Спецификация с НДС — это приложение к договору, где вы перечисляете товары, работы или услуги, их количество, цену и сумму налога. Если вы работаете на общей системе, в документе нужно показать ставку и сумму НДС по каждой позиции. Ошибка в этих цифрах приводит к спору с покупателем и вопросам от налоговой.
Зачем нужна спецификация и что в ней указать
Спецификация фиксирует, что именно вы поставляете и по какой цене. Без неё договор часто невозможно исполнить: непонятно, какой товар, в каком количестве и за какую сумму отгружать.
В документе по каждой позиции укажите наименование, количество, цену за единицу, стоимость без налога, ставку и сумму НДС, итог с налогом. Отдельной строкой выведите общую сумму налога и общую сумму к оплате.
Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Её и указывайте, если у вас нет права на пониженную ставку. Если товар или услуга не облагается налогом, это тоже нужно отразить в спецификации, иначе покупатель потребует счёт-фактуру с налогом.
Цена с НДС и без: как не запутаться
Главная ошибка — смешать цену с налогом и цену без налога. В спецификации должно быть видно, включает цена за единицу НДС или нет. Дальше сумма налога считается от налоговой базы, то есть от стоимости без налога.
Если в договоре написано, что цена включает НДС, налог нужно выделить расчётом, а не начислять сверху. Иначе покупатель заплатит больше, чем согласовал, и потребует вернуть разницу.
Проверьте, чтобы итог по спецификации совпадал с суммой в договоре и в счёте на оплату. Расхождение хотя бы на рубль даёт повод не оплатить счёт или потребовать пересчёта.
Как считать налог по строкам
Считайте налог по каждой позиции отдельно, а не только от общего итога. При разных ставках или при части необлагаемых позиций общий расчёт даст неверную сумму.
Формула простая: стоимость без налога умножить на ставку. Для 22 % это стоимость без НДС, умноженная на 0,22. Сумма с налогом — стоимость без налога плюс налог.
Округляйте до копеек по каждой строке и следите, чтобы сумма строк совпадала с итогом. Налоговая сверяет данные из декларации и счетов-фактур, поэтому арифметика в спецификации должна сходиться с первичными документами.
Что проверить перед подписанием
Сверьте реквизиты сторон с договором: наименование, ИНН, КПП, адрес. Опечатка в ИНН покупателя создаёт проблему с вычетом у него и с идентификацией сделки у вас.
Проверьте, что в спецификации есть ссылка на договор: номер и дата. Без неё документ сложно привязать к сделке при споре.
Убедитесь, что ставка и сумма налога совпадают со счётом-фактурой, который вы выставите после отгрузки. Расхождение между спецификацией и счётом-фактурой — частая причина отказа покупателя от приёмки.
Сроки и последствия ошибок
Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Эти сроки не зависят от того, как составлена спецификация, но суммы в декларации должны совпадать с документами по сделке.
Если налог в спецификации занижен, вы недоплатите в бюджет и получите требование о доплате. Если завышен, покупатель переплатит и потребует исправить документы.
При ошибке в спецификации оформляйте исправленный документ или допсоглашение. Не переписывайте подписанный экземпляр в одностороннем порядке: у каждой стороны должен остаться свой экземпляр с одинаковыми цифрами.
Частые вопросы
Нужно ли указывать НДС в спецификации, если я на упрощённой системе?
Если вы не платите НДС, укажите в документе, что налог не предъявляется. Покупателю это нужно, чтобы не требовать счёт-фактуру с налогом.
Что делать, если в договоре цена указана с НДС, а в спецификации без?
Приведите документы к одному виду до подписания. Выделите налог из цены, указанной в договоре, и покажите его отдельной строкой.
Можно ли указать в спецификации только общую сумму НДС?
Лучше расписать налог по каждой позиции. При разных ставках или необлагаемых позициях общая сумма не даст проверить расчёт.
Чем грозит расхождение суммы в спецификации и в счёте-фактуре?
Покупатель может отказаться от приёмки или потребовать исправленные документы. При проверке налоговая сопоставит суммы и задаст вопросы по сделке.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.