Бухгалтерскую отчетность нужно хранить и после сдачи в налоговую. Сроки зависят от вида документа: годовой отчет хранится дольше, квартальные декларации — меньше. Ниже — что именно держать в архиве, как считать срок и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что относится к бухгалтерской отчетности
Речь идет о годовом балансе и отчете о финансовых результатах, которые организация сдает в налоговую по месту нахождения. По ст. 23 НК РФ такая отчетность представляется не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Исключение — случаи, когда организация по закону не обязана вести бухгалтерский учет.
Отдельно лежат налоговые декларации. По УСН организация подает декларацию не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). По НДС декларация подается в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Хранить нужно не только сами отчеты, но и документы, на которых они построены: первичные документы, регистры, расчеты. Если проверка запросит подтверждение цифры из баланса, а бумаг нет, объяснить расхождение не получится.
Сколько хранить отчетность
Годовую бухгалтерскую отчетность держите постоянно, пока существует организация. Это базовый документ, по которому видна вся история бизнеса: активы, выручка, обязательства. При ликвидации отчетность передается в архив, а не выбрасывается.
Налоговые декларации и расчеты храните не меньше установленного срока. Для декларации по УСН и по НДС этот срок отсчитывается от даты сдачи. Пока налоговая может проверить период и запросить документы, декларация должна быть под рукой.
Первичные документы, на основании которых составлена отчетность, храните столько же, сколько саму отчетность. Кассовые, банковские документы, договоры, акты, накладные — все это подтверждает цифры в отчете.
Как организовать хранение
Заведите опись архива. В ней укажите год, вид документа, количество листов и место хранения. Опись избавит от ситуации, когда отчет за нужный год ищут всей командой.
Храните документы в сухом помещении, без доступа посторонних. Электронные копии держите на отдельном носителе или в облаке с резервной копией. Один экземпляр в бумаге, один в электронном виде — разумный минимум.
Назначьте ответственного за архив. Обычно это главный бухгалтер или руководитель, если учет ведется на аутсорсинге. Ответственный ведет опись, выдает документы по запросу и следит, чтобы старые папки не уничтожались раньше срока.
При смене бухгалтера или переходе на другую компанию передавайте архив по акту. В акте перечислите папки и годы. Без акта потом сложно доказать, что документы были переданы, а не потеряны.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — выбрасывать документы после сдачи отчетности. Сданный отчет не значит, что бумаги больше не нужны. Проверка может прийти через год и запросить подтверждения.
Вторая ошибка — хранить только электронные сканы без бумажных оригиналов. Скан удобен для работы, но оригинал с подписью и печатью подтверждает сделку. Если оригинал утерян, восстановить его у контрагента удается не всегда.
Третья ошибка — не вести опись. Документы вроде бы есть, но найти нужный за конкретный квартал невозможно. На запрос налоговой организация отвечает в срок, а поиск затягивается.
Четвертая ошибка — уничтожать архив при переезде или смене адреса. Коробки с отчетностью теряются, а восстановить годовой баланс за прошлые годы нечем.
Последствия потери документов
Если налоговая запросит документы, а организация их не представит, это нарушение обязанностей налогоплательщика по ст. 23 НК РФ. Ответственность за непредставление документов и отчетности наступает по нормам НК РФ. Точный размер штрафа зависит от ситуации, поэтому лучше не доводить до запроса.
Без первичных документов сложно подтвердить расходы и вычеты. При проверке налоговая может снять расходы и доначислить налог. Спор придется вести без бумаг, а это почти всегда проигрыш.
Восстановление архива — долгая работа. Придется запрашивать копии у банка, контрагентов, в налоговой. Часть документов восстановить невозможно, особенно если контрагент закрылся.
Что сделать сейчас
Проверьте, где лежит отчетность за последние годы. Составьте опись: год, документ, место хранения. Убедитесь, что есть и бумажные оригиналы, и электронные копии.
Если архив ведется вразнобой, наведите порядок до конца года. Назначьте ответственного и зафиксируйте правило: ничего не уничтожать без проверки срока. Это дешевле, чем восстанавливать документы по запросу.
Частые вопросы
Сколько лет хранить годовую бухгалтерскую отчетность?
Годовую отчетность храните постоянно, пока существует организация. Она отражает историю бизнеса и может понадобиться при проверке или ликвидации.
Нужно ли хранить декларации по УСН после сдачи?
Да. Декларацию по УСН организация подает не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ), но сдача не отменяет хранение. Держите декларацию столько, сколько налоговой доступна проверка периода.
Что будет, если документы потерялись?
Придется восстанавливать копии у банка и контрагентов. Без первичных документов налоговая может снять расходы и доначислить налог, а непредставление документов по запросу — нарушение ст. 23 НК РФ.
Можно ли хранить только электронные копии?
Электронные копии нужны, но оригиналы с подписями и печатями лучше сохранять. При споре или проверке именно оригинал подтверждает сделку.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.