Персонифицированные сведения о работниках сдавайте не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Расчёт по страховым взносам — не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным (отчётным) периодом. Оба срока установлены ст. 431 НК РФ.
Что именно нужно сдавать
Персонифицированные сведения — это отчёт, в котором по каждому работнику указаны персональные данные и суммы выплат и иных вознаграждений в его пользу за предшествующий календарный месяц. Отчитываться нужно ежемесячно, даже если выплат в месяце не было.
Отдельно сдаётся расчёт по страховым взносам. В нём по каждому физическому лицу раскрываются суммы выплат, база для исчисления взносов, суммы исчисленных взносов, а также данные по дополнительным тарифам на обязательное пенсионное страхование. Расчёт подаётся за расчётный (отчётный) период.
Кроме того, как налоговый агент по НДФЛ вы отчитываетесь по доходам работников: за первый квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Это правило ст. 230 НК РФ.
Сроки сдачи в 2026 году
Ежемесячные персонифицированные сведения удобно привязать к календарю: отчёт за январь — до 25 февраля, за февраль — до 25 марта, за март — до 25 апреля и так далее. За декабрь отчитываетесь до 25 января следующего года.
Расчёт по страховым взносам сдаётся по итогам отчётных периодов и года. Ориентируйтесь на то же правило: не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным (отчётным) периодом.
Годовой отчёт по доходам физических лиц (НДФЛ) сдаётся не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Если 25-е число выпадает на выходной, срок переносится по общим правилам налогового законодательства — проверьте дату заранее.
Куда и как подавать
Отчётность по страховым взносам и персонифицированные сведения подаются в налоговый орган по месту нахождения организации. Если у вас есть обособленные подразделения, которым открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты физическим лицам, отчитываться нужно и по месту их нахождения. Индивидуальный предприниматель, производящий выплаты, подаёт отчётность по месту своего жительства.
Порядок действий для владельца бизнеса выглядит так:
- Соберите данные по всем выплатам в пользу физических лиц за месяц: зарплата, премии, договоры подряда, иные вознаграждения.
- Проверьте персональные данные работников — они попадают в отчёт.
- Сформируйте персонифицированные сведения и расчёт по страховым взносам.
- Отправьте отчётность в налоговый орган до 25-го числа и сохраните подтверждение отправки.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая и самая частая — пропустить месяц, в котором не было выплат. Обязанность подать персонифицированные сведения не зависит от того, начисляли вы что-то работникам или нет.
Вторая — расхождение данных между отчётами. Если в расчёте по страховым взносам сведения по каждому физическому лицу о суммах выплат, базе и исчисленных взносах содержат ошибки, это становится поводом для проверки со стороны налогового органа. Сверяйте суммы до отправки.
Третья — неверные персональные данные. Опечатка в фамилии или СНИЛС приводит к тому, что сведения не совпадают с данными налогового органа. Исправлять придётся отдельной корректировкой.
Четвёртая — отчётность не по тому адресу. Организация с обособленными подразделениями, которые платят работникам, обязана отчитываться по месту их нахождения, а не только по месту головного офиса.
Что будет при нарушении сроков
За опоздание с отчётностью по страховым взносам и персонифицированными сведениями плательщику грозят санкции по Налоговому кодексу. Точный размер штрафа зависит от вида отчёта и обстоятельств, поэтому проверьте его по действующей редакции ст. 431 НК РФ или уточните у бухгалтера перед подачей.
Отдельно учтите: если вы задержали отчётность, налоговая может приостановить операции по счетам. Восстановить работу с банком получится только после сдачи отчёта и уплаты задолженности, если она есть.
Практический вывод простой: заранее отметьте в календаре дату сдачи и оставьте несколько дней запаса. Этого хватит, чтобы собрать данные, проверить их и отправить отчётность без спешки.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать персонифицированные сведения, если в месяце не было выплат?
Да. Отчёт подаётся за предшествующий календарный месяц независимо от того, начисляли вы выплаты или нет. Срок — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Когда сдавать расчёт по страховым взносам за год?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным (отчётным) периодом. Для годового расчёта это январь следующего года.
Куда подавать отчётность, если у компании есть обособленные подразделения?
По месту нахождения организации и по месту нахождения тех обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты физическим лицам.
Что будет, если опоздать с отчётом?
Плательщику грозят санкции по Налоговому кодексу, а налоговый орган может приостановить операции по счетам. Размер штрафа уточните по действующей редакции ст. 431 НК РФ.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.