Качество бухучёта видно не по толщине папок, а по тому, сходится ли учёт с реальностью и есть ли у вас правила, по которым он ведётся. Владельцу достаточно установить регламент сверок и несколько раз в год делать простые проверки своими глазами. Ниже — что именно проверить и о чём спросить бухгалтера.
Зачем владельцу регламент, а не устные договорённости
Регламент — это короткий документ, где записано, кто, что и когда сверяет. Без него сверки делаются от случая к случаю, а расхождения всплывают, когда их уже трудно исправить. Владелец утверждает регламент сам и следит, чтобы он исполнялся.
В регламенте достаточно описать несколько вещей. Кто отвечает за сверку с банком, с поставщиками и покупателями, с налоговой. С какой периодичностью это происходит. Кому и в каком виде передаётся результат. Что делать, если данные не сошлись.
Периодичность выбирайте по объёму операций: чем больше платежей и отгрузок, тем чаще нужны сверки. Для небольшой компании разумно сверяться с контрагентами регулярно, а не раз в год перед отчётностью. Точные сроки установите сами и зафиксируйте в регламенте — главное, чтобы они соблюдались.
Признаки, что бухучёт ведётся качественно
Первый признак — учёт совпадает с тем, что вы видите в жизни. Остатки на складе соответствуют тому, что реально лежит. Деньги на счетах в учёте совпадают с банковской выпиской. Долги покупателей — с тем, что они действительно должны.
Второй признак — документы собираются вовремя. Первичные документы по сделкам попадают в учёт не через полгода, а по ходу работы. Если документы дособирают в последний момент перед отчётностью, ошибки почти неизбежны.
Третий признак — вы понимаете отчёты, которые вам показывают. Бухгалтер объясняет цифры простым языком, а не присылает таблицу без пояснений. Вы можете задать вопрос и получить понятный ответ.
Четвёртый признак — нет сюрпризов. Вы заранее знаете о суммах к уплате, о долгах и о спорных операциях. Не бывает так, что о проблеме вы узнаёте от налоговой или от контрагента.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с банка. Сравните остаток на счёте в банковском приложении с остатком в учёте на ту же дату. Расхождение — повод разбираться, откуда оно.
Затем посмотрите на долги. Попросите список покупателей и поставщиков с суммами задолженности. Выборочно позвоните двум-трём контрагентам и сверьте суммы. Если ваши данные расходятся с их данными, значит, сверки не ведутся.
Проверьте склад, если он есть. Выберите несколько позиций товара и сравните учётные остатки с фактическими. Даже небольшие расхождения показывают, насколько аккуратно ведётся учёт.
Посмотрите на документы по последним сделкам. Договоры, счета, акты, накладные должны быть в порядке и доступны. Если часть документов потеряна или лежит в переписке, это тревожный сигнал.
Наконец, проверьте, что вы получаете отчётность регулярно и в понятном виде. Отчёт, который вы не можете прочитать, бесполезен.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как ведутся сверки с контрагентами и есть ли подтверждающие документы. Попросите показать акт сверки с крупным поставщиком или покупателем.
Спросите, как учитываются операции, по которым нет документов. Узнайте, что делается, если документ пришёл с опозданием или с ошибкой.
Спросите, какие суммы к уплате ожидаются в ближайшее время и из чего они складываются. Попросите объяснить, если какая-то цифра вам непонятна.
Спросите, что происходит при расхождении в данных: кто его находит, кто исправляет и как вы об этом узнаёте. Ответ покажет, есть ли вообще порядок.
Тревожные сигналы и что делать при них
Первый сигнал — учёт расходится с реальностью, и никто не может объяснить почему. Второй — документы собираются в спешке перед отчётностью. Третий — вы не понимаете, откуда берутся суммы к уплате.
Ещё один сигнал — бухгалтер избегает прямых ответов или отвечает общими словами. И сигнал, который нельзя игнорировать, — вопросы и претензии от контрагентов или налоговой, о которых вы узнаёте не от своего бухгалтера.
Что делать. Зафиксируйте регламент сверок письменно и назначьте ответственных. Запросите подтверждающие документы по спорным операциям. Проведите сверку с ключевыми контрагентами и с банком. Если расхождения повторяются, разберитесь в причинах, а не только в следствиях. При серьёзных проблемах имеет смысл получить второе мнение по учёту, чтобы понять масштаб.
Частые вопросы
Как часто нужно проводить сверки?
Зависит от объёма операций. Чем больше платежей и отгрузок, тем чаще. Конкретную периодичность установите в регламенте и следите за её соблюдением.
Можно ли проверить бухучёт без специальных знаний?
Да, базовые проверки доступны владельцу. Сравнить остаток с банковской выпиской, сверить долги с контрагентами, посмотреть наличие документов — это под силу без бухгалтерского образования.
Что делать, если нашёл расхождение?
Запросите документы по спорной операции и выясните причину. Зафиксируйте, кто и как исправит расхождение. Если проблема повторяется, меняйте регламент или разбирайтесь с причиной глубже.
Нужен ли регламент маленькой компании?
Да. Даже при небольшом объёме операций письменные правила помогают не терять документы и вовремя замечать расхождения.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.