Бухгалтер по заработной плате и кадровому делопроизводству ведет два связанных участка: считает зарплату, налоги и взносы с выплат работникам и оформляет кадровые документы. Обычно это один человек в небольшой компании или отдельная роль в штате. Его задача — чтобы суммы в расчетках совпадали с документами, а по работникам был полный комплект бумаг.
Что входит в расчет заработной платы
Расчет начинается с того, сколько человек фактически отработал и какие выплаты ему положены. Бухгалтер собирает табели, приказы, больничные, заявления на вычеты и отпуска. Дальше считает оклад, премии, доплаты, отпускные и пособия.
Отдельный блок — удержания. С выплат работникам компания удерживает налог на доходы физических лиц и перечисляет его в бюджет. Налоговая база по НДФЛ считается с учетом вычетов, предусмотренных ст. 218–220 НК РФ, если они не были применены к другим базам. По итогам года и по заявлениям работников бухгалтер готовит сведения о доходах и удержанных суммах по форме, утвержденной налоговым органом, — это прямо предусмотрено ст. 230 НК РФ.
Есть особенность для северных выплат. По ст. 210 НК РФ районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера, приравненных местностях и местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями образуют отдельную налоговую базу, к которой применяется своя ставка. Если у вас есть такие выплаты, проверьте, что бухгалтер делит базы правильно.
Страховые взносы и предельная база
С выплат работникам компания платит страховые взносы. База для их исчисления определяется по ст. 421 НК РФ. Для части периодов эта статья устанавливала предельную величину базы с повышающими коэффициентами к средней зарплате по стране: например, коэффициент 2,3 на 2021 год. Эти коэффициенты относятся к прошлым годам, поэтому для текущих расчетов смотрите актуальные значения, а не те, что остались в старых памятках.
Практический вывод для владельца: сверяйте, по какой базе считаются взносы в этом году. Ошибка здесь тянет за собой недоимку, пени и уточненные расчеты. Если бухгалтер работает по шаблону прошлого года, риск ошибки высокий.
Кадровое делопроизводство: что должно быть в порядке
Кадровая часть — это документы, которые подтверждают, кто у вас работает, на каких условиях и сколько ему платят. В стандартный набор входят трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы о приеме, переводе и увольнении, график отпусков, табели учета рабочего времени, личные карточки, локальные акты по оплате труда.
Бухгалтер по кадрам следит, чтобы приказ и договор не расходились с расчетом. Если в договоре одна сумма, а в расчетке другая, это первое, что заметит проверка. Второе — отсутствие подписей и дат: документ без подписи работника не подтверждает, что он с ним ознакомлен.
При реорганизации компании обязанности по сведениям о доходах переходят к правопреемнику. По ст. 230 НК РФ, если реорганизованная организация не успела исполнить эти обязанности до завершения реорганизации, сведения представляет правопреемник по месту своего учета. Учтите это при слияниях и присоединениях.
Порядок действий для владельца
Сначала определите, кто закрывает участок: штатный бухгалтер, совмещение с другим сотрудником или передача на сторону. Затем зафиксируйте перечень задач и сроки: когда сдаются табели, когда считаются выплаты, когда перечисляются налоги и взносы.
Дальше соберите единый список документов по каждому работнику и проверьте, что он полный. Отдельно пройдитесь по выплатам, которые не являются обычным окладом: отпускные, больничные, северные надбавки, премии. По каждой сумме должно быть основание — приказ, заявление или расчет.
Последний шаг — сверка. Раз в квартал сравнивайте расчетки, кадровые документы и отчетность. Расхождения лучше находить самому, а не на проверке.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — считать зарплату без опоры на кадровые документы. Нет приказа на премию — нет основания для выплаты, и снять ее из расходов будет сложно.
Вторая — устаревшие шаблоны. Предельная база по взносам и коэффициенты к ней менялись, поэтому расчет по прошлогодней таблице дает неверные суммы. Последствие — недоимка и пересчет отчетности.
Третья — неверное деление налоговых баз по северным выплатам. Это ведет к неправильному НДФЛ и претензиям как от работников, так и от налогового органа.
Четвертая — кадровые документы «задним числом». Приказ, подписанный позже фактического события, легко выявляется при сверке дат и ставит под сомнение весь комплект.
Частые вопросы
Чем бухгалтер по зарплате отличается от кадровика?
В небольшой компании это часто один человек: он и считает выплаты, и оформляет кадровые документы. В крупной — роли разделены, но документы у них должны совпадать.
Нужно ли выдавать работнику справку о доходах?
Да, по его заявлению. Налоговый агент выдает справку о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной налоговым органом, — это предусмотрено ст. 230 НК РФ.
Как проверять правильность расчета взносов?
Сверяйте базу и применяемые значения по ст. 421 НК РФ на текущий год. Если бухгалтер ссылается на коэффициенты прошлых лет, попросите пересчитать.
Что делать, если работник не согласен с расчеткой?
Поднимите основание выплаты: табель, приказ, договор. Если документов нет или они расходятся с суммой, ошибку нужно исправить и пересчитать выплату.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.