Налоги с зарплаты делятся на две части. НДФЛ удерживается из дохода работника, то есть он платит его из своих денег. Страховые взносы платит работодатель сверх зарплаты, из своих средств. Поэтому «зарплата на руки» и полная стоимость сотрудника для бизнеса — разные суммы.
Из чего состоит зарплата и кто что платит
Работник получает на руки сумму за вычетом НДФЛ. Работодатель при этом выступает налоговым агентом: считает налог, удерживает его при выплате и перечисляет в бюджет. Это не расход компании, а часть дохода сотрудника, которую вы просто передаете государству.
Страховые взносы — отдельная история. Они начисляются на выплаты в пользу работника и уплачиваются за счет работодателя. Взносы не уменьшают сумму, которую сотрудник получает на руки. Это ваша нагрузка сверх зарплаты.
Отсюда практическое правило: планируя фонд оплаты труда, считайте не только оклад, но и взносы. Иначе бюджет на сотрудников окажется занижен.
Как считать НДФЛ
Налог считается отдельно по каждой сумме дохода, начисленной работнику. Так установлено ст. 226 НК РФ. При этом доходы, полученные сотрудником от других работодателей, вы не учитываете — каждый агент считает налог сам.
Удержать налог нужно непосредственно из дохода при его фактической выплате. Это правило п. 4 ст. 226 НК РФ. То есть сначала начисляете доход, потом удерживаете налог, потом перечисляете его в бюджет.
Если доход выдан в натуральной форме или сотрудник получил материальную выгоду, денег для удержания может не быть. В этом случае налог удерживается за счет любых денежных доходов, которые вы ему выплачиваете. Это прямо предусмотрено ст. 226 НК РФ.
Порядок действий по зарплате выглядит так:
- Начислите зарплату за месяц по трудовому договору.
- Определите налоговую базу по каждому работнику.
- Примените положенные вычеты и ставку.
- Удержите НДФЛ при выплате.
- Перечислите налог в бюджет.
- Начислите страховые взносы и уплатите их.
Каждый шаг оформляйте документом: расчетной ведомостью, платежным поручением. Это ваша защита при проверке.
Какие доходы не облагаются налогом
Не все выплаты работнику облагаются НДФЛ. Перечень освобожденных доходов содержит ст. 217 НК РФ. В частности, не облагаются суммы, которые организация или ИП выплачивает работникам на возмещение затрат по уплате процентов по займам и кредитам на приобретение или строительство жилья. Но только если эти суммы включаются в расходы по налогу на прибыль.
Есть и другие освобожденные доходы, например имущество, полученное бесплатно или с частичной оплатой в отдельных случаях. Проверять каждую выплату нужно по ст. 217 НК РФ. Если оснований для освобождения нет, выплата попадает в базу.
Частая ошибка — считать, что любая «компенсация» не облагается налогом. Это не так. Освобождение должно быть прямо предусмотрено нормой.
Ошибки при расчете и их последствия
Первая ошибка — путать источник уплаты. НДФЛ нельзя платить за счет компании: он удерживается из дохода работника. Если вы заплатили налог из своих денег и не удержали его, это нарушение порядка удержания.
Вторая ошибка — считать налог по всем доходам работника суммарно, включая доходы от других работодателей. Ст. 226 НК РФ говорит обратное: исчисление производится без учета доходов от других агентов.
Третья ошибка — не удержать налог при выплате дохода в натуральной форме. Здесь нужно удерживать из ближайших денежных выплат.
Четвертая ошибка — забыть про взносы при планировании бюджета. Взносы — ваша обязанность, и они не вычитаются из зарплаты сотрудника.
Последствия зависят от нарушения. За неудержание и неперечисление налога налоговому агенту грозит ответственность по НК РФ. Точные размеры штрафов и пеней смотрите в актуальной редакции кодекса: они менялись. Кроме того, при проверке проверят расчетные ведомости и платежные документы, и расхождение будет видно.
Как выстроить порядок в расчетах
Закрепите регламент: кто начисляет зарплату, кто проверяет расчет, кто формирует платежки. Разделение функций снижает риск ошибки. Ведите расчетные ведомости по каждому работнику.
Сверяйте базу по каждому сотруднику отдельно. Не переносите данные из одного месяца в другой без проверки. Проверяйте, попадает ли конкретная выплата под освобождение по ст. 217 НК РФ.
Храните документы по выплатам и удержаниям. При проверке вы сможете показать, из какого дохода удержан налог и когда он перечислен. Если расчеты ведет внешний бухгалтер, запрашивайте расшифровку по каждому работнику, а не только итоговую сумму.
Частые вопросы
НДФЛ платит работник или работодатель?
Платит работник — налог удерживается из его дохода. Работодатель только считает, удерживает и перечисляет налог в бюджет как налоговый агент.
Нужно ли учитывать доходы сотрудника с прошлой работы?
Нет. По ст. 226 НК РФ налог считается без учета доходов, полученных от других налоговых агентов, и удержанных ими сумм.
Облагается ли налогом компенсация процентов по жилищному кредиту?
Не облагается, если выплата подпадает под ст. 217 НК РФ и включается в расходы по налогу на прибыль. Проверяйте каждую выплату по этой норме.
Что делать, если доход выдан в натуральной форме?
Удержите исчисленный налог за счет любых денежных доходов, которые вы выплачиваете работнику. Это порядок, установленный ст. 226 НК РФ.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.