы с тем, что есть в вашем учёте. Для первой проверки достаточно одного-двух крупных поставщиков.
Как часто нужно сверяться с поставщиками?
Единого правила нет. Ориентируйтесь на объём операций: чем больше поставок, тем чаще стоит сверяться, чтобы расхождения не копились.
Что делать, если бухгалтер не может объяснить расхождение?
Попросите разобрать конкретную цепочку документов по поставщику. Если причина так и не находится, обсудите порядок работы и, при необходимости, смену подрядчика.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.