Книги покупок и продаж, разрывы по НДС, вычеты и раздельный учёт — это четыре связанные задачи, которые держатся на счетах-фактурах. Если хотя бы в одной части есть расхождение, налоговая увидит его при камеральной проверке декларации по НДС. Ниже — как мы приводим эти данные в порядок и что для этого нужно с вашей стороны.
Когда нужна услуга
Вам стоит обратиться, если налоговая прислала требование о пояснениях по декларации по НДС. Обычно повод — противоречия и несоответствия между книгой покупок и книгой продаж, в том числе с данными контрагентов. По ст. 88 НК РФ при таких расхождениях, которые свидетельствуют о занижении НДС или о завышении суммы налога к возмещению, налоговая вправе истребовать счета-фактуры, первичные и иные документы по этим операциям.
Ещё один повод — вы совмещаете операции, облагаемые и не облагаемые НДС, и нужно раздельно учитывать суммы налога и вычеты по ним. Здесь ошибки копятся незаметно: одна и та же сумма может попасть в вычет дважды или попасть туда, где вычета быть не должно.
Третья ситуация — вы посредник. По ст. 174 НК РФ лица, не являющиеся налогоплательщиками или освобождённые от обязанностей налогоплательщика и не признаваемые налоговыми агентами, при выставлении и получении счетов-фактур по договорам комиссии или агентским договорам ведут журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур. Если такие операции у вас есть, книги и журнал нужно вести по правилам, а не «как получится».
Наконец, услуга нужна перед сдачей декларации по НДС и перед возмещением налога. Проверка до отправки дешевле, чем ответы на требования после.
Что мы делаем пошагово
Шаг 1. Сверяем книги с учётом и документами. Мы сопоставляем книгу продаж с данными об отгрузке и реализации, а книгу покупок — с полученными счетами-фактурами и первичными документами. Смотрим, все ли операции, признаваемые объектом налогообложения, отражены. По ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры и вести книги покупок и продаж при совершении таких операций, поэтому пропуск в книге — это не «мелочь», а разрыв в данных.
Отдельно проверяем сами счета-фактуры: форму и порядок заполнения, которые устанавливает Правительство РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ), и состав сведений, включаемых в декларацию из книг и журнала, который определяет ФНС (п. 5.1 ст. 174 НК РФ). Если счета-фактуры электронные, смотрим, что они выставлены и получены по телекоммуникационным каналам связи с усиленной квалифицированной электронной подписью, как требует п. 9 ст. 169 НК РФ.
Шаг 2. Находим причину расхождений. Мы не просто показываем список несовпадений, а разбираем каждое. Типичные причины: счёт-фактура не отражён в книге; отражён дважды; отражён в чужом периоде; сумма или дата в книге не совпадает с документом; операция попала в книгу покупок, хотя права на вычет нет.
Отдельно разбираем корректировки. По п. 2 ст. 169 НК РФ уменьшение количества или объёма отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав не может быть основанием для отказа продавцу в принятии к вычету суммы налога. Это значит, что при снижении объёма отгрузки вычет у продавца не теряется — но только если корректировочный счёт-фактура и записи в книгах оформлены верно. Мы проверяем именно это.
Шаг 3. Согласуем результат с вами. Мы показываем, что нашли, чем это грозит и что нужно исправить: дополнить книгу, снять лишний вычет, переставить запись в нужный период, запросить у контрагента корректный документ. Решение принимаете вы — мы объясняем последствия каждого варианта. После согласования готовим исправленные книги и журнал, а также пояснения для налоговой, если требование уже пришло.
Что нужно от вас
Чтобы начать, пришлите декларацию по НДС за нужный период и книги покупок и продаж. Если есть журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур — его тоже.
Дальше понадобятся счета-фактуры и первичные документы по спорным операциям: договоры, акты, накладные, платёжные документы. Если часть документов у контрагентов, дайте перечень таких контрагентов — запросы готовим мы, отправляете их вы.
Если у вас раздельный учёт, нужны документы, по которым видно, к облагаемой или не облагаемой НДС деятельности относится каждая операция. Без этого разделить суммы корректно нельзя.
Ещё нужен доступ к вашей учётной системе или выгрузка из неё. Так мы сверяем книги с учётом, а не только с пачкой документов.
Чем рискует бизнес без этого
Первое — требование налоговой и истребование документов. По ст. 88 НК РФ при расхождениях, которые указывают на занижение НДС или завышение налога к возмещению, налоговая запрашивает счета-фактуры и первичные документы по этим операциям. Отвечать придётся в сжатые сроки, а если документов нет или они расходятся с книгой, пояснить нечего.
Второе — снятие вычетов. Вычет, который не подтверждён корректным счётом-фактурой и записью в книге покупок, при проверке не устоит. Это прямая доплата налога.
Третье — ошибки в раздельном учёте. Если вычет по операции, не облагаемой НДС, попал в общий вычет, сумму придётся восстановить и доплатить. Найти такую ошибку самому через год почти невозможно — она видна только при сверке.
Четвёртое — разрывы с контрагентами. Ваши данные сверяются с данными партнёров. Если партнёр отразил счёт-фактуру, а вы нет, расхождение всплывёт у него или у вас, и разбираться будут обе стороны.
Пятое — потеря времени на исправления задним числом. Чем позже найдено расхождение, тем больше периодов придётся править и тем больше пояснений готовить.
Сколько стоит
Цена зависит от объёма: числа операций, документов и сотрудников. Точную сумму называем, когда посмотрим задачу, до начала работы.
Частые вопросы
Что такое разрывы по НДС?
Это расхождения между данными вашей книги покупок и книги продаж и данными контрагентов или вашего же учёта. Именно такие противоречия и несоответствия дают налоговой право истребовать счета-фактуры и первичные документы по ст. 88 НК РФ.
Мы на ИП и не платим НДС — нам это нужно?
Если вы не налогоплательщик НДС или освобождены от обязанностей по его уплате, но выставляете или получаете счета-фактуры по договорам комиссии или агентским договорам, вы ведёте журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур по ст. 174 НК РФ. В этом случае сверять данные всё равно нужно.
У нас уменьшился объём отгрузки — вычет у нас пропадёт?
Нет. По п. 2 ст. 169 НК РФ уменьшение количества или объёма отгруженных товаров, работ, услуг и переданных имущественных прав не может быть основанием для отказа продавцу в вычете суммы налога. Нужно только правильно оформить корректировочный счёт-фактуру и записи в книгах.
Вы работаете с электронными счетами-фактурами?
Да. Проверяем, что счета-фактуры выставлены и получены по телекоммуникационным каналам связи с усиленной квалифицированной электронной подписью, как установлено п. 9 ст. 169 НК РФ, и что форматы соответствуют требованиям ФНС.