Сдача отчётности в ОСФР — это подача расчёта по страховым взносам и персонифицированных сведений о работниках. Расчёт подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным периодом, сведения — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Обе формы нужно отправлять в электронном виде.
Какие формы вы сдаёте
Основной документ — расчёт по страховым взносам. В нём вы показываете выплаты работникам, базу для взносов и сами взносы. Расчёт подают по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют выплаты физлицам. ИП подаёт расчёт по месту жительства.
Вторая форма — персонифицированные сведения о физических лицах. В них входят персональные данные работников и суммы выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц. Эти сведения подают ежемесячно.
Обе формы закреплены ст. 431 НК РФ. Сроки по ним одинаковые по структуре: 25-е число, но период разный — для расчёта это месяц после отчётного периода, для сведений — месяц после истекшего.
Сроки: как не запутаться
По расчёту по страховым взносам ориентируйтесь на 25-е число месяца, следующего за расчётным (отчётным) периодом. По персонифицированным сведениям — на 25-е число каждого месяца, следующего за истекшим. Если 25-е выпадает на выходной, срок сдвигается по общим правилам налогового законодательства.
Заведите в календаре два повторяющихся напоминания. Одно — под расчёт, второе — под ежемесячные сведения. Так вы не пропустите ни одну дату.
Куда и в каком виде подавать
Отчётность принимает налоговый орган: расчёт — по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений, указанных в ст. 431 НК РФ. ИП отчитывается по месту жительства.
Формы подаются в электронной форме. Бумажный вариант для работодателей с работниками не подходит. Заранее проверьте, действует ли усиленная квалифицированная электронная подпись и настроен ли канал отправки. Если подпись истекла, отправить отчётность в срок не получится.
Порядок действий работодателя
- Соберите данные по выплатам за месяц: зарплата, премии, отпускные, больничные, договоры подряда с физлицами.
- Проверьте, все ли работники и подрядчики попали в персонифицированные сведения.
- Заполните расчёт по страховым взносам за отчётный период.
- Сверьте суммы выплат и базу с данными бухгалтерского учёта.
- Отправьте формы в электронном виде и сохраните подтверждение приёма.
Отдельно проверьте обособленные подразделения. Если у них есть счета в банках и они сами начисляют выплаты физлицам, отчётность подаётся по месту их нахождения. Пропуск этого шага — частая причина расхождений с налоговым органом.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — сдать расчёт не в тот орган. Организация с обособленными подразделениями должна подавать формы по нескольким адресам, и путаница здесь встречается часто.
Вторая — не включить в персонифицированные сведения кого-то из работников или подрядчиков. Сведения должны содержать данные по каждому физлицу, которому вы начислили выплаты.
Третья — отправить бумажный документ вместо электронного. Такая отчётность считается непредставленной.
Четвёртая — указать суммы выплат, которые не совпадают с базой для взносов. Перед отправкой сверяйте цифры с учётом.
Последствия просрочки и ошибок
Если отчётность не подана в срок или подана с недостоверными сведениями, налоговый орган применяет меры по НК РФ. Точные суммы штрафов зависят от конкретной ситуации и нормы, поэтому считать их заранее по памяти не стоит — проверьте актуальную редакцию.
Практический риск шире штрафа. Без корректно поданных сведений у работников могут возникнуть проблемы с учётом стажа и взносов. А расхождения между расчётом и персонифицированными сведениями приводят к запросам и разбирательствам.
Если ошибку нашли сами, подайте уточнённые формы. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше вопросов возникнет у налогового органа.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчётность в ОСФР, если у ИП нет работников?
Если выплат физлицам нет, обязанности по расчёту и персонифицированным сведениям не возникает. Как только появился первый работник или подрядчик-физлицо, отчитываться нужно.
Можно ли сдать расчёт на бумаге?
Для работодателей, которые начисляют выплаты физлицам, формы подаются в электронной форме. Бумажный вариант не подойдёт.
Что делать, если пропустили срок?
Отправьте отчётность как можно скорее. Затем проверьте, не потребуется ли уточнённая форма, и подготовьте пояснения, если налоговый орган пришлёт запрос.
Какой срок у персонифицированных сведений?
Не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Это ежемесячная форма, а не квартальная.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.