Расчет зарплаты — это не только сумма к выплате сотруднику. В нее входят оклад или тариф, отработанное время, удержание НДФЛ и страховые взносы, которые платит работодатель. Ошибка в любом из этих элементов приводит к неверным выплатам и проблемам с отчетностью. Ниже — что сделать по шагам и где чаще всего возникают сбои.
Что входит в расчет зарплаты
Начните с того, что зафиксируйте состав выплаты. Работнику начисляется вознаграждение за труд по трудовому договору: оклад, тарифная ставка или сдельная расценка. К нему добавляются компенсационные и стимулирующие выплаты, если они предусмотрены вашими внутренними документами и трудовым договором.
Из начисленной суммы удерживается НДФЛ. Работник получает сумму за вычетом налога. Отдельно от зарплаты работодатель начисляет страховые взносы — они не удерживаются из дохода сотрудника, а платятся за счет работодателя.
Проверьте, что каждая выплата имеет основание: трудовой договор, приказ, положение об оплате труда. Выплаты «в конверте» или без документального основания нельзя корректно отразить ни в расчете, ни в отчетности.
Порядок действий при расчете
Шаг первый — определите период и отработанное время. Возьмите табель учета рабочего времени: сколько дней или часов сотрудник фактически работал, был ли в отпуске, на больничном, в командировке. От этого зависит сумма начисления при окладной системе.
Шаг второй — начислите выплаты. Посчитайте оклад пропорционально отработанному времени, добавьте премии и компенсации, если они положены по вашим документам. Зафиксируйте расчет в расчетной ведомости или в расчетном листке.
Шаг третий — удержите НДФЛ и определите сумму к выплате. Учтите налоговые вычеты, на которые сотрудник имеет право, если он подал заявление. Сумма к выплате — это начисление минус удержанный налог.
Шаг четвертый — начислите страховые взносы. База для взносов — выплаты в пользу сотрудника в рамках трудовых отношений. Взносы считаются отдельно от НДФЛ и не уменьшают сумму, которую получает работник.
Шаг пятый — выплатите зарплату и перечислите налоги. Сроки выплаты зарплаты установите во внутренних документах так, чтобы они не нарушали требования трудового законодательства. Работник должен получать расчетный листок с составом выплаты.
Ошибки в расчете и отчетности по взносам
Самая чувствительная часть — расчет по страховым взносам. По ст. 431 НК РФ расчет считается непредставленным в двух случаях. Первый — в нем есть ошибки. Второй — суммы одноименных показателей по всем физическим лицам не совпадают с этими же показателями в целом по плательщику взносов, либо в расчете указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных лиц.
Последствие серьезное. Если расчет признан непредставленным, налоговая направляет плательщику уведомление. По электронной форме — не позднее дня, следующего за днем получения расчета. По бумажному расчету — не позднее 10 дней, следующих за днем получения.
Дальше у вас есть ограниченный срок на исправление. По ст. 431 НК РФ нужно представить расчет с устраненным несоответствием: в пятидневный срок с даты направления уведомления в электронной форме либо в десятидневный срок, если уведомление направлено на бумаге.
Ключевой момент: датой представления исправленного расчета считается дата представления того расчета, который изначально был признан непредставленным. То есть вы не получаете «новую» дату сдачи — сроки считаются от первой попытки. Это прямо влияет на риск просрочки.
Что делать на практике. Перед отправкой сверяйте итоговые показатели по организации с суммами по каждому сотруднику. Проверяйте персональные данные: ФИО, идентификаторы застрахованных лиц. Расхождение в одной цифре или опечатка в данных сотрудника — достаточное основание, чтобы расчет посчитали непредставленным.
Как выстроить работу без сбоев
Разделите расчет на две проверки. Первая — арифметическая: начисления, удержания, взносы, суммы к выплате. Вторая — сверка отчетности: итоги по плательщику против сумм по физлицам.
Ведите расчеты в одной системе. Если зарплата считается в одном файле, а отчетность готовится в другом, расхождения почти неизбежны. Единый источник данных снижает риск несовпадения показателей.
Храните документы-основания. Трудовые договоры, приказы, положения об оплате труда, табели, расчетные ведомости. При проверке расчета нужно будет объяснить каждую сумму.
Назначьте ответственного за сверку перед отправкой. Один человек считает, другой проверяет итоги и персональные данные. Это дешевле, чем исправлять последствия признания расчета непредставленным.
Частые вопросы
Что будет, если в расчете по взносам не совпадут суммы по сотрудникам и по организации?
Такой расчет считается непредставленным по ст. 431 НК РФ. Налоговая направит уведомление, и вам нужно будет представить расчет с устраненным несоответствием в установленный срок.
Сколько времени дается на исправление расчета?
Пять дней с даты направления уведомления в электронной форме или десять дней, если уведомление направлено на бумажном носителе. Сроки установлены ст. 431 НК РФ.
Если исправлю расчет, дата сдачи останется прежней?
Да. По ст. 431 НК РФ датой представления исправленного расчета считается дата представления расчета, который изначально был признан непредставленным.
Из чего складывается сумма, которую получает сотрудник?
Из начисленной зарплаты за вычетом удержанного НДФЛ. Страховые взносы удерживать из дохода работника нельзя — их платит работодатель сверх начисления.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.