С 1 сентября 2026 года зарплату считают по тем же правилам, что и раньше: оклад или тариф, доплаты и надбавки, компенсации, удержания. Меняется не сама формула, а то, что вы обязаны проверить перед расчётом: локальные акты, кадровые документы и настройки учёта. Если что-то из этого устарело, ошибки в расчёте появятся уже в первой ведомости за сентябрь.
Что проверить до первого расчёта
Начните с внутренних документов. Положение об оплате труда, положение о премировании, трудовые договоры и приказы должны описывать те выплаты, которые вы реально делаете. Если по факту платите надбавку, которой нет в документах, при проверке это выглядит как выплата без основания.
Проверьте, совпадают ли суммы в договорах с тем, что попадает в расчёт. Расхождение между окладом в трудовом договоре и цифрой в расчётной ведомости — одна из самых частых ошибок у небольших компаний. Приведите документы к одному виду до того, как считать сентябрь.
Отдельно посмотрите на штатное расписание. Должности, оклады и надбавки в нём должны соответствовать договорам и приказам. Если сотрудник переведён или ему подняли оклад, а в штатном расписании осталось старое значение, расчёт пойдёт по неверной базе.
Порядок расчёта зарплаты
Расчёт идёт от базы за отработанное время. Возьмите оклад или тариф, посчитайте выплату за фактически отработанные дни или часы, затем добавьте доплаты и надбавки, которые положены сотруднику. Компенсационные выплаты считайте отдельно от оклада, чтобы их было видно в расчётном листке.
Дальше удержите то, что обязаны удержать: налог на доходы и суммы по исполнительным документам. Удержания по инициативе работодателя делайте только в случаях, когда для них есть основание и оформленные документы. Иначе спор с сотрудником с большой вероятностью закончится не в вашу пользу.
К сумме к выплате добавьте то, что вы платите сверх зарплаты: больничные, отпускные, командировочные, материальную помощь. Эти выплаты считаются по своим правилам и не смешиваются с оплатой за отработанное время. В расчётном листке их лучше показывать отдельными строками.
Расчётный листок и сроки выплат
Расчётный листок выдавайте при каждой выплате зарплаты. В нём должны быть видны состав начислений, состав удержаний и сумма к выплате. Если листок не выдаёте, сотрудник не понимает, из чего сложилась сумма, и идёт с вопросами — сначала к вам, потом в проверяющие органы.
Проверьте даты выплат. Конкретные дни должны быть указаны в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовых договорах. Выплата раз в месяц, без промежуточной выплаты за первую половину месяца, — нарушение, которое видно при первой же проверке.
Если день выплаты попадает на выходной или праздник, деньги нужно выдать заранее. Это касается и аванса, и окончательного расчёта. Заранее подготовьте платёжные поручения, чтобы не сдвигать дату из-за банковских процедур.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать зарплату «по памяти», без сверки с документами. Так появляются надбавки, которых нет в договоре, и пропадают доплаты, которые сотруднику положены. И то и другое обнаруживается при проверке или при увольнении.
Вторая ошибка — неправильные удержания. Удержать больше, чем положено, или удержать без основания — значит получить жалобу и обязанность вернуть деньги. Проверяйте основания по каждому удержанию, особенно по исполнительным листам.
Третья ошибка — неверный учёт отработанного времени. Табели, которые заполняют «задним числом» и одинаковыми часами на всех, не совпадают с реальными выходами. Расчёт по такому табелю даёт неверные суммы, а исправлять их приходится перерасчётом.
Четвёртая ошибка — забыть про изменения в кадровых документах. Перевод, совмещение, изменение оклада должны быть оформлены до расчёта. Если приказ подписан позже, чем посчитана зарплата, придётся делать перерасчёт и доплату.
Последствия и что сделать заранее
За ошибки в расчёте зарплаты работодатель отвечает деньгами. Приходится доплачивать сотруднику, платить компенсацию за задержку выплаты и исправлять отчётность. Чем позже найдена ошибка, тем больше периодов придётся пересчитывать.
Проверяющие смотрят на документы и на фактические выплаты. Если суммы в ведомости не совпадают с договорами, а расчётные листки не выдаются, вопросы возникнут и по зарплате, и по налогам. Штрафы за нарушения по оплате труда и по отчётности считаются отдельно.
Сделайте три вещи до сентября. Сверьте трудовые договоры, штатное расписание и положения об оплате между собой. Проверьте, что табели заполняются по факту и подписываются вовремя. Убедитесь, что расчётные листки формируются при каждой выплате и что даты выплат соответствуют документам.
Если сотрудников немного, эти шаги можно пройти за один вечер. Если штат больше и есть смены, надбавки и совмещения, разумно проверить расчёт на одном месяце полностью — до того, как считать сентябрь. Так ошибки найдутся на бумаге, а не в деньгах.
Частые вопросы
Нужно ли менять формулу расчёта зарплаты с 1 сентября 2026 года?
Нет, формула остаётся прежней: оклад или тариф за отработанное время плюс доплаты и надбавки минус удержания. Проверить нужно документы и настройки учёта, а не саму арифметику.
Что делать, если оклад в договоре не совпадает с суммой в ведомости?
Привести документы к одному виду: либо исправить договор и штатное расписание, либо пересчитать выплаты. Расхождение — основание для вопросов и при проверке, и при увольнении сотрудника.
Обязательно ли выдавать расчётный листок?
Да, при каждой выплате зарплаты. В листке видны начисления, удержания и сумма к выплате — это снимает большую часть вопросов сотрудников.
Что будет, если платить зарплату раз в месяц?
Это нарушение порядка выплат. Придётся доплатить сотруднику компенсацию за задержку и исправить документы, в которых указаны даты выплат.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.