Регистр НДС предъявленный — это ваш внутренний список счетов-фактур и первичных документов, по которым поставщики предъявили вам налог. Он не сдаётся в налоговую, но именно из него собирается книга покупок и раздел 3 декларации по НДС. Если регистр ведётся неаккуратно, вычет либо теряется, либо снимается при проверке.
Зачем нужен регистр, если есть книга покупок
Книга покупок — итоговый документ. В неё попадают только те счета-фактуры, по которым вы уже решили заявить вычет. Регистр шире: в нём лежит всё, что вам предъявили, включая документы, по которым вычет отложен, оспорен или относится к операциям со ставкой 0 процентов.
Второе назначение — сверка. По регистру вы видите, все ли счета-фактуры от поставщиков дошли, нет ли задвоений и расхождений с актами и платежами. Это дешевле, чем искать причину расхождения после требования из налоговой.
Третье — расчёт вычета по операциям со ставкой 0 процентов. Здесь нужно разделить налог по товарам и услугам, купленным для экспортных и для обычных сделок. Порядок такого разделения вы закрепляете в учётной политике для целей налогообложения.
Что фиксировать в регистре
Заведите таблицу с обязательным набором полей. Минимально нужны: номер и дата счёта-фактуры, поставщик и его ИНН, сумма без налога, ставка, сумма налога, дата принятия товаров или услуг к учёту, номер и дата первичного документа, квартал, в котором заявляется вычет, и отметка о том, что документ перенесён в книгу покупок.
Добавьте поле для назначения покупки: обычная деятельность, экспорт, операции, не облагаемые налогом. Без этой разметки раздельный учёт придётся восстанавливать вручную.
Отдельно ведите строки по счетам-фактурам, которые вы пока не принимаете к вычету. Причина может быть любой: документ получен позже, сделка ещё не закрыта, поставщик прислал исправление. Пока строка не закрыта, она висит в регистре как напоминание.
Как вести регистр по шагам
Шаг первый — приёмка. Каждый счёт-фактура, поступивший от поставщика, попадает в регистр в день получения. Присвойте ему внутренний номер, чтобы не путать с номером самого документа.
Шаг второй — проверка. Сверьте сумму налога с расчётом: при общей ставке 22 процента налог равен стоимости без налога, умноженной на 0,22 (п. 3 ст. 164 НК РФ). Расхождение с документом поставщика — повод запросить исправление, а не «подогнать» цифру у себя.
Шаг третий — разметка. Проставьте, к какой деятельности относится покупка. Если вы совмещаете экспорт и обычные продажи, распределите налог по методике из учётной политики.
Шаг четвёртый — перенос в книгу покупок. Отметьте дату переноса и квартал. Так вы в любой момент увидите, что уже заявлено, а что ещё нет.
Шаг пятый — сверка с поставщиками. Раз в квартал до подачи декларации запросите у крупных контрагентов акт сверки расчётов. Расхождения по НДС налоговая видит по данным из их отчётности.
Сроки и связь с декларацией
Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Значит, регистр нужно закрыть по кварталу до 25-го числа: после подачи менять книгу покупок за прошедший период сложнее.
Планируйте работу так, чтобы последние счета-фактуры квартала были разобраны за несколько рабочих дней до срока. Документы, пришедшие позже, переносите в следующий квартал осознанно, а не потому, что забыли.
Регистр при ставке 0 процентов
Если вы экспортёр, регистр становится основой для подтверждения нулевой ставки. По ряду операций в налоговую представляют реестры в электронной форме со сведениями из деклараций на товары, контрактов и документов на оплату (ст. 165 НК РФ). Данные для таких реестров удобно брать из того же регистра.
Учтите правило: если сведения из документа включены в реестр, обоснованность применения ставки 0 процентов в соответствующей части считается неподтверждённой (ст. 165 НК РФ). Поэтому в регистре должно быть видно, какой документ в какой реестр попал и когда.
Вычеты по операциям со ставкой 0 процентов заявляют на момент определения налоговой базы по ст. 167 НК РФ (п. 3 ст. 172 НК РФ). Отметьте это в регистре отдельной колонкой, чтобы не заявить вычет раньше срока.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — вести регистр «задним числом» перед сдачей декларации. Так теряются документы и появляются задвоения.
Вторая — не сверять данные с поставщиками. Если контрагент заявил вычет, а вы нет, или наоборот, это повод для вопросов.
Третья — путать регистр с книгой покупок и хранить только итог. При требовании документов восстановить цепочку «счёт-фактура — приёмка — оплата — вычет» будет нечем.
Четвёртая — не разделять покупки для экспорта и обычных сделок. Тогда распределение налога придётся делать на глаз, а это прямой риск спора.
Последствие одно: вычет могут не принять или снять, и налог придётся платить из своих денег. Кроме того, при ошибках в декларации появляется обязанность подать уточнёнку.
Частые вопросы
Регистр НДС предъявленный нужно сдавать в налоговую?
Нет. Это внутренний документ для учёта и сверки. В налоговую попадают декларация и книга покупок, а регистр нужен вам.
Можно ли вести регистр в обычной таблице?
Да, отдельного бланка нет. Важно, чтобы из таблицы собиралась книга покупок и было видно, когда и по какому документу заявлен вычет.
Что делать, если поставщик прислал исправленный счёт-фактуру?
Заведите новую строку в регистре со ссылкой на исправление и отметьте, какая строка закрыта. В книгу покупок попадает исправленный документ.
Нужен ли отдельный регистр для экспортных сделок?
Отдельный файл не обязателен, но разметка по видам операций нужна. Без неё не распределить налог и не собрать реестры для подтверждения ставки 0 процентов.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.