Срок представления 6-НДФЛ зависит от периода: за первый квартал, полугодие и девять месяцев расчёт сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за этим периодом, а за год — не позднее 25 февраля следующего года. Отчитываться нужно, если вы выплачивали доходы физлицам и выступали налоговым агентом. Если выплат не было, обязанности сдавать расчёт нет.
Кто сдаёт 6-НДФЛ
Расчёт сдают налоговые агенты. Это организации и ИП, которые выплачивают людям доходы, облагаемые НДФЛ: зарплату, премии, выплаты по договорам подряда, дивиденды.
Обязанность возникает по факту выплаты, а не по факту наличия сотрудников в штате. Если в отчётном периоде вы никому ничего не платили, сдавать нечего.
Российские организации с обособленными подразделениями отчитываются с учётом своей структуры. Сведения о доходах физлиц и суммах исчисленного и удержанного налога подаются по каждому человеку.
Сроки по периодам
Сроки привязаны к отчётным периодам и указаны в ст. 230 НК РФ. За первый квартал, полугодие и девять месяцев расчёт подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Сведения о доходах физических лиц за истекший год и суммах налога, исчисленных и удержанных по каждому человеку, подаются не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Практический вывод: если 25-е число выпадает на выходной, действуйте по общему правилу переноса сроков. Не откладывайте отправку на последний день — при сбое связи или ошибке в файле времени на исправление не останется.
Что будет, если опоздать
За нарушение срока представления расчёта налоговый агент несёт ответственность. Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц просрочки. Точный размер штрафа и норму, которая его устанавливает, уточняйте в актуальной редакции закона — правила менялись.
Отдельно учтите: если вы не подали расчёт, налоговая может приостановить операции по счетам. Это останавливает платежи, в том числе зарплатные. Восстановление доступа требует времени, а зарплату люди ждут в срок.
Есть и вторая линия риска — ошибки в самом расчёте. Неверные суммы налога или пропущенный сотрудник приводят к уточнённым расчётам и разбирательству с инспекцией.
Как организовать работу без просрочек
Соберите календарь сроков на год вперёд. Отметьте в нём четыре даты: три квартальных и одну годовую. Поставьте напоминание за неделю до каждой.
Проверяйте данные до отправки. Сверьте список людей, которым вы платили в периоде, с тем, что попало в расчёт. Убедитесь, что суммы налога совпадают с вашими выплатами.
Отправляйте расчёт заранее. Если файл не прошёл проверку формата, у вас будет время его переделать. Сохраняйте подтверждение отправки — квитанцию о приёме.
Если вы закрываете квартал и понимаете, что не успеваете, не ждите последнего дня. Подайте расчёт с теми данными, которые уже проверены, а расхождения исправьте уточнённым расчётом.
Частые ошибки
Первая — путать сроки квартального расчёта и годового. Квартальные даты привязаны к 25-му числу следующего месяца, годовая — к 25 февраля.
Вторая — не сдавать расчёт, потому что «сотрудников нет». Обязанность зависит от выплат, а не от штатного расписания. Если выплат не было, расчёт не нужен; если были — нужен.
Третья — считать, что за ИП правило не действует. ИП, который платит людям за работу, выступает налоговым агентом на тех же основаниях.
Четвёртая — отправлять расчёт в последний час и не проверять квитанцию. Без подтверждения приёма вы не знаете, принят ли документ.
Частые вопросы
Когда сдавать 6-НДФЛ за полугодие?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за полугодием. Это правило установлено ст. 230 НК РФ для отчётных периодов — первого квартала, полугодия и девяти месяцев.
Нужно ли сдавать расчёт, если зарплату не платили?
Нет. Обязанность возникает, когда вы выплачиваете доходы физлицам как налоговый агент. Без выплат сдавать нечего.
Какой срок за год?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В этот же срок подаются сведения о доходах физлиц и суммах исчисленного и удержанного налога по каждому человеку.
Что грозит за просрочку?
Штраф за каждый полный или неполный месяц просрочки и риск приостановки операций по счетам. Размер штрафа уточняйте в действующей редакции закона.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.