Регистры налогового учета — это сводные формы, в которых вы собираете данные для расчета налога на прибыль. Их можно вести отдельно или дополнять регистры бухгалтерского учета нужными реквизитами. Основание — ст. 313 НК РФ.
Что такое налоговый учет и зачем он нужен
Налоговый учет — это система обобщения информации для определения налоговой базы. Данные берут из первичных документов и группируют в порядке, установленном НК РФ. Об этом прямо говорит ст. 313 НК РФ.
Цель — сформировать полную и достоверную информацию о том, как вы учитываете хозяйственные операции для налогообложения в течение отчетного и налогового периода. Эти же данные нужны, чтобы вы сами и внешние пользователи могли контролировать правильность исчисления налога.
Данные налогового учета должны показывать:
- как формируются суммы доходов и расходов;
- как определяется доля расходов, учитываемых в текущем периоде;
- сумму остатка расходов или убытков, которую вы отнесете на следующие периоды;
- порядок формирования создаваемых резервов;
- сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Если хотя бы один из этих блоков не виден из ваших документов, налоговая база не подтверждена.
Чем подтверждаются данные налогового учета
По ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета служат три вещи:
- первичные учетные документы, включая справку бухгалтера;
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
То есть одних проводок в бухгалтерской программе недостаточно. Нужны документы, из которых видно, как каждая сумма попала в налоговую базу.
Аналитические регистры налогового учета — это сводные формы систематизации данных за отчетный или налоговый период. Они группируют информацию в соответствии с требованиями НК РФ, без распределения по счетам бухгалтерского учета. Такое определение дает ст. 314 НК РФ.
Как организовать регистры: два рабочих варианта
Первый вариант — вести самостоятельные регистры налогового учета. Вы делаете таблицы, в которых собираете доходы и расходы по правилам налогового учета.
Второй вариант — доработать регистры бухгалтерского учета. Если в них не хватает информации для расчета налоговой базы, вы вправе самостоятельно дополнить применяемые регистры дополнительными реквизитами. Так вы формируете регистры налогового учета на базе бухгалтерских. Это разрешено ст. 313 НК РФ.
Для владельца бизнеса разница практическая. Первый путь дает прозрачную картину налога, но требует отдельных таблиц. Второй экономит время, но требует аккуратности: бухгалтерские регистры должны быть доработаны так, чтобы из них читался расчет налога.
Какие реквизиты обязательны в регистре
Формы аналитических регистров налогового учета, которые вы используете для определения налоговой базы, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:
- наименование регистра;
- период или дату составления;
- измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном выражении;
- наименование хозяйственной операции;
- подпись лица, ответственного за составление регистра.
Это минимальный набор по ст. 313 НК РФ. Если регистр не содержит хотя бы одного обязательного реквизита, он не подтверждает расчет.
Проверьте свои таблицы прямо сейчас. Откройте любую из них и найдите все пять пунктов. Если нет подписи ответственного или не указан период составления, регистр нужно доработать.
Порядок действий для вашей компании
- Определите, какие операции у вас создают разницы между бухгалтерским и налоговым учетом. Это резервы, остатки расходов и убытков, которые переносятся на следующие периоды.
- Решите, как вы будете закрывать эти разницы: отдельными регистрами или дополнительными реквизитами в бухгалтерских регистрах.
- Составьте перечень своих регистров и проверьте каждый на обязательные реквизиты.
- Настройте заполнение регистров из первичных документов, чтобы каждая сумма в расчете налога имела источник.
- Сверьте расчет налоговой базы с данными регистров перед сдачей отчетности.
Отдельно про первичные документы. Справка бухгалтера прямо названа в ст. 313 НК РФ как подтверждение данных налогового учета. Если сумма появилась в расчете налога без первичного документа, оформляйте справку бухгалтера с понятным расчетом.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — регистры есть, но в них нет обязательных реквизитов. Формально таблица заполнена, а подтвердить расчет налога она не может.
Вторая ошибка — данные в регистрах не совпадают с расчетом налоговой базы. Тогда непонятно, какая цифра верна.
Третья ошибка — расходы и убытки, переносимые на следующие периоды, нигде не зафиксированы. Вы теряете право учесть их позже, потому что не можете показать остаток.
Четвертая ошибка — регистры ведутся не непрерывно. Данные налогового учета предполагают непрерывность отражения в хронологическом порядке. Пропуски в периодах создают разрывы, которые трудно объяснить.
Последствие одно: при проверке вы не сможете подтвердить налоговую базу. Это риск доначисления налога, пеней и штрафа. Точные суммы зависят от вашей ситуации, поэтому считайте их по своей декларации.
Частые вопросы
Обязательно ли вести отдельные регистры налогового учета?
Нет. По ст. 313 НК РФ вы вправе дополнять регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами и так формировать регистры налогового учета. Главное — чтобы из них был виден расчет налоговой базы.
Что считается подтверждением данных налогового учета?
Первичные учетные документы, включая справку бухгалтера, аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы. Этот перечень установлен ст. 313 НК РФ.
Какие реквизиты обязательно должны быть в регистре?
Наименование регистра, период или дата составления, измерители операции в натуральном и денежном выражении, наименование хозяйственной операции и подпись ответственного лица. Требование закреплено в ст. 313 НК РФ.
Что будет, если регистры оформлены с ошибками?
Вы не сможете подтвердить налоговую базу при проверке. Это риск доначисления налога, пеней и штрафа.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.