Фиксированные авансовые платежи платит сам иностранный работник за патент, а вы как работодатель уменьшаете на них исчисленный НДФЛ с его дохода. В 6-НДФЛ эта сумма не показывается отдельной строкой: она видна только через итог налога к удержанию. Ниже — что сделать по шагам и где чаще всего ошибаются.
Что такое фиксированный авансовый платёж и при чём тут вы
Иностранный гражданин, работающий по патенту, каждый месяц вносит фиксированный авансовый платёж по НДФЛ. Это его обязанность, не ваша. Вы налоговый агент по его зарплате и обязаны исчислить, удержать и перечислить налог с выплаченного дохода.
Разница в том, что сумму налога можно уменьшить на уплаченные работником авансы. Основание — заявление работника и документы об оплате. Без заявления уменьшать налог нельзя, даже если вы точно знаете, что человек платит за патент.
Пока патент действует и авансы уплачены, НДФЛ с дохода такого работника может выходить в ноль. Тогда вы не удерживаете налог и не перечисляете его в бюджет. Это законно, но требует подтверждающих документов.
Какие документы собрать до расчёта
Первый документ — заявление работника об уменьшении НДФЛ на уплаченные фиксированные авансовые платежи. В нём должны быть реквизиты платёжных документов. Заявление пишется свободной формой, но лучше завести шаблон и брать его каждый год.
Второй документ — копии платёжек или чеков об уплате авансов. Их работник приносит сам. Если он не принёс, уменьшать налог не на что.
Третий — сведения о патенте: номер, срок действия, регион. Проверьте, что патент действует в период выплаты дохода и выдан на работу у вас. Если патент истёк, уменьшение за эти месяцы неправомерно.
Дальше вы пересчитываете НДФЛ с начала года. Считайте налог с дохода нарастающим итогом, вычитайте уплаченные авансы и ранее удержанный налог. Полученную сумму удерживайте при выплате дохода.
Как это выглядит в разделах 6-НДФЛ
В разделе 1 расчёта за год есть поле для суммы налога, возвращённой или зачтённой. Фиксированные авансы иностранца туда не попадают: это не возврат налога работнику. Они уменьшают исчисленный налог, поэтому отражаются через строку налога к перечислению.
В разделе 2 показывайте доход и налог по датам. Если после уменьшения налог к удержанию равен нулю, поставьте ноль в соответствующем поле. Не оставляйте поле пустым и не переносите туда сумму авансов — это разные величины.
По строке исчисленного налога отражайте сумму уже с учётом уменьшения. Если вы уменьшили налог на авансы, в расчёте будет стоять меньшая цифра, чем ставка, умноженная на доход. Это нормально, но проверяющий увидит разницу и запросит пояснения.
Держите под рукой расчёт: доход за месяц, ставка, налог, уплаченные авансы, налог к удержанию. Такой лист пригодится и при камеральной проверке, и при сверке с работником.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — уменьшить налог без заявления работника. Проверяющие снимут уменьшение и доначислят налог и пени. Ссылайтесь на документы, а не на устную договорённость.
Вторая — учесть авансы, уплаченные за другой период или за патент в другом регионе. Зачитываются только платежи за тот период, в котором получен доход, и по действующему патенту.
Третья — показать сумму авансов в разделе 1 как зачтённую или возвращённую. Это искажает отчётность: у вас нет возврата налога работнику, есть уменьшение исчисленного налога.
Четвёртая — забыть пересчитать налог после того, как работник принёс платёжки за прошлые месяцы. Пересчёт делается с начала года, излишне удержанный налог возвращается работнику или зачитывается в счёт будущих платежей.
Пятая — платить авансы за работника из кассы компании. Тогда это уже не фиксированный авансовый платёж работника, а ваш доход в его пользу, и с него нужно считать налог по общим правилам.
Что сделать в ноябре и декабре
Проверьте по каждому иностранному работнику на патенте: есть ли заявление, есть ли платёжки, действует ли патент. Соберите недостающие документы до конца года, чтобы декабрьский расчёт был корректным.
Сверьте уплаченные авансы с суммами, которые вы уже учли в расчёте за 9 месяцев. Если нашли расхождение, пересчитайте налог и удержите правильную сумму с ближайшей выплаты.
Подготовьте пояснение для налоговой: таблицу с доходом, авансами и налогом по месяцам. Если инспекция запросит объяснения по разнице между доходом и налогом, вы ответите документами, а не словами.
Помните про сроки: авансовые платежи по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев уплачиваются в установленные сроки, а налог по итогам года — не позднее 15 июля следующего года (ст. 227 НК РФ). Для вас как агента действуют свои сроки перечисления удержанного налога, их проверяйте по расчёту 6-НДФЛ.
Частые вопросы
Нужно ли показывать фиксированные авансы отдельной строкой в 6-НДФЛ?
Нет. Отдельной строки для них нет. Сумма видна через уменьшение исчисленного налога в разделе 2.
Можно ли уменьшить НДФЛ, если работник не написал заявление?
Нельзя. Нужны заявление работника и документы об уплате авансов. Без них уменьшение снимут при проверке.
Что будет, если уменьшить налог на авансы за прошлый год?
Это ошибка. Зачитываются авансы за тот период, в котором получен доход. Иначе доначислят налог и пени.
Работник принёс платёжки в декабре за весь год — что делать?
Пересчитайте налог с начала года, верните или зачтите излишне удержанное и отразите правильные суммы в годовом расчёте.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.