Сумма на руки — это оклад минус НДФЛ, который вы как работодатель удерживаете при выплате дохода. Удержать налог нужно в момент фактической выплаты зарплаты, а перечислить — в сроки, установленные для налогового агента. Расчёт по каждому работнику вы делаете отдельно, без учёта его доходов у других работодателей.
Что именно вы удерживаете
Вы налоговый агент по НДФЛ. Это значит, что налог с зарплаты платит не работник сам, а вы: считаете его из начисленного дохода, удерживаете при выплате и перечисляете в бюджет. Работник получает сумму за вычетом налога.
Ставка зависит от вида дохода и статуса получателя. По доходам, к которым применяются разные ставки, налог считается отдельно по каждой сумме дохода (ст. 226 НК РФ). Нельзя сложить всё начисленное и умножить на одну ставку.
При расчёте вы не учитываете доходы, которые работник получил у других работодателей, и налог, который там удержали (ст. 226 НК РФ). Ваша база — только то, что начислили вы.
Порядок расчёта шаг за шагом
- Соберите начисления за месяц: оклад, премии, надбавки, больничные, отпускные. Каждый вид дохода учитывайте по своим правилам.
- Определите налоговую базу по каждому работнику. Проверьте, положены ли вычеты: стандартные на детей, социальные, имущественные — если работник подал заявление.
- Посчитайте налог по каждой сумме дохода с учётом применяемой ставки.
- Удержите налог при фактической выплате дохода (ст. 226 НК РФ).
- Перечислите удержанное в бюджет и отчитайтесь по итогам периода.
Сумма к выплате = начислено − удержанный НДФЛ − прочие удержания по исполнительным документам. Прочие удержания считайте после налога, а не до него.
Вычеты: где чаще всего ошибаются
Если работник написал заявление на социальный вычет и вы его предоставили, налог пересчитывается. Когда вы уже удержали налог без учёта вычета, излишне удержанную сумму нужно вернуть работнику в порядке ст. 231 НК РФ (ст. 219 НК РФ).
Практическая ошибка — предоставить вычет «на глаз», без заявления и подтверждающих документов. Второй частый промах — применить вычет повторно или в сумме больше положенной. Проверяйте право на вычет по документам, а не по словам.
Третья ошибка — учитывать при расчёте доходы, которые работник получает в другом месте. Это прямо запрещено: база считается только по вашим выплатам (ст. 226 НК РФ).
Выплата в неденежной форме
Если вы выдаёте доход не деньгами — например, оплачиваете что-то за работника или он получает материальную выгоду, — удержать налог можно за счёт любых денежных доходов, которые вы ему выплачиваете (ст. 226 НК РФ). Из самого «натурального» дохода удержать нельзя.
Что делать: в ближайшую денежную выплату удержите исчисленный налог. Если денежных выплат до конца периода не хватило, налог останется неудержанным — это нужно отследить и не потерять.
Ошибки и последствия
- Не удержали налог при выплате. Удержание привязано к фактической выплате дохода (ст. 226 НК РФ). Перенос на следующий месяц создаёт расхождение между начислением, удержанием и перечислением.
- Удержали больше, чем нужно. Излишне удержанный налог возвращается работнику в порядке ст. 231 НК РФ. Это заявление, сроки и отдельный учёт.
- Считали налог одной суммой по разным ставкам. Нарушение правила об отдельном исчислении по каждой сумме дохода (ст. 226 НК РФ).
- Неверно применили вычет. Приводит к пересчёту налога, возврату или доначислению.
- Округлили в свою пользу. Копейки в расчёте с работником — такой же долг, как и рубли.
Последствие для бизнеса — не только доплата налога. При проверке расхождения между расчётными листками, отчётностью и платежами видны сразу, а исправление требует времени и объяснений.
Как выстроить работу
Сделайте расчёт зарплаты регламентом: кто начисляет, кто проверяет, кто платит налог. Ведите по каждому работнику карточку доходов и вычетов за год — так проще сверять базу и удержания.
Храните заявления на вычеты и документы к ним. Отдельно фиксируйте даты фактической выплаты: именно они определяют момент удержания (ст. 226 НК РФ).
Перед каждой выплатой сверяйте три цифры: начислено, удержано, перечислено. Расхождение — повод остановиться и разобраться до перевода денег.
Частые вопросы
Работник просит посчитать зарплату с учётом его доходов с прошлой работы. Учту?
Нет. Вы считаете налог без учёта доходов, полученных у других налоговых агентов, и удержанных там сумм (ст. 226 НК РФ).
Можно удержать налог из следующей зарплаты, если сейчас не хватило денег?
Удержание производится при фактической выплате дохода (ст. 226 НК РФ). Если доход выплачен в неденежной форме, налог удерживается за счёт любых денежных выплат работнику.
Работник принёс заявление на социальный вычет, а налог уже удержан. Что делать?
Излишне удержанную после получения заявления сумму нужно вернуть работнику в порядке ст. 231 НК РФ (ст. 219 НК РФ).
Нужно ли считать налог отдельно, если у работника доходы с разными ставками?
Да. Налог исчисляется отдельно по каждой сумме дохода, к которой применяется своя ставка (ст. 226 НК РФ).
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.