Справка по форме 6-НДФЛ — это отчёт по налогу на доходы физических лиц, который сдаёт работодатель и заказчик по договорам с физлицами. В ней показывают, сколько дохода выплатили людям, сколько налога удержали и перечислили. Сдавать её нужно по итогам отчётных периодов, а не только по итогам года.
Что это за отчёт и зачем он нужен
6-НДФЛ — это расчёт по налогу на доходы физических лиц. В нём организация или ИП отчитывается перед налоговой за доходы, которые выплатила физлицам: зарплату, премии, отпускные, выплаты по договорам подряда и другим гражданско-правовым договорам.
Отчёт показывает три вещи. Сколько дохода получили люди, сколько налога с этого дохода удержали и сколько перечислили в бюджет. По этим данным налоговая сверяет, совпадают ли ваши платежи с тем, что вы показали в отчётности.
Не путайте 6-НДФЛ со справкой о доходах физлица. Это разные документы. 6-НДФЛ — сводный расчёт по всем работникам сразу, его сдают в налоговую. Справка о доходах — документ по конкретному человеку, его выдают работнику, например при увольнении или по заявлению.
Кто обязан сдавать
Сдавать 6-НДФЛ обязаны все, кто выплачивает доходы физлицам и выступает по ним налоговым агентом. Это ООО, ИП с работниками, а также компании и предприниматели, которые привлекают людей по гражданско-правовым договорам.
Если у ИП нет работников и он никому не платит доходы как налоговый агент, сдавать 6-НДФЛ ему не нужно. Как только появляется первый работник или первый договор подряда с физлицом, обязанность возникает.
Отчитываться нужно по месту учёта. Обособленные подразделения отчитываются отдельно от головной организации, если выплачивают доходы своим сотрудникам.
Что указать в расчёте
В расчёт включают все доходы, с которых вы удержали налог. Зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по договорам подряда, доходы в натуральной форме — всё это попадает в отчёт.
Отдельно показывают суммы налога, которые вы удержали и перечислили. Если налог удержать не удалось, это тоже отражают в отчётности. Например, когда человек получил доход в натуральной форме, а денежных выплат ему больше не было.
Есть доходы, которые в расчёт не включают, потому что они освобождены от налогообложения. Перечень таких доходов установлен ст. 217 НК РФ. К ним относятся, например, отдельные выплаты в рамках мер государственной поддержки семей с детьми и ряд других поступлений, прямо названных в этой статье.
Если вы выплачиваете человеку доход в виде материальной выгоды, порядок определения налоговой базы по нему установлен ст. 212 НК РФ. Это касается, например, экономии на процентах по займу, выданному работнику. Такие суммы нужно правильно отразить в отчётности.
Порядок действий для владельца бизнеса
Сначала определите, кто в вашей компании отвечает за расчёт зарплаты и подготовку отчётности. Это может быть штатный бухгалтер или внешняя компания. От этого зависит, кто соберёт данные и проверит их перед отправкой.
Затем убедитесь, что все выплаты физлицам за период попали в учёт. Сверьте расчётные ведомости, договоры подряда и платёжные документы. Частая причина ошибок — выплаты, которые прошли мимо бухгалтерии.
После этого проверьте, что суммы удержанного налога совпадают с тем, что вы фактически перечислили в бюджет. Расхождения между отчётом и платежами налоговая видит сразу.
Перед отправкой проверьте расчёт по контрольным соотношениям. Если показатели внутри отчёта не сходятся между собой, налоговая может не принять его или запросить пояснения.
Отправьте расчёт в налоговую в установленный срок. Если не успеваете, лучше сдать вовремя с возможными неточностями и потом уточнить, чем пропустить срок.
Частые ошибки и последствия
Одна из частых ошибок — неверно указать период выплаты дохода. Из-за этого налог попадает не в тот отчётный период, и данные не совпадают с платежами.
Вторая ошибка — забыть про выплаты по гражданско-правовым договорам. Подрядчики и исполнители — такие же получатели дохода, и налог с их выплат нужно отражать в расчёте.
Третья ошибка — не отразить доходы, с которых налог не удержан. Это создаёт расхождение с данными налоговой и приводит к вопросам.
Если отчётность не сдать или сдать с недостоверными данными, налоговая может привлечь к ответственности. Точные размеры штрафов зависят от конкретной ситуации и норм, которые действуют на момент проверки, поэтому уточняйте их по актуальной редакции НК РФ.
Частые вопросы
Чем 6-НДФЛ отличается от справки о доходах?
6-НДФЛ — сводный расчёт по всем работникам для налоговой. Справка о доходах — документ по одному человеку, его выдают работнику.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если у ИП нет работников?
Нет, если ИП не выплачивает доходы физлицам как налоговый агент. Обязанность появляется с первым работником или первым договором с физлицом.
Что делать, если в отчёте нашли ошибку после отправки?
Подайте уточнённый расчёт за тот же период. Укажите верные суммы, чтобы данные совпали с платежами в бюджет.
Включать ли в расчёт выплаты подрядчикам?
Да, если вы выплачиваете им доход и удерживаете налог. Такие выплаты отражают в расчёте наравне с зарплатой.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.