Расчёт зарплаты с вычетом налогов — это последовательность: начислить доход, посчитать НДФЛ отдельно по каждой сумме дохода, удержать налог при фактической выплате и перечислить его в бюджет. Работник получает сумму за вычетом налога, а компания выступает налоговым агентом. Ниже — порядок действий и ошибки, которые дороже всего обходятся.
Шаг 1. Определите, что именно вы начисляете
Начать стоит с состава выплат за месяц. Разделите их на оклад, премии, доплаты, отпускные, больничные и прочие доходы. Это нужно не для красоты расчёта, а потому что налог считается по каждой сумме дохода отдельно.
Отдельно отметьте выплаты, которые вообще не являются доходом работника или облагаются по другим правилам. Если вы сомневаетесь в конкретной выплате, лучше уточнить её статус до начисления, а не после.
Шаг 2. Посчитайте НДФЛ по каждой сумме дохода
Сумма налога исчисляется налоговым агентом отдельно по каждой сумме дохода, начисленного работнику, если к этому доходу применяются иные налоговые ставки. Нельзя сложить всё начисленное за месяц в один котёл и умножить на одну ставку.
Есть и второе правило, о котором забывают. Исчисление суммы налога производится без учёта доходов, полученных работником от других налоговых агентов, и удержанных ими сумм налога. То есть если сотрудник принёс справку о доходах с прошлого места работы или работает у вас по совместительству, вы не пересчитываете налог за него и не учитываете чужие удержания.
Практический вывод: считайте налог по каждому начислению и каждой ставке отдельно, а не одной строкой по итогу месяца.
Шаг 3. Удержите налог при выплате
Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Ключевое слово — фактической. Обязанность удержать возникает в момент, когда деньги уходят работнику, а не в момент, когда вы начислили зарплату в учёте.
Если выплата задержалась, налог тоже удерживается позже — при реальной выплате. Поэтому расчётный листок и платёжная ведомость должны сходиться по датам, иначе легко удержать налог дважды или не удержать вовсе.
Шаг 4. Разберитесь с выплатами в неденежной форме
Отдельный случай — когда доход выдан не деньгами. Это может быть оплата за работника товаров или услуг, подарок, иные блага. При выплате дохода в натуральной форме или при получении дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы налога производится за счёт любых доходов, выплачиваемых работнику в денежной форме.
Что это значит на практике. Удержать налог из самого «натурального» дохода нельзя — там нет денег. Нужно дождаться ближайшей денежной выплаты и удержать налог из неё. Если денежных выплат в этом периоде нет, удержать налог не получится, и ситуацию придётся решать отдельно, не оставляя её на потом.
Заведите правило: любая неденежная выплата фиксируется в том же месяце, когда возник доход, с пометкой, из какой денежной выплаты будет удержан налог.
Шаг 5. Сверьте расчёт перед выплатой
Перед каждой выплатой пройдитесь по короткому чек-листу. Он занимает несколько минут, но закрывает большинство ошибок.
- Все начисления месяца собраны, включая премии и доплаты, оформленные приказами.
- По каждой сумме дохода налог посчитан отдельно, с учётом применяемой ставки.
- Доходы от других налоговых агентов в расчёт не включены.
- Неденежные доходы отмечены, и понятно, из какой денежной выплаты удержится налог.
- Сумма к выплате на руки равна начисленному минус удержанный налог.
Если хотя бы один пункт вызывает сомнение, выплату лучше приостановить до выяснения. Переплатить работнику и потом удерживать лишнее сложнее, чем посчитать правильно один раз.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — считать налог одной суммой по итогу месяца, смешивая доходы с разными ставками. Это прямо противоречит порядку, при котором налог исчисляется отдельно по каждой сумме дохода.
Вторая ошибка — учитывать доходы, которые работник получил у других налоговых агентов. Компания не должна пересчитывать налог за прошлое место работы сотрудника.
Третья ошибка — пытаться удержать налог из неденежного дохода. Удерживать нужно из денежных выплат, и делать это своевременно.
Четвёртая ошибка — удерживать налог при начислении, а не при фактической выплате. Из-за этого даты в учёте расходятся с реальным движением денег.
Последствия у всех этих ошибок общие: неверно удержанный налог, пересчёты, исправления в отчётности и споры с работниками. Часть ошибок выявляется уже после выплаты, когда деньги ушли, и исправлять приходится в следующем периоде.
Как выстроить порядок в компании
Определите одного человека, который отвечает за расчёт, и одного, кто его проверяет перед выплатой. Расчёт и проверка одним сотрудником — самый частый источник ошибок в малом бизнесе.
Заведите шаблон расчёта, где каждая сумма дохода стоит отдельной строкой со своей ставкой. Тогда раздельный порядок исчисления налога соблюдается автоматически, а не по памяти.
Храните документы по неденежным выплатам вместе с расчётом за тот же месяц. Так вы всегда сможете объяснить, откуда взялась сумма налога и из какой выплаты она удержана.
Если штат растёт или появляются выплаты в натуральной форме, пересмотрите порядок расчёта до начала следующего месяца. Менять схему посреди периода, когда часть выплат уже сделана, рискованно.
Частые вопросы
Нужно ли учитывать доходы сотрудника с прошлой работы?
Нет. Исчисление суммы налога производится без учёта доходов, полученных работником от других налоговых агентов, и удержанных ими сумм налога.
Когда удерживать налог, если зарплата выплачена позже срока?
При фактической выплате. Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов работника при их фактической выплате.
Можно ли удержать налог из подарка или оплаты услуг за работника?
Из самого неденежного дохода — нет. При выплате дохода в натуральной форме или при получении дохода в виде материальной выгоды удержание производится за счёт любых доходов, выплачиваемых работнику в денежной форме.
Как считать налог, если в месяце были выплаты с разными ставками?
Отдельно по каждой сумме дохода. Сумма налога применительно к доходам, в отношении которых применяются иные налоговые ставки, исчисляется налоговым агентом отдельно по каждой сумме указанного дохода.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.