За дни командировки вы платите работнику не только средний заработок, но и суточные, а также возмещаете документально подтверждённые расходы. Средний заработок считается за рабочие дни по графику командирующей организации. Суточные и целевые расходы в пределах норм НДФЛ не облагаются.
Что входит в выплаты за командировку
Командировка — это поездка по распоряжению работодателя. За работником сохраняется место работы и средний заработок. Поэтому в расчёт идут три части.
Первая — средний заработок за рабочие дни командировки по графику вашей компании. Вторая — суточные за каждый день поездки. Третья — возмещение расходов: проезд, жильё, связь и другие целевые траты.
Средний заработок не заменяет зарплату полностью. Если в командировке работник трудился в выходной, этот день оплачивается отдельно — не меньше чем в двойном размере либо с отгулом. Такой порядок прописан в трудовом законодательстве.
Как считать средний заработок
Сначала определите расчётный период. По общему правилу это месяцы до месяца начала командировки, установленные трудовым законодательством. Затем сложите выплаты, которые учитываются при расчёте среднего заработка, и разделите на отработанные дни.
Из расчёта исключаются периоды, когда работник не трудился, но за ним сохранялся средний заработок: прошлые командировки, отпуск, больничный. Если такие дни были, расчёт усложняется — лучше поручить его бухгалтеру.
Отдельно проверьте премии. Годовые и квартальные выплаты учитываются по особым правилам, и ошибка здесь искажает средний заработок. Пересчёт задним числом придётся делать через доплату и уточнённую отчётность.
Суточные: сколько платить и что с НДФЛ
Размер суточных вы устанавливаете сами — коллективным договором или локальным нормативным актом. Закон не задаёт минимальную сумму. Но от размера зависит налогообложение.
По ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождены суточные не более 700 рублей за каждый день командировки по России и не более 2 500 рублей за каждый день за границей. Суммы сверх этих лимитов облагаются НДФЛ. С них также начисляются страховые взносы.
Суточные за дни в пути и за дни пребывания в месте командировки считайте по факту. День выезда и день возвращения включайте в расчёт. Если работник вернулся в тот же день, суточные за этот день всё равно положены.
Жильё и проезд: документы решают
Расходы на проезд, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, курортный сбор, провоз багажа, наём жилья, услуги связи и оформление виз не облагаются НДФЛ — но только если они фактически произведены и документально подтверждены. Это прямо указано в ст. 217 НК РФ.
Отдельное правило — про наём жилья без подтверждающих документов. Тогда от налога освобождается сумма не более 700 рублей в день по России и не более 2 500 рублей в день за границей. Всё, что выше, придётся обложить НДФЛ.
Практический вывод: требуйте чеки и счета. Без них вы либо теряете расходы, либо получаете налоговую обязанность у работника. Собирайте документы до закрытия авансового отчёта, а не через месяц.
Дистанционная работа и разъездной характер
Если работник трудится дистанционно, возмещение расходов на оборудование и связь не облагается НДФЛ в сумме, определённой договором или локальным актом, но не более 35 рублей за каждый день дистанционной работы. Либо возмещайте фактические подтверждённые расходы — тогда лимит не применяется.
Для работников с разъездным характером работы, занятых в пути или в полевых условиях, действуют свои лимиты: не более 700 рублей в день по России и не более 3 500 рублей в день за границей. Эти выплаты заменяют суточные и оформляются отдельно.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — платить за командировку оклад вместо среднего заработка. Работник вправе потребовать разницу, а инспекция — доначислить НДФЛ и взносы.
Вторая — не удерживать НДФЛ с суточных сверх лимитов. Это приводит к недоимке, пеням и штрафу как налогового агента по ст. 217 НК РФ.
Третья — принимать в расходы суммы без документов. При проверке такие траты снимут, а у работника возникнет доход.
Четвёртая — неверно определять расчётный период и учитывать премии. Средний заработок окажется завышен или занижен, и пересчитывать придётся всю выплату.
Порядок действий простой. Издайте приказ о командировке, зафиксируйте размер суточных в локальном акте, рассчитайте средний заработок за рабочие дни по графику, выдайте аванс и соберите документы по возвращении. Затем закройте авансовый отчёт и проверьте, не превысили ли суточные лимиты по ст. 217 НК РФ.
Частые вопросы
Нужно ли платить суточные за однодневную командировку?
Да. День выезда и день возвращения включаются в расчёт, поэтому суточные за этот день положены. Размер определяйте по вашему локальному акту.
Облагаются ли суточные страховыми взносами?
Суммы в пределах лимитов по ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ. С превышения начисляются и НДФЛ, и страховые взносы.
Что делать, если работник потерял чек за гостиницу?
Расходы без подтверждения освобождаются от налога только в пределах 700 рублей в день по России и 2 500 рублей в день за границей. Остальное придётся обложить НДФЛ.
Платить оклад или средний заработок?
За рабочие дни командировки по графику платится средний заработок. Оклад за эти дни не начисляется, иначе возникнет двойная оплата.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.