Решение о выездной налоговой проверке — это документ, с которого проверка начинается. Его выносит налоговый орган, и в нём указано, кого проверяют, какие налоги и за какие периоды. Пока решения нет, проверки нет: любые вопросы инспекции до этого момента — ещё не выездная проверка.
Кто и на каком основании выносит решение
Решение выносит налоговый орган по месту нахождения организации или по месту жительства индивидуального предпринимателя. Если проверяют филиал или представительство, решение может вынести инспекция по месту нахождения этого подразделения. Отдельная самостоятельная проверка филиала оформляется своим решением.
Решение принимает руководитель налогового органа или его заместитель. Это не рядовой инспектор и не «письмо с просьбой пояснить». Документ составляется по форме, утверждённой федеральным органом по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Проверка может касаться одного налога или нескольких. Предмет проверки — правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. Это значит, что инспекторы смотрят не только на суммы, но и на даты платежей.
Что должно быть в решении
В решении указывают полное и сокращённое наименование организации либо фамилию, имя и отчество предпринимателя. Дальше — предмет проверки: какие именно налоги проверяют. Затем периоды, за которые проводится проверка.
Ещё один обязательный блок — должности, фамилии и инициалы сотрудников налогового органа, которым поручено проводить проверку. Если этих сведений в документе нет, есть повод задать вопросы инспекции.
Проверьте документ на входе. Сверьте название компании или ФИО, налоги и периоды. Ошибка в реквизитах — не повод игнорировать проверку, но повод зафиксировать её письменно.
За какой период могут проверить
Проверить могут период, не превышающий трёх календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение. Дополнительно проверяются налоговые периоды года вынесения решения, которые завершились до этой даты.
То есть горизонт проверки отсчитывается от года решения, а не от текущей даты на календаре. Более ранние годы вне проверки.
Есть исключение. Если вы представили уточнённую налоговую декларацию в рамках такой проверки, проверяется период, за который она подана. То есть уточнёнка может расширить горизонт проверки.
Закон ограничивает и повторность. Налоговые органы не вправе проводить две и более выездные проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период. Если по конкретному налогу за конкретный период проверка уже была, второй раз её не назначат.
Что делать после получения решения
Первое — зафиксировать дату и способ получения. Ведите отдельную папку по проверке: решение, все запросы, ваши ответы, описи документов.
Второе — определить ответственного внутри компании. Один человек должен собирать требования инспекции и контролировать сроки ответов. Если отвечать вразнобой из разных отделов, документы теряются, а пояснения противоречат друг другу.
Третье — подготовить документы по тем налогам и периодам, которые указаны в решении. Не нужно выгружать всё подряд. Смотрите на предмет проверки: если проверяют один налог, документы по другим налогам запрашивать не должны.
Четвёртое — сверять каждое требование с решением. Если инспектор просит документы за период, который в решении не указан, уточните основание запроса письменно.
Пятое — не менять учётные данные задним числом. Исправление ошибок в базе после начала проверки выглядит как попытка скрыть информацию и создаёт лишние вопросы.
Типичные ошибки владельца бизнеса
Ошибка первая — игнорировать документ. Решение получили, но внутри компании никто не назначил ответственного, сроки пропущены. Это ухудшает позицию ещё до того, как инспекторы начали разбираться в цифрах.
Ошибка вторая — отвечать устно. Любые пояснения по проверке лучше давать письменно и с подтверждением отправки. Устный разговор не оставляет следа, а восстановить его содержание потом сложно.
Ошибка третья — отдавать документы без описи. Передали коробку папок — зафиксируйте, что именно и в каком количестве. Иначе вернуть документы в исходном виде будет проблематично.
Ошибка четвёртая — путать проверку с обычным запросом пояснений. Выездная проверка — это отдельная процедура со своим решением и своими правилами. Обычная переписка с инспекцией идёт по другим правилам и не означает, что проверка началась.
Ошибка пятая — не проверять периоды. Если в решении указан период, выходящий за пределы трёх лет, это заметно сразу. Такой факт стоит зафиксировать и уточнить у инспекции.
Последствия и как снизить риски
По итогам проверки инспекция оформляет результат: доначисления, пени, штрафы либо отсутствие претензий. Чем аккуратнее ведётся учёт и чем быстрее вы отвечаете на требования, тем меньше поводов для споров по процедуре.
Держите документы в порядке постоянно, а не к моменту проверки. Первичные документы, регистры, декларации и платежи должны сходиться между собой. Расхождения — первое, что начинают разбирать.
Если проверка уже идёт, не пытайтесь решать вопросы в одиночку при сложных схемах. Разбор документов и подготовка письменных пояснений требуют времени и спокойного анализа. Ошибка в пояснении может стоить дороже, чем сама неточность в учёте.
Частые вопросы
Могут ли проверить больше чем за три года?
По общему правилу нет. Проверяется период не более трёх календарных лет, предшествующих году вынесения решения, плюс завершившиеся периоды текущего года. Исключение — уточнённая декларация, поданная в рамках проверки: тогда проверят период, за который она представлена.
Что делать, если в решении ошибка в названии компании?
Не игнорируйте проверку. Сообщите инспекции об ошибке письменно и сохраните копию обращения. Дальше действуйте по процедуре, фиксируя все документы.
Могут ли назначить вторую проверку по тому же налогу за тот же период?
Нет. Налоговые органы не вправе проводить две и более выездные проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период.
Обязательно ли пускать инспекторов в офис?
Решение о проверке — это ещё не доступ в помещения. Порядок доступа и перечень документов определяются в рамках процедуры. Каждое требование сверяйте с решением и отвечайте письменно.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.