Расчет зарплаты за месяц — это начисление оклада или тарифа за отработанные дни, удержание НДФЛ и расчет страховых взносов с выплат работнику. Владельцу бизнеса достаточно понимать последовательность шагов и сроки, а саму арифметику можно поручить бухгалтеру или сервису. Ниже — порядок действий и типичные ошибки.
С чего начинается расчет
Сначала зафиксируйте фактически отработанное время за месяц. Основание — табель учета рабочего времени: в нем видны дни работы, отпуска, больничные и прогулы. Если сотрудник отработал месяц полностью, ему начисляется оклад целиком; если нет — пропорционально отработанным дням.
Затем проверьте, какие выплаты положены помимо оклада: премии, доплаты за совмещение, районный коэффициент. Каждая сумма должна опираться на документ — приказ, трудовой договор или локальный акт. Выплаты «в конверте» без документа не станут законным основанием для расчета и создадут риск при проверке.
НДФЛ и страховые взносы
Из начисленной суммы удерживается НДФЛ, остаток выплачивается работнику. Страховые взносы удерживать из зарплаты нельзя: они начисляются сверх выплаты и уплачиваются за счет работодателя. База для взносов определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и вознаграждений, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода (ст. 421 НК РФ).
Не все выплаты попадают в базу. Часть доходов освобождена от обложения, например компенсации при увольнении в пределах трехкратного размера среднего месячного заработка, а для работников организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — в пределах шестикратного размера (ст. 217 НК РФ). Если выплачиваете больше, с превышения нужно считать взносы.
Отдельно проверьте право на пониженные тарифы. Они доступны не всем: например, участникам проекта в соответствии с федеральным законом об инновационных научно-технологических центрах или участникам Технополиса — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем получения такого статуса (ст. 427 НК РФ). Если статуса нет, применяйте общий тариф.
Сроки выплаты и документы
Зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц: аванс и окончательный расчет. Конкретные даты пропишите в трудовых договорах и правилах внутреннего трудового распорядка. При выплате выдавайте расчетный листок — из него работник видит, как сложилась сумма.
По каждому работнику ведите персональные данные и суммы выплат. Эти сведения попадают в отчетность, поэтому расхождения между расчетной ведомостью и отчетом быстро становятся заметны.
Отчетность по взносам
Расчет по страховым взносам сдавайте не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом. Персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные и суммы выплат за предшествующий календарный месяц, — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (ст. 431 НК РФ).
Сдавать отчетность нужно по месту нахождения организации, а при наличии обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют выплаты физическим лицам, — также по месту нахождения таких подразделений. Индивидуальный предприниматель отчитывается по месту своего жительства (ст. 431 НК РФ).
Если в расчете сведения по каждому физическому лицу о сумме выплат, базе для исчисления взносов и сами взносы не совпадают с итоговыми показателями, это основание для корректировки. Проверяйте сводные строки перед отправкой.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать взносы только с оклада и забывать про премии и доплаты. Вторая — удерживать взносы из зарплаты работника, из-за чего сумма к выплате оказывается меньше положенной. Третья — платить зарплату один раз в месяц.
Четвертая ошибка — путать даты: расчет по взносам и персонифицированные сведения сдаются до 25-го числа, и перенос на последний день месяца приводит к просрочке. Пятая — неверно определять базу по каждому человеку, считая взносы «котловым» способом по всей организации.
Последствия — доначисление взносов, пени и штраф за несвоевременную отчетность. Кроме того, при ошибках в персонифицированных сведениях расчет придется уточнять, а выплаты работникам пересчитывать.
Как выстроить порядок
Шаг первый — утвердить даты выплат и форму расчетного листка. Шаг второй — назначить ответственного за табель и передачу данных бухгалтеру. Шаг третий — сверять начисления с документами-основаниями до выплаты, а не после.
Шаг четвертый — поставить в календарь контрольную дату до 25-го числа для отправки отчетности. Шаг пятый — раз в квартал сверять расчетные ведомости с поданными отчетами. Такой порядок занимает немного времени, но снимает большинство ошибок.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать страховые взносы из зарплаты работника?
Нет. Взносы начисляются сверх выплаты и уплачиваются работодателем, из зарплаты удерживается только НДФЛ.
Когда сдавать расчет по страховым взносам?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом (ст. 431 НК РФ).
Облагается ли компенсация при увольнении взносами?
В пределах трехкратного размера среднего месячного заработка — нет, а для работников организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — в пределах шестикратного (ст. 217 НК РФ). С превышения взносы начисляются.
Можно ли платить зарплату раз в месяц?
Нет, выплата должна быть не реже двух раз в месяц. Даты закрепите в трудовых договорах и локальных актах.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.