Регламент инвентаризации — это документ, который описывает, как в вашей компании пересчитывают имущество и сверяют обязательства: кто участвует, в какие сроки, какими документами оформляют результат. Если такого документа нет, инвентаризация превращается в формальность, а бухучёт теряет опору на реальные данные. Проверить качество учёта можно самому, без специальных знаний: по документам, по поведению бухгалтера и по тому, как компания реагирует на расхождения.
Что должно быть в регламенте инвентаризации
Регламент — это внутренний документ компании, а не набор устных договорённостей. В нём стоит закрепить состав инвентаризационной комиссии, порядок её работы и то, какие объекты проверяют в первую очередь. Хорошо, если описано, как оформляют результаты: описи, сличительные ведомости, акты.
Отдельно пропишите, что делать при расхождении: кто объясняет недостачу, как фиксируют излишки, кто утверждает итог. Без этого этапа инвентаризация не влияет на учёт, а просто создаёт бумаги. Владельцу полезно знать, где хранится регламент и кто его подписал.
Признаки качественного бухучёта
Качественный учёт отвечает на вопросы быстро и подтверждается документами. Если вы просите показать остаток по складу или задолженность контрагента и получаете ответ в тот же день с расшифровкой, это хороший знак. Плохой знак — когда данные приходится «уточнять» несколько раз и каждый раз они разные.
Второй признак — учёт не расходится с реальностью. Складские остатки, деньги в кассе, расчёты с поставщиками должны совпадать с тем, что вы видите своими глазами и подтверждаете первичными документами. Третий признак — регулярность: операции проводят не раз в квартал перед отчётностью, а по мере совершения.
Четвёртый признак — понятность. Вам как владельцу не нужно знать проводки, но вы должны понимать, откуда взялась цифра в отчёте. Если бухгалтер объясняет простыми словами и показывает документ-основание, это признак здоровой работы.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с первичных документов. Возьмите несколько последних сделок и попросите показать документы, на основании которых они попали в учёт. Если документы есть, подписаны и совпадают с тем, что вы знаете о сделке, — учёт опирается на факты.
Затем сверьте склад. Выберите несколько позиций товара или материалов и сравните фактическое наличие с тем, что показывает учёт. Расхождение само по себе не приговор, но оно должно объясняться и оформляться.
Проверьте кассу и банк. Суммы в учёте должны совпадать с выписками и фактическими деньгами. Попросите показать, как оформляются поступления и списания, и убедитесь, что нет операций «задним числом» без объяснений.
Посмотрите на сроки. Отчётность и платежи не должны срываться из-за того, что бухгалтер ждёт данные. Если вы регулярно передаёте документы вовремя, а результат всё равно запаздывает, стоит разобраться в причинах.
Наконец, проверьте, как оформляются результаты инвентаризации. Попросите показать последние описи и сличительные ведомости. Если их нет или они заполнены одинаковым почерком за все даты, это повод задать вопросы.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и посмотрите на ответы. Когда была последняя инвентаризация и чем она закончилась? Какие расхождения нашли и как их закрыли? Кто входит в комиссию и подписывает итоги?
Спросите, как учитываются операции, которые легко потерять: возвраты, зачёты, авансы, операции по личным картам. Попросите показать, где это отражено. Спросите, какие участки учёта бухгалтер считает рискованными и почему.
Полезный вопрос — что изменится, если вы завтра проведёте внеплановую инвентаризацию. Если ответ содержит порядок действий и перечень документов, процесс выстроен. Если ответ сводится к «сделаем потом», регламента по факту нет.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — инвентаризация проводится только на бумаге. Опись есть, а фактического пересчёта не было, и никто из сотрудников не участвовал. Второй — расхождения не оформляются: недостачи «списывают» без объяснений, излишки не ставят на учёт.
Третий сигнал — учёт живёт отдельно от бизнеса. Вы принимаете решения по своим данным, а бухгалтер показывает другие цифры, и никто не сводит их вместе. Четвёртый — документы появляются после отчётности, когда их «дособирают» под нужный результат.
Пятый сигнал — нет доступа к информации. Бухгалтер не показывает первичные документы, отвечает общими словами и просит не вмешиваться. Шестой — текучесть и передача дел без описи: новый бухгалтер не может объяснить, откуда взялись остатки.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте требования к учёту письменно: что вы хотите видеть, в какие сроки и в каком виде. Регламент инвентаризации — часть этого документа. Утвердите его и ознакомьте тех, кто отвечает за имущество.
Затем проведите внеплановую инвентаризацию по ключевым участкам: склад, касса, расчёты с крупными контрагентами. Оформите результаты документами и сравните с учётом. Расхождения обсудите с бухгалтером и зафиксируйте, как их устранят.
Если объяснений нет или они не подтверждаются документами, рассмотрите смену бухгалтера или аудит учёта. Передачу дел оформляйте описью документов и сверкой остатков. Так вы получите точку отсчёта и сможете контролировать учёт дальше.
Частые вопросы
Обязательно ли иметь регламент инвентаризации, если компания небольшая?
Для небольшой компании регламент тоже полезен: он задаёт порядок и снимает споры. Без него инвентаризация часто остаётся формальностью.
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Периодичность компания определяет сама и закрепляет в регламенте. Ориентируйтесь на объём имущества и риск потерь: чем выше риск, тем чаще проверки.
Можно ли проверить бухгалтерию без специальных знаний?
Да. Сверьте документы по нескольким сделкам, остатки склада и кассы, попросите показать последние описи. Этого достаточно, чтобы увидеть, опирается ли учёт на факты.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать документы?
Запросите документы письменно и объясните, зачем они нужны. Если доступа к первичным документам нет, это повод менять порядок работы или бухгалтера.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.