6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, который налоговый агент сдаёт по выплатам работникам. Заполнять его нужно по нарастанию с начала года: первый раздел — за последний квартал, второй — за весь период. Ниже — порядок действий, разбитый по разделам, и типичные ошибки, из-за которых расчёт приходится переделывать.
Что входит в расчёт и кто его сдаёт
6-НДФЛ сдаёт каждый, кто выплачивает доходы физлицам и выступает по ним налоговым агентом. Для ООО и ИП это в первую очередь зарплата, премии, отпускные, больничные, договоры подряда с физлицами.
Расчёт состоит из титульного листа, первого раздела и второго раздела. Первый раздел показывает обязательства по налогу за последний квартал отчётного периода. Второй раздел — это обобщённые данные по доходам и налогу за весь период с начала года.
Форма и порядок её заполнения утверждены приказом ФНС. Перед заполнением проверьте, что применяете действующую на момент сдачи редакцию: формы меняются, и расчёт по старому бланку не примут.
Подготовка: что собрать до заполнения
Начните с payroll-данных за все месяцы с начала года. Вам нужны: суммы начисленных доходов по каждому физлицу, даты фактического получения дохода, даты удержания налога и сроки перечисления в бюджет.
Отдельно выпишите все выплаты, которые не облагаются налогом или облагаются частично. Это нужно, чтобы не завысить базу и не занизить налог.
Сверьте расчёт с данными учёта и с платёжками в бюджет. Если по какому-то месяцу налог удержан, но не перечислен, это отразится в расчёте и станет видно налоговой.
Раздел 1: сроки и суммы налога
Первый раздел заполняется по кварталу, а не по месяцам. В нём отражают начисленный и удержанный налог и сроки его перечисления.
Строки раздела строятся по срокам уплаты. Если у разных выплат один срок перечисления, они попадают в одну строку. Если сроки разные — строк будет несколько.
Ключевое правило: в первом разделе отражают налог, срок уплаты которого приходится на последний квартал отчётного периода. Не путайте с датой выплаты дохода — это разные вещи.
Если налог до конца квартала не удержан, он в первом разделе не показывается. Такие суммы отражаются отдельно, по правилам для неудержанного налога.
Раздел 2: доходы, вычеты и налог по датам
Второй раздел — самый объёмный. Здесь показывают доходы по датам фактического получения, применённые вычеты, исчисленный и удержанный налог.
Дата фактического получения дохода определяется по правилам статьи 223 НК РФ. Для зарплаты это, как правило, последний день месяца, за который она начислена. Для отпускных и больничных — день выплаты.
Если вы получили средства финансовой поддержки из бюджета по утверждённым программам, они учитываются в доходах в течение трёх налоговых периодов с одновременным отражением в расходах фактически осуществлённых затрат. При нарушении условий получения выплат вся сумма отражается в доходах того периода, когда нарушение допущено. По окончании третьего периода неучтённый остаток в полном объёме попадает в доходы.
Вычеты показывайте те, которые фактически применили: стандартные на детей, имущественные, социальные. Каждый вычет должен подтверждаться документами — заявлением работника, уведомлением из налоговой.
Суммы стройте по каждому физлицу, а затем сводите в раздел. Ошибки в персональных данных приводят к тому, что расчёт не сходится с данными налоговой.
Типичные ошибки при заполнении
Первая ошибка — путать дату выплаты и дату фактического получения дохода. Из-за этого налог попадает не в тот квартал, и расчёт расходится с уплатой.
Вторая — неверно распределять выплаты по срокам перечисления в первом разделе. Одна и та же зарплата за разные месяцы может попасть в разные строки.
Третья — забывать про вычеты или применять их без заявления работника. Это завышает налог и создаёт переплату, которую потом сложно вернуть.
Четвёртая — не отражать неудержанный налог. Если доход выплачен, а налог удержать невозможно, это нужно показать отдельно, а не прятать в общей сумме.
Пятая — сдавать расчёт по устаревшей форме. Перед отправкой сверьте бланк с действующей редакцией приказа ФНС.
Последствия ошибок и что делать
Неверный расчёт — это не только штраф. Налоговая сверяет 6-НДФЛ с уплатой в бюджет и с данными по физлицам. Расхождения приводят к требованиям пояснений и камеральным проверкам.
Если ошибку нашли сами, подайте уточнённый расчёт. Это снижает риск санкций по сравнению с ситуацией, когда недочёт обнаружила инспекция.
Проверяйте расчёт до отправки: сверьте суммы с платёжками, даты — с документами на выплаты, вычеты — с заявлениями. Один час сверки экономит недели переписки с налоговой.
Частые вопросы
Нужно ли включать в 6-НДФЛ выплаты по договорам подряда с физлицами?
Да, если вы выплачиваете доход физлицу и выступаете налоговым агентом. Такие суммы отражаются в расчёте на общих основаниях.
Что делать, если налог удержан, но не перечислен в срок?
Отразите удержанный налог в расчёте. Неперечисление — отдельное нарушение, и налоговая увидит его при сверке с бюджетом.
Можно ли сдать расчёт по старой форме, если она ещё принимается?
Сдавайте по действующей редакции приказа ФНС. Старый бланк могут не принять или потребовать пояснений.
Как исправить ошибку в уже сданном расчёте?
Подайте уточнённый расчёт с верными данными. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше риск санкций.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.