Расчёт 6-НДФЛ сдают все, кто выплачивает доходы физлицам: ООО и ИП с работниками. Заполнять его нужно по итогам каждого отчётного периода, а не только за год. Ниже — порядок действий и типичные ошибки, из-за которых расчёт приходится сдавать заново.
Кто сдаёт и за какой период
Форму 6-НДФЛ подают налоговые агенты — те, кто платит людям зарплату, премии, отпускные, больничные, доходы по договорам подряда. Если вы выплачивали такие доходы хотя бы один раз в году, расчёт придётся сдать. ИП без наёмных работников и без выплат физлицам форму не подаёт.
Расчёт бывает за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Годовой отчёт включает ещё и приложение — справки о доходах и суммах налога по каждому человеку. Внутри расчёта два основных блока: раздел 1 показывает налог к уплате, раздел 2 — когда и сколько вы выплатили и удержали.
Раздел 1: суммы налога
Раздел 1 заполняют нарастающим итогом с начала года. В нём три строки по каждому сроку уплаты: сумма налога к уплате, дата, к которой её надо перечислить, и крайний срок перечисления. Сроки привязаны к датам выплаты дохода и удержания налога.
Порядок такой. Сначала определите, в какой день вы фактически выдали деньги. Затем посчитайте налог с этой выплаты. Потом поставьте дату, не позднее которой налог нужно перевести в бюджет. Если выплат было несколько в разные сроки, строк будет несколько.
Суммы в разделе 1 должны совпадать с тем, что вы реально перечислили в бюджет. Если налог уплачен позже срока, это отражается в расчёте, и налоговая увидит расхождение. Сверяйте раздел 1 с платёжными поручениями перед отправкой.
Раздел 2: доходы и удержанный налог
Раздел 2 показывает, из чего сложился налог. Здесь указывают дату фактического получения дохода, сумму дохода, дату удержания налога, сумму удержанного налога и дату, не позднее которой налог перечисляется. Эти строки заполняют по каждому сроку перечисления отдельно.
Дата фактического получения дохода по зарплате — последний день месяца, за который она начислена. По отпускным и больничным — день выплаты. По договорам подряда — день, когда вы перечислили деньги исполнителю. Ошибка в этих датах ломает весь расчёт: налоговая сопоставляет сроки с платежами.
Суммы дохода в разделе 2 — это начисления, а не деньги на руки. Налог показывают отдельно, его не вычитают из дохода. Если вы выдали часть зарплаты авансом, это не отдельный доход: зарплата отражается один раз по итогам месяца.
Что не нужно включать в расчёт
Не все выплаты попадают в 6-НДФЛ. Доходы, которые не облагаются налогом, в расчёт не включают. К ним относятся, например, доходы, перечисленные в ст. 217 НК РФ, — в том числе выплаты при реализации мер государственной поддержки семей с детьми по ипотечным кредитам.
Есть и послабление для декларации: налогоплательщик вправе не указывать доходы, освобождённые от налогообложения по ст. 217 НК РФ, кроме отдельных пунктов этой статьи. Но это касается декларации самого физлица, а не вашего расчёта как налогового агента. Для агента правило простое: облагаемый доход показывайте, необлагаемый — нет.
Отдельно проверьте выплаты, которые кажутся спорными: компенсации, материальную помощь, подарки. Если сомневаетесь, облагается ли выплата, посмотрите ст. 217 НК РФ и не включайте её в расчёт только тогда, когда нашли прямое основание.
Порядок действий перед отправкой
Соберите все выплаты за период: расчётные ведомости, платёжные поручения, договоры подряда. Сверьте каждую выплату с датой фактического получения дохода. Разнесите суммы по строкам раздела 2 по срокам перечисления налога.
Затем перенесите сроки и суммы налога в раздел 1. Проверьте, что итог раздела 1 совпадает с суммой налога, которую вы удержали и перечислили. Заполните приложение со справками по каждому человеку, если сдаёте годовой расчёт.
Перед отправкой сравните расчёт с данными бухгалтерской программы и с платежами в бюджет. Расхождение даже на рубль лучше найти самому, чем получить требование из налоговой. Отправляйте расчёт по установленному формату и сохраните подтверждение отправки.
Частые ошибки и последствия
Самая частая ошибка — неверная дата фактического получения дохода. Из-за неё налог попадает не в тот срок, и раздел 1 не сходится с платежами. Вторая — включение необлагаемых выплат в доход, из-за чего налог завышается.
Третья ошибка — указание суммы «на руки» вместо начисленного дохода. Налог в расчёте считается от начисленной суммы, поэтому такая подмена искажает и доход, и налог. Четвёртая — пропуск выплат по договорам подряда: их тоже нужно отражать.
За неверный расчёт налоговый агент отвечает: за ошибки в расчёте и за несвоевременную сдачу предусмотрены санкции по НК РФ. Точные размеры штрафов зависят от ситуации, поэтому проверяйте актуальные нормы перед отправкой. Исправленный расчёт сдавайте сразу, как нашли ошибку: это снижает риск претензий.
Частые вопросы
Нужно ли включать в 6-НДФЛ выплаты, которые не облагаются налогом?
Нет. Доходы, освобождённые от налогообложения по ст. 217 НК РФ, в расчёт не включают. В расчёт попадает только облагаемый доход.
Какую дату ставить по зарплате?
Дату фактического получения дохода по зарплате — последний день месяца, за который она начислена. По отпускным и больничным дата — день выплаты.
Что делать, если нашли ошибку после отправки?
Сдайте исправленный расчёт. Чем раньше вы это сделаете, тем ниже риск претензий и санкций по НК РФ.
ИП без работников сдаёт 6-НДФЛ?
Нет, если ИП не выплачивал доходы физлицам и не выступал налоговым агентом. Расчёт сдают те, кто платит людям зарплату или другие облагаемые доходы.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.