Сдача отчетности в СФР — это регулярная обязанность работодателя. Вы подаете сведения о застрахованных лицах и расчет по страховым взносам в налоговую, а персонифицированные сведения — в Социальный фонд. Ниже — что именно сдавать, в какие сроки и что будет, если опоздать.
Какие формы вы сдаете
Работодатель сдает два вида отчетности, связанной со взносами и стажем сотрудников.
Первый — расчет по страховым взносам. Его принимает налоговая инспекция по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют выплаты физлицам. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом (ст. 431 НК РФ).
Второй — персонифицированные сведения о физических лицах. Это персональные данные сотрудников и суммы выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц. Срок — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (ст. 431 НК РФ).
Отдельно закон закрепляет обязанность представлять в налоговые органы сведения о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета (ст. 23 НК РФ). Это та же информация, которую вы передаете в составе отчетности по взносам.
Сроки: как не запутаться
Ориентируйтесь на два правила.
Первое: расчет по страховым взносам — раз в квартал, не позднее 25-го числа месяца после отчетного периода. Второе: персонифицированные сведения — каждый месяц, не позднее 25-го числа следующего месяца.
Если последний день срока выпадает на выходной, срок сдвигается. Но не рассчитывайте на это заранее: отправляйте отчет до наступления последнего дня, чтобы не зависеть от работы почты и каналов связи.
Закладывайте запас времени на подготовку. Тогда у вас останется возможность исправить ошибки и отправить отчет повторно до истечения срока.
Порядок действий
Шаг 1. Соберите данные по выплатам за месяц и квартал. Проверьте, все ли сотрудники, включая принятых и уволенных в отчетном периоде, попали в списки.
Шаг 2. Сверьте персональные данные: СНИЛС, ИНН, паспортные данные, даты приема и увольнения. Ошибка в одном идентификаторе — и отчет не пройдет проверку.
Шаг 3. Заполните расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения. Суммы выплат должны совпадать с данными бухгалтерского и налогового учета.
Шаг 4. Отправьте отчетность в электронной форме и сохраните подтверждение приема. Квитанция — ваш документ на случай споров о сроках.
Шаг 5. Оплатите взносы. Отчетность и уплата — разные обязанности: сдать отчет вовремя и не перечислить взносы означает получить долг.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — неверные персональные данные. Опечатка в СНИЛС или ИНН приводит к тому, что сведения не зачтутся на лицевом счете работника. Исправлять придется корректирующим отчетом.
Вторая — неполный список сотрудников. Забывают тех, кто в отчетном месяце только устроился или, наоборот, уволился. Проверяйте кадровые приказы за весь период.
Третья — расхождение сумм между расчетом по взносам и персонифицированными сведениями. Данные должны быть согласованы между собой.
Четвертая — отправка не в ту инспекцию. Расчет подается по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений, которым открыты счета и которые начисляют выплаты физлицам (ст. 431 НК РФ). Если у подразделения есть такие полномочия, отчетность по нему подается отдельно.
Пятая — отправка после последнего дня срока. Отчет, отправленный на следующий день после 25-го числа, считается поданным с нарушением срока, даже если ошибок в нем нет.
Ответственность и хранение документов
За нарушение сроков и за ошибки в отчетности предусмотрены санкции. Точный размер штрафа зависит от вида нарушения и нормы, по которой вас привлекают, поэтому проверяйте его по актуальной редакции закона на момент сдачи.
Отдельно учтите обязанность хранить документы. В течение шести лет нужно обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (ст. 23 НК РФ). Это касается и отчетности, и подтверждающих выплаты документов.
Если вы совмещаете УСН и общую систему, помните: декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка УСН — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Эти сроки не отменяют обязанности по отчетности в СФР — ведите единый календарь.
Частые вопросы
Что будет, если опоздать с персонифицированными сведениями на один день?
Отчет будет считаться поданным с нарушением срока. Размер штрафа зависит от вида нарушения, поэтому сверьтесь с актуальной редакцией закона.
Нужно ли сдавать отчетность, если в месяце не было выплат?
Обязанность представлять сведения о застрахованных лицах закреплена в ст. 23 НК РФ. Порядок подачи при отсутствии выплат уточните в своей инспекции до наступления срока.
Куда подавать расчет по страховым взносам, если есть обособленное подразделение?
По месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты физлицам (ст. 431 НК РФ).
Сколько хранить документы по взносам?
Шесть лет — в течение этого срока нужно обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (ст. 23 НК РФ).
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.