Расчёт зарплаты — это последовательность: определить состав выплат за месяц, посчитать оклад, премии и компенсации, удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и оформить документы. Владельцу бизнеса достаточно понимать этот порядок, чтобы проверять бухгалтера и не получать претензии от сотрудников и проверяющих.
Из чего складывается зарплата
Начните с того, что зафиксировано в трудовом договоре и локальных актах. Оклад — постоянная часть за отработанное время. Премии, доплаты и надбавки — переменная часть, и для них должны быть понятные основания: приказ, положение о премировании, служебная записка руководителя.
Отдельно учитывайте компенсационные выплаты. Районные коэффициенты и процентные надбавки применяются к выплатам, которые определены законодательством для целей их расчёта. Для налоговой базы по доходам, к которым применяется специальная ставка, установленная п. 1.2 ст. 224 НК РФ, в базу включается и часть выплат, относящаяся к таким коэффициентам и надбавкам (ст. 210 НК РФ). Если в вашем регионе действует коэффициент, уточните его размер в нормативном акте субъекта и проверьте, что бухгалтер применяет его к правильному набору выплат.
Порядок расчёта за месяц
Действуйте по шагам, чтобы не потерять ни одну составляющую.
- Соберите данные учёта рабочего времени: табель, графики, приказы об отпусках, больничные, отсутствия.
- Посчитайте выплату за фактически отработанное время: оклад делят на норму рабочих дней или часов в месяце и умножают на отработанное.
- Добавьте премии и доплаты по документам: приказ о премии, доплата за совмещение, работа в выходные, ночные часы.
- Начислите отпускные и больничные отдельно от зарплаты за месяц, если они приходятся на этот период.
- Удержите НДФЛ из начисленной суммы.
- Начислите страховые взносы на выплаты в пользу сотрудников.
- Сформируйте расчётный листок и выплатите зарплату в установленные сроки.
Каждый шаг должен опираться на документ. Если премия выплачена без приказа или положения, при проверке будет сложно объяснить основание выплаты, а при споре с сотрудником — доказать, что сумма рассчитана верно.
Удержания и взносы: что не забыть
НДФЛ удерживается из дохода сотрудника, а не платится за счёт компании. Ставка зависит от вида дохода и статуса получателя. Для части доходов применяется специальная ставка, указанная в п. 1.2 ст. 224 НК РФ; порядок формирования базы по таким доходам описан в ст. 210 НК РФ. Проверьте, к каким именно выплатам относится эта ставка в вашем случае, и не смешивайте её с общими правилами.
Страховые взносы начисляются на выплаты в рамках трудовых отношений. Их считают отдельно от НДФЛ и не удерживают из зарплаты. Ошибка — вычитать взносы из суммы «на руки»: сотрудник получит меньше положенного, а компания всё равно останется должна бюджету.
Удерживать из зарплаты можно только те суммы, для которых есть основание: НДФЛ, исполнительный лист, возмещение ущерба в пределах, установленных законом. Произвольные удержания запрещены.
Документы и сроки
Основные документы расчёта: трудовой договор, табель учёта рабочего времени, приказы о приёме, переводе, премировании, отпуске, расчётно-платёжная ведомость и расчётный листок. Расчётный листок сотрудник должен получать при каждой выплате зарплаты.
Зарплату выплачивайте не реже двух раз в месяц, с конкретными датами в трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Даты выплаты и даты перечисления НДФЛ и взносов проверяйте по действующим нормам на момент расчёта: сроки меняются, и опираться на старые памятки нельзя.
Храните документы по зарплате в течение сроков, установленных для бухгалтерских и кадровых документов. Если сотрудник запросит справку о доходах или копии документов, связанных с работой, выдайте их в установленном порядке.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — считать зарплату «на глаз» без табеля. Это приводит к спорам с сотрудниками и перерасчётам.
Вторая — путать НДФЛ и страховые взносы. НДФЛ удерживают из дохода сотрудника, взносы платит компания сверх выплаты.
Третья — применять районный коэффициент и надбавки не к тем выплатам. Проверьте перечень выплат, к которым относится коэффициент, и порядок включения таких сумм в налоговую базу по ст. 210 НК РФ.
Четвёртая — выплачивать премии без документа. При проверке инспекция может снять расходы и доначислить налоги, если не увидит основания выплаты.
Пятая — нарушать сроки выплаты зарплаты. За задержку предусмотрена ответственность, а сотрудник вправе обратиться с жалобой.
Последствия ошибок — доначисления налогов и взносов, пени, штрафы, а также трудовые споры. Проверяйте расчёт до выплаты, а не после.
Частые вопросы
Как посчитать зарплату за неполный месяц?
Разделите оклад на норму рабочих дней или часов в этом месяце и умножьте на фактически отработанное время. Затем добавьте положенные доплаты и удержите НДФЛ.
Нужно ли выдавать расчётный листок?
Да, при каждой выплате зарплаты сотрудник должен получать расчётный листок с составными частями выплаты и удержаниями.
Входят ли районный коэффициент и надбавка в базу по специальной ставке НДФЛ?
По ст. 210 НК РФ в базу по доходам, к которым применяется ставка из п. 1.2 ст. 224 НК РФ, включается и часть выплат, относящаяся к таким коэффициентам и надбавкам. Проверьте, относится ли ваша выплата к этому порядку.
Что будет, если премию выплатили без приказа?
Основание выплаты не подтверждено. Это риск спора с сотрудником и претензий при проверке расчёта налогов и взносов.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.